SỬ DỤNG CRM HIỆU QUẢ NHƯ JOHN LEWIS

CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) đang trở thành một công cụ được các giám đốc marketing (CMO) trên thế giới ưa chuộng để thực hiện các chiến lược tiếp thị với mục tiêu để khách hàng làm trung tâm.

Một lần nữa quy tắc 80/20 lại chính xác khi những báo cáo thống kê đã chỉ ra rằng, 20% lượng khách hàng cũ sẽ mang lại tới 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, các chuyên gia marketing tại các thương hiệu nổi tiếng toàn đang quan tâm đến việc duy trì lượng khách hàng trung thành thay vì theo đuổi mục đích thu hút thêm nhiều người tiêu dùng.

Để thực hiện được điều này, các CMO quyết định đầu tư nhiều hơn vào công cụ CRM (Customer relationship management) nhằm quản lý các thông tin khách hàng gắn bó với hãng một cách hiệu quả, đồng thời đưa phương thức trở thành một xu thế mới trong các chiến lược quảng bá của các nhãn hàng.

CRM là một khái niệm không mấy xa lạ với những người trong ngành marketing, đây được coi là phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Do các thống kê cho thấy trung bình chi phí tìm kiếm và thu hút khách hàng nhiều hơn gấp 6 lần so với việc duy trì khách hàng, cộng thêm việc một khách hàng không thoả mãn sẽ chia sẻ sự khó chịu của họ cho từ 8 đến 10 người khác khiến các nhãn hàng giờ đây không còn quá quan tâm đến việc mở rộng phân khúc hay thị trường khách hàng mới. Thay vào đó, họ lên các kế hoạch nhằm giữ chân các khách hàng trung thành càng lâu càng tốt.

Một trong những thương hiệu lớn trên thế giới rất coi trọng đầu tư CRM là John Lewis – chuỗi cửa hàng bán lẻ nổi tiếng của Anh. Theo Chris Bates, giám đốc marketing tại John Lewis, CRM đã được phát triển như một chiến lược quan trọng của hãng trong nhiều năm, và hiện đang được áp dụng ngày càng nhiều.

Điển hình, khi John Lewis khai trương cửa hàng của mình ở Stratford vào năm 2011, nhãn hàng không quảng cáo quá rầm rộ mà chủ yếu cung cấp thông tin qua các kênh liên lạc với các khách hàng thân thiết.

Đặc biệt, khi ra mắt một chi nhánh tại Birmingham trong năm nay, chiến dịch mang tên “John Lewis của tôi” đã được triển khai bởi các thành viên đầu tiên tham gia chương trình khách hàng trung thành của thương hiệu này.

Các khách hàng tham gia cảm thấy mình được trân trọng khi luôn được nhớ tới trong bất cứ sự kiện trọng đại nào của John Lewis, nhờ vào khả năng quản lý dữ liệu khách hàng của họ. Giờ đây, sự lan tỏa tích cực hoặc tiêu cực giữa các người tiêu dùng với nhau còn mang nhiều sức ảnh hưởng hơn những quảng cáo thông thường.

Ông Bates cũng tuyên bố rằng chương trình “John Lewis của tôi” sắp tới sẽ trở thành một ứng dụng thực sự bên cạnh các tính năng cho phép mua sắm tại hãng bán lẻ này. Động thái này cho thấy John Lewis muốn quan tâm nhiều hơn đến những phản hồi, đánh giá hay theo dõi các hành vi thói quen của khách hàng một cách tốt hơn.

Tương tự như vậy, Marks & Spencer gần đây tuyên bố họ đang có “một cái nhìn mới về lòng trung thành”, đồng thời thành lập một câu lạc bộ mang tên ‘Sparks’ trong tháng 9 vừa qua, bao gồm những khách hàng trung thành nhất của họ.

Các thành viên sẽ tương tác và trao đổi thông tin cũng như ý kiến về sản phẩm với nhau, đồng thời cũng để lại các nhận xét trên các diễn đàn mua sắm. M&S đánh giá chiến lược này thậm chí còn hiệu quả hơn những đợt giảm giá chung chung theo mùa vụ của hãng.

Các chiến dịch dành cho khách hàng trung thành như vậy đòi hỏi khả năng quản lý dữ liệu và quan hệ khách hàng một cách vô cùng chuyên nghiệp, điều mà giới marketing đánh giá cao nhất ở thương hiệu John Lewis. Hầu hết họ đều cho rằng, hãng bán lẻ này có một hệ thống CRM đáng ghen tỵ.

John Lewis sở hữu một hệ thống CRM hoạt động đa kênh, không chỉ hỗ trợ khách hàng mua sắm hay ghi nhận các phản hồi, mà còn tận dụng nó để cho ra đời các dòng sản phẩm.

Các sản phẩm được cải tiến dựa trên đánh giá nhận xét của người tiêu dùng, khi chuẩn bị ra mắt, một lần nữa chính những khách hàng này sẽ kiểm nghiệm để cân nhắc xem chúng có xứng đáng được tung ra và bày bán hay không.

Có thể nói rằng, với thị trường bão hòa như hiện nay khi các phương thức quảng cáo thông thường ngày càng trở nên nhàm chán và sáo rỗng. CRM với mục tiêu đưa khách hàng làm trung tâm, khiến họ cảm thấy bản thân quan trọng sẽ mang lại những kết quả khả quan hơn cho các thương hiệu.

XẾP KHÁCH HÀNG VÀO 9 NHÓM SAU, DÂN SALES SẼ CHỐT DEAL “BÁCH PHÁT BÁCH TRÚNG”

Bán hàng cho Người tham vọng, bạn cần cho họ thấy sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ giúp họ làm việc hiệu quả thế nào. Bán hàng cho Người cá tính, hãy cho họ cảm thấy mình khác biệt.

Dân Sales thường có nhiều “chiêu” để chốt deal với khách hàng. Việc áp dụng cùng chiêu với những khách hàng khác nhau sẽ khó mang lại thành công. Xếp khách hàng vào 9 loại sau sẽ giúp việc chốt deal dễ dàng hơn!

Bán hàng cho Người tham vọng, bạn cần cho họ thấy sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ giúp họ làm việc hiệu quả thế nào. Bán hàng cho Người cá tính, hãy cho họ cảm thấy mình khác biệt. Bán hàng cho Người tình cảm, bạn cần nhiều thời gian tìm hiểu họ hơn, giúp đỡ họ những việc nho nhỏ, và cần tập trung xây dựng mối quan hệ với họ hơn là chăm chăm giới thiệu sản phẩm.

Vậy bạn cần phân loại khách hàng thế nào?

Ông Adrian Toh – chuyên gia đào tạo cấp cao đến từ Singapore cho biết: Trên lý thuyết của Enneagram – một hệ thống phân loại tính cách có nguồn gốc từ Hy Lạp, bản chất bẩm sinh của con người được tổng hòa bởi cả 9 kiểu tính cách: Người cầu toàn, Người tình cảm, Người tham vọng, Người cá tính, Người lý trí, Người trung thành, Người nhiệt tình, Người mạnh mẽ, Người ôn hòa.

Tuy nhiên theo thời gian, phụ thuộc vào môi trường giáo dục và những sự kiện, biến cố trải qua trong cuộc đời, mỗi chúng ta sẽ thiên dần về một kiểu tính cách cho đến khi trưởng thành.

Tất nhiên, với 9 kiểu tính cách trên, cách bán hàng của bạn cũng cần thay đổi theo từng kiểu tính cách.

1. Nhóm 1 – Người cầu toàn

Người cầu toàn là những người luôn tìm kiếm sự hoàn hảo và làm việc cần mẫn để hoàn thiện bản thân, mọi người, mọi việc xung quanh họ.

Triết lý sống: Tìm kiếm sự hoàn hảo, tránh sai lầm

Bán hàng cho họ thế nào: Bạn nên đến đúng giờ. Giới thiệu sản phẩm phải thực tế, nói chuyện trực tiếp, thẳng thắn, tránh vòng vo. Với khách hàng là Người cầu toàn, tuyệt đối không được thể hiện hành vi không nhất quán hay vi phạm chuẩn mực đạo đức.

2. Nhóm 2 – Người tình cảm

Những người Nhóm 2 mong muốn có được sự yêu thích, thỏa mãn nguyện vọng của người khác và hòa nhịp với con người và sự kiện trong cuộc sống của họ. Người thuộc nhóm này luôn tìm kiếm sự trân trọng, tránh bị coi nhẹ.

Triết lý sống: Tôi cảm thấy mình đang sống khi giúp đỡ người khác.

Bán hàng cho họ thế nào: Trong khi với người Nhóm 1, bạn cần nói chuyện thẳng thắn, trực tiếp, và có thể bỏ qua “màn khởi động” thì với người Nhóm 2, bạn cần dành thời gian tìm hiểu họ. Hỏi han về nhà cửa, công việc… Việc quan tâm cả đến những chi tiết nhỏ sẽ là những yếu tố họ sẽ đánh giá cao bạn về sau.

Với người thuộc nhóm này, bạn nên làm những việc giúp đỡ họ nho nhỏ, và cần tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với họ nhiều hơn, nồng nhiệt hơn.

Với nhóm này, đừng cố tăng tốc. Tuyệt đối không được nói bâng quơ, chung chung. Hãy bày tỏ lời cảm ơn họ một cách thường xuyên.

3. Nhóm 3: Người tham vọng

“Cạnh tranh hay là chết” là phong cách của người nhóm 3. Cạnh tranh là điểm mạnh của họ. Những người này bố trí cuộc sống của họ để đạt được nững mục tiêu cụ thể và muốn chứng tỏ sự thành công để giành được sự tôn trọng và ngưỡng mộ của người khác.

Triết lý sống: Theo đuổi thành công. Tránh thất bại.

Bán hàng cho họ thế nào: Hãy mở đầu bằng việc khen ngợi họ. Hãy nói họ tuyệt vời thế nào, thành đạt ra sao.

Sản phẩm bán cho họ phải dựa trên đặc tính hỗ trợ họ thành công và làm việc hiệu quả hơn. Keyword (từ khóa) bán hàng cho kiểu tính cách này là sản phẩm sẽ giúp anh/chị “làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn, làm được nhiều việc hơn”. Với những đặc tính này, việc chốt được deal khá chắc chắn.

Tuyệt đối không được nói đến thất bại của họ, ngay cả vẻ ngoài trông mệt mỏi của họ cũng không nên đề cập.

Nhóm 3 là nhóm khách hàng tiềm năng, nhưng cũng có thể “một đi không trở lại” nếu làm cho họ có cảm giác không được tôn trọng. Vậy nên, ngay cả khi bạn đang tiếp khách, nếu họ bước vào, cần xin lỗi khách và chuyển sang tiếp đón họ ngay.

4. Nhóm 4 – Người cá tính

Người cá tính muốn kết nối sâu sắc với cả thế giới nội tâm của riêng mình và người khác. Họ cảm thấy có sức sống tràn trề nhất là khi họ được thực sự thể hiện cảm xúc của mình.

Triết lý sống: Tìm kiếm những trải nghiệm sâu sắc và liên hệ về mặt cảm xúc; tránh bị từ chối hay cảm thấy thiếu sót.

Bán hàng cho họ thế nào: Khi bán hàng cho người Nhóm 4, hãy làm cho họ cảm thấy khác biệt. Hãy khen cả style ăn mặc của họ dù cho bạn thấy phong cách đó khá… khác biệt. Khi đồng cảm, họ sẽ sẵn sàng chia sẻ hơn.

Tránh tỏ ra nổi trội hơn họ. Người cá tính họ muốn nổi trội và là duy nhất.

5. Nhóm 5 – Người lý trí

Họ thích thông tin, tri thức, và không thích bày tỏ cảm xúc một cách rõ ràng. Người Nhóm 4 luôn tìm kiếm làm sao có nhiều kiến thức hơn. Vì tìm kiếm như vậy nên nhìn chung họ rất logic. Họ đem đến cho tổ chức sự khách quan của mình. Với họ, mọi thứ đều phải có ý nghĩa.

Triết lý sống: Theo đuổi kiến thức và lý trí, tránh sự phiền nhiễu.

Bán hàng cho họ thế nào: Hãy trò chuyện về những sở thích tương đồng với họ, cởi mở với ý tưởng của họ. Khi nói về sản phẩm, cần đảm bảo tính thực tế và logic.

Đừng bao giờ nghi ngờ về năng lực của họ hay thông tin họ đưa ra. Với nhóm người này, đặt câu hỏi về sự chính xác sẽ khiến họ rất khó chịu. Tránh đặt những câu hỏi quá riêng tư.

6. Nhóm 6 – Người trung thành

Đây là người có tư tưởng sâu sắc, hay lo lắng và lập kế hoạch cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra để có sự chuẩn bị trước.

Triết lý sống: Theo đuổi ý nghĩa cuộc sống, sự chắc chắn và tin cậy, tránh để tình huống xấu xảy ra

Bán hàng cho họ thế nào: Vì người nhóm này luôn có cảm giác lo lắng, nên với họ, hãy luôn lạc quan. Hãy giúp họ đưa ra quyết định càng dễ dàng càng tốt. Tất nhiên, quyết định này cần có cơ sở và cần được trấn an về các rủi ro.

Không nên đưa ra một quan điểm không quen thuộc với họ. Không được tạo áp lực chốt deal và không lẩn tránh các mối lo họ đưa ra.

7. Nhóm 7 – Người nhiệt tình

Người Nhóm 7 khao khát những thúc đẩy từ ý tưởng mới, từ con người và kinh nghiệm, lảng tránh những đau đớn và khó chịu, và tạo ra những kế hoạch tương lai mở cho họ nhiều lựa chọn.

Triết lý sống: Tìm kiếm niềm vui và sự khuyến khích, tránh sự đau đớn và khó chịu.

Bán hàng cho họ thế nào: Người bán hàng nên có mức năng lượng và sự nhiệt tình tương thích với mức độ năng lượng và sự nhiệt tình của họ. Hãy lạc quan với họ, và đưa ra nhiều lựa chọn cho họ.

Với kiểu người này, không được tỏ thái độ bi quan hoặc tiêu cực thái quá.

8. Nhóm 8 – Người mạnh mẽ

Nhóm 8 theo đuổi sự thật, như quyền lực, và có thể sử dụng ảnh hưởng của bản thân để mang đến những điều tốt đẹp

Triết lý sống: Luôn tìm kiếm sức mạnh và sự công bằng, tránh sự tổn thương.

Bán hàng cho họ thế nào: Nên thẳng thắn với họ, đưa ra cả mặt tốt và chưa tốt của sản phẩm và nên trình bày một cách rõ ràng với họ như Một là…, Hai là….

Cần đồng điệu với cảm xúc của họ, nhưng phải làm cho họ có cảm giác họ là người ra quyết định. Đừng cố gắng lừa gạt hoặc cung cấp thông tin thiếu chính xác cho họ.

9. Nhóm 9 – Người ôn hòa

Điều họ muốn là hòa bình, hòa hợp và những mối liên hệ tích cực. Họ không thích xung đột, căng thẳng và ý định xấu xa.

Điều dễ nhận diện ở nhóm người này là khi hỏi họ trưa nay ăn gì, họ sẽ nói: Ăn gì cũng được! Họ không muốn tạo ra tranh chấp hay không đồng thuận ngay cả trong những việc nhỏ.

Triết lý sống: Tìm kiếm sự hoà hợp và thoải mái, tránh xung đột.

Bán hàng cho họ thế nào: Nên tập trung vào mặt tích cực của sản phẩm. Nói chuyện một cách chậm rãi và gắn thông tin bạn nói với những gì họ quen thuộc.

Đừng gây áp lực cho họ, hay tìm cách đối đầu với họ.

Vậy làm thế nào bạn biết khách hàng thuộc nhóm nào khi cơ hội gặp họ chỉ có 1 lần?

Hãy “ném đá dò đường”, bạn sẽ biết vị khách đó có khuynh hướng tính cách thế nào! Với vài lời thăm hỏi xã giao ban đầu như: Anh/Chị có khỏe không? Nếu vị khách kia đáp lại nhiệt tình, anh/cô ấy có thể là người Nhóm 2 – Người tình cảm, Nhóm 7 – Người nhiệt tình hoặc Nhóm 9 – Người ôn hòa.

Nếu muốn vào việc ngay, người này có thể là người Nhóm 1 – Người cầu toàn, Nhóm 3 – Người tham vọng hoặc Nhóm 8 – Người mạnh mẽ.

Khi đưa ra nhiều thông tin quá mà người này tỏ vẻ ngạc nhiên, hoặc không lưu tâm lâu, thì ắt hẳn không phải là người Nhóm 5 – Người lý trí.

“Hãy nói chuyện với họ, nắm được phần nào tính cách, sau đó mới áp dụng các phương pháp. Bạn sẽ thành công!”, ông Adrian nói.

Theo Trí Thức Trẻ

10 Sai Lầm Thường Gặp Khi Triển Khai Hệ Thống CRM

Các chuyên gia CRM (Customer relationship management – Quản trị quan hệ khách hàng) và người sử dụng dày dặn kinh nghiệm đã tiến hành thảo luận làm thế nào để tránh những sai lầm phổ biến nhất khi triển khai hệ thống CRM. Như thế bạn có thể tận dụng phần mềm CRM của mình một cách hiệu quả nhất hoặc ít rắc rối nhất.

Mặc dù các hệ thống CRM đã được sử dụng trong khoảng một thời gian khá dài, việc lựa chọn và triển khai đúng nền tảng CRM vẫn gặp khá nhiều rủi ro. Lựa chọn sai hệ thống hoặc mắc một sai lầm trong cách triển khai CRM có thể dẫn tới những kết quả tồi tệ.

Để giúp các nhà quản lý gia tăng tỉ lệ thành công, website CIO.com đã đề nghị các chuyên gia CRM và những người sử dụng lâu năm xác định một số sai lầm thường gặp nhất khi triển khai CRM và cách tránh mắc phải những sai lầm này. Sau đây là 10 sai lầm thường gặp nhất:

• Sai lầm thứ 1: Không suy nghĩ về người dùng cuối khi lựa chọn một giải pháp CRM.

“Để thành công với hệ thống CRM, các doanh nghiệp nên tìm cách liên kết CRM với những người sử dụng từ trước khi lựa chọn giải pháp”, ông Chris Fritsch, một nhà tư vấn CRM chia sẻ. Hãy giải thích cho những người sẽ sử dụng hệ thống CRM sẽ đem đến lợi ích gì cho cá nhân họ và cho toàn bộ công ty. “Các cuộc họp liên quan đến việc triển khai CRM nên tập trung vào CRM như một công cụ để cải tiến doanh nghiệp và giúp đạt được những mục tiêu quan trọng như: nâng cao doanh thu, giảm chi phí, tự động hóa các quy trình và tiết kiệm thời gian.”

• Sai lầm thứ 2:Không chọn một công cụ CRM thân thiện với các chuyên viên bán hàng

“Một trong những thử thách lớn nhất khi các doanh nghiệp triển khai CRM là làm cho các nhân viên kinh doanh sử dụng hệ thống mới”, Lawrence Coburn, Giám đốc điều hành và đồng sáng lập của DoubleDutch, một doanh nghiệp phát triển ứng dụng di động cho biết: “Hệ thống CRM trên máy tính để bàn được thiết kế và tối ưu hóa để cho việc quản lý trong các văn phòng hơn là dành cho các chuyên viên bán hàng sử dụng ngoài trời”. Để nâng cao mức độ sử dụng, các doanh nghiệp nên chọn các giải pháp CRM di động thân thiện với người sử dụng được tích hợp hiệu quả với các hệ thống hiện tại, trong khi hỗ trợ tính năng cập nhật thông tin trong thời gian thực.

• Sai lầm thứ 3: Lựa chọn một giải pháp CRM không thể mở rộng quy mô.

“Nhiều doanh nghiệp chỉ chọn giải pháp CRM  phù hợp ở thời điểm hiện tại, có nghĩa là nó chỉ giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang mắc phải” Steve Litwin, Chủ tịch Litcom giải thích. “Giải pháp CRM đó có thể phù hợp với một doanh nghiệp trong một vài năm đầu tiên, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp mở rộng, khi bạn có nhiều khách hàng và nhiều đơn đặt hàng hơn? Các doanh nghiệp cần phải đánh giá dữ liệu của họ một cách cẩn thận khi lựa chọn giải pháp CRM. Hãy có một tầm nhìn xa hơn đến tương lai”

• Sai lầm thứ 4: Thiếu sự phối hợp của mạng truyền thông xã hội – Hay không coi Mạng xã hội là một công cụ của CRM

Trong một thế giới mà mạng xã hội đang thống trị như ngày nay, việc sở hữu một hệ thống CRM tích hợp với mạng xã hội để tương tác với khách hàng là cần thiết. Nhưng “Chỉ đơn thuần thu thập và theo dõi thông tin là không đủ,” Sid Banerjee, Giám đốc điều hành  của Clarabridge, một nhà cung cấp các giải pháp quản lý trải nghiệm khách hàng nói. “Các doanh nghiệp cần phải lắng nghe một cách thông minh khách hàng của họ và tích cực tương tác với họ trên Facebook, Twitter và các mạng xã hội khác”, ông nói.

Lợi ích mà mạng xã hội mang tới rất to lớn: “Những thông tin và tương tác trên Mạng xã hội có thể tạo ra những hiểu biết thấu đáo về từng khách hàng và mang lại những mối quan hệ bền vững lâu dài với khách hàng của bạn. Những mối quan hệ này có thể được sử dụng trong việc phát triển các mối quan hệ lâu dài, và cuối cùng sẽ mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp”

• Sai lầm thứ 5: Không phối hợp CRM với những hệ thống quan trọng khác trong công ty

Để tối ưu hóa việc đầu tư CRM của bạn, hãy “tích hợp CRM với các hệ thống khác” – Lou Guercia, CEO của Scribe Software, một nhà cung cấp giải pháp tích hợp CRM, nói – “Ví dụ theo Aberdeen Research, những công ty tích hợp thư điện tử của mình với CRM cho thấy  rằng doanh thu của họ qua mỗi năm tăng 22.7% so với 13.4% – mức tăng doanh thu mỗi năm của các công ty không tích hợp”

• Sai lầm thứ 6: Thiếu các quy trình kinh doanh được định nghĩa chính xác

“Các doanh nghiệp chỉ xem CRM như là một quyển danh bạ đã bỏ lỡ cơ hội lớn” – David Ciccarelli, nhà đồng sáng lập và Giám đốc điều hành của Voices.com, phát biểu ” – Đúng là bạn có thể lưu trữ những thông tin liên lạc cơ bản, nhưng giá trị thực sự được mang đến từ việc phân loại những thông tin đó (thông tin chi tiết, cơ hội khách hàng, và các yêu cầu được chăm sóc của khách hàng)”- ông nói – “Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp cần phải phác thảo ra một sơ đồ quy trình làm việc mô tả kĩ lưỡng vòng đời khách hàng. Công cụ trực quan này không chỉ giúp bạn tùy chỉnh CRM của mình, mà còn tận dụng được tối đa chức năng của nó”

• Sai lầm thứ 7: Danh mục không phù hợp và không có chuẩn chung khi nhập liệu vào CRM

“Nhiều công ty lập quá nhiều tài khoản trùng lắp trong CRM – ví dụ như G.E, GE và General Electric – khiến cho việc quản lí và lưu trữ thông tin trở nên khó khăn”- AJ Ghandi, phó chủ tịch của Giải pháp khách hàng tại Lattice Engines – công ty cung cấp dữ liệu lớn cho phần mềm bán hàng, giải thích.

“Khi vấn đề này kéo dài, các nhân viên kinh doanh sẽ dần dần từ bỏ hệ thống CRM và sử dụng Excel, làm lãng phí hàng triệu đô la mà các công ty lớn đầu tư vào CRM” – Về giải pháp, ông nói – “Mỗi thông tin về khách hàng/công ty chỉ nên có mặt trong hệ thống CRM một lần, sau đó tất cả những khách hàng và khách hàng tiềm năng thì được sắp xếp trong tài khoản công ty đó, và quan trọng hơn hết, tên tài khoản được lưu trữ trên CRM nên giống với tên được lưu trên những tài khoản nội bộ khác.

• Sai lầm thứ 8: Quá nhiều thông tin

“Hãy đơn giản hóa những hồ sơ để đội ngũ bán hàng có thể dễ dàng điền vào các thông tin, và không lãng phí thời gian vào những điều không quan trọng” –  Catherine Brown, phó giám độc Marketing của Mavenlink, một nhà cung cấp các giải pháp quản lý, cho biết – “Chỉ nên yêu cầu những thông tin quan trọng nhất của mỗi khách hàng. Sau đó, nhân viên bán hàng có thể điền những thông tin chi tiết hơn khi có cơ hội”

• Sai lầm thứ 9: Quá tham vọng.

Thông thường, các công ty rất hào hứng với hệ thống CRM mới, họ đặt mục tiêu quá tham vọng, và triển khai các tính năng phức tạp khiến người dùng cảm thấy bối rối.

Để tăng tỉ lệ sử dụng CRM – “Hãy sử dụng một kế hoạch gồm nhiều bước, mỗi bước hướng đến việc cung cấp một giá trị lâu dài, bắt đầu với chiến thắng nhanh chóng đem lại giá trị cao trong một khoảng thời gian ngắn” – ông Ken Shipman, giám đốc thực hành CRM tại Rightpoint – một công ty tư vấn công nghệ, nói “Điều này sẽ khiến cho những người dùng hài lòng” – Và nó cũng sẽ giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn.

• Sai lầm thứ 10: Không thiết lập các thước đo để đánh giá thành công.

“Triển khai Social CRM mà không có một mục tiêu chắc chắn là một ý tưởng cực kì ngớ ngẩn” – Barton Goldenberg, người sáng lập và chủ tịch của ISM Inc, một nhà cung cấp các chiến lược kinh doanh lấy khách hàng trung tâm, nói – “Nên có công cụ đánh giá cho từng lĩnh vực kinh doanh sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống, và các dữ liệu này phải được đo lường một cách thường xuyên”

Tác giả: Jennifer Lonoff Schiff/CIO.com

CRM – Định Nghĩa Và Giải Pháp

CRM là gì?

CRM là viết tắt của cụm từ quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management). Nó là một chiến lược nghiên cứu về hành vi và nhu cầu của khách hàng nhằm phát triển mối quan hệ mạnh mẽ hơn với họ. Quan hệ tốt với khách hàng là chìa khóa để kinh doanh thành công. Tuy chứa nhiều yếu tố công nghệ, nhưng CRM không đơn thuần chỉ là một công cụ điện tử. Chúng ta nên coi CRM như một chiến lược hữu ích trong việc tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và cách đáp ứng được những nhu cầu đó nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Chiến lược này dựa trên việc tập hợp lại những mảnh thông tin về khách hàng và xu hướng thị trường mà doanh nghiệp đang có, nhờ vậy bạn có thể bán và tiếp thị sản phẩm/dịch vụ của mình một cách hiệu quả hơn.

Mục tiêu của CRM là gì?

Mục tiêu của CRM là giúp các doanh nghiệp có một cái nhìn thấu đáo về hành vi và giá trị của khách hàng thông qua các công cụ công nghệ và nguồn nhân lực. Với một chiến lược CRM hiệu quả, một doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bằng cách:

• Cung cấp chính xác các dịch vụ/sản phẩm khách hàng muốn.
• Cung cấp các dịch vụ khách hàng tốt hơn.
• Các sản phẩm kèm theo hiệu quả hơn.
• Giúp nhân viên kinh doanh bán được sản phẩm nhanh hơn.
• Giữ chân khách hàng hiện có và tìm ra những khách hàng mới.

Những ý tưởng trên nghe qua thì rất hấp dẫn. Nhưng chính xác bạn phải làm cách nào?

Bạn sẽ không thể đạt được những hiệu quả tuyệt vời trên chỉ đơn giản bằng cách mua và cài đặt phần mềm CRM. Để CRM thực sự hoạt động hiệu quả, đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu ai là khách hàng của mình và họ có giá trị như thế nào trong vòng đời khách hàng. Sau đó, công ty phải xác định nhu cầu khách hàng và cách đáp ứng những nhu cầu đó một cách tốt nhất. Ví dụ, nhiều tổ chức tài chính theo sát các giai đoạn trong cuộc sống của khách hàng để tiếp thị các dịch vụ ngân hàng (thế chấp, quỹ hưu trí cá nhân…) đúng thời điểm và phù hợp với nhu cầu của họ.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải xem xét thông tin về khách hàng theo những góc nhìn khác nhau: họ đến với doanh nghiệp như thế nào, những dữ liệu khách hàng này được lưu trữ ở đâu và hiện đang được sử dụng hiệu quả hay không… Ví dụ, một công ty có thể tương tác với khách hàng theo nhiều cách, bao gồm các chiến dịch gửi email, các trang web, các cửa hàng thực tế, tương tác qua tổng đài điện thoại, qua các nhân viên bán hàng và các chương trình quảng cáo. Hệ thống CRM liên kết những phương pháp trên lại với nhau và tạo thành một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt. Những dữ liệu đã được thu thập sẽ luân chuyển giữa các hệ thống đang hoạt động (như hệ thống bán hàng và hệ thống kiểm kê), sau đó hệ thống phân tích có thể giúp sắp xếp hồ sơ thông tin này. Cuối cùng, các nhà phân tích của công ty sẽ có đủ dữ liệu để nhìn tổng thể về từng khách hàng và khu vực dịch vụ cần được cải thiện. Ví dụ, nếu ai đó thế chấp, vay vốn kinh doanh, lập quỹ hưu trí cá nhân hoặc gửi một số tiền lớn vào ngân hàng, ngân hàng cần chú ý phục vụ người này thật tốt mỗi khi cả hai bên có liên hệ.

Dấu hiệu nào cho thấy sự cần thiết phải triển khai một dự án CRM?

Khi bạn không thể xác định chính xác khách hàng của mình và những nhu cầu/mong muốn trong cuộc sống của họ, thì đây chính là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần triển khai một hệ thống CRM. Tương tự, nếu khách hàng của bạn đang đến với đối thủ cạnh tranh, đó cũng là một cảnh báo rõ ràng rằng bạn nên nâng cao hiểu biết về khách hàng của mình. Và CRM chính là giải pháp dành cho bạn.

Mất bao lâu để dự án CRM đi vào hoạt động?

Câu trả lời phụ thuộc vào quyết định của bạn. Nếu bạn quyết định sử dụng giải pháp CRM lưu trữ (Host CRM) từ một nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng và bạn có kế hoạch áp dụng nó cho một bộ phận cụ thể như bộ phận bán hàng, việc triển khai CRM sẽ diễn ra tương đối nhanh chóng – chỉ khoảng 30-90 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định thực hiện cả giải pháp CRM lưu trữ lẫn phiên bản tải về (CRM on premise – phiên bản có liên quan đến việc mua giấy phép trả trước của phần mềm) trên cơ sở toàn doanh nghiệp, việc triển khai và đào tạo có thể mất vài tháng, đôi khi là cả năm. Thời gian để triển khai CRM phụ thuộc vào sự phức tạp của dự án, các thành phần CRM mà bạn quyết định cài đặt và khả năng quản lý dự án của người quản trị.

Chi phí cho CRM khoảng bao nhiêu?

Một lần nữa câu trả lời lại phụ thuộc vào quyết định của bạn. Một gói giải pháp CRM lưu trữ dữ liệu bán hàng tự động có thể có giá từ $65 đến $150 một tháng. Nếu bạn muốn những chức năng phức tạp hơn và sự hỗ trợ lớn hơn, số tiền bạn cần chi ra sẽ nhiều hơn. Một gói CRM On-Premise có thể có giá từ vài nghìn đến vài triệu đô la, tăng giảm theo số lượng chức năng mà bạn mua và có bao nhiêu máy tính có quyền truy cập vào phần mềm đó. Ví dụ, một công ty nhỏ có thể mua ứng dụng quản lý Marketing qua email hoặc một ứng dụng tự động hóa nguồn bán hàng (salesforce), trong khi một công ty lớn hơn có thể muốn mua gói phần mềm tích hợp bao gồm các ứng dụng cho cả Marketing, Bán hàng, dịch vụ khách hàng và hỗ trợ (thông qua trung tâm gọi điện tổng đài và trực tuyến Internet). Đương nhiên các gói phần mềm tích hợp là đắt hơn rất nhiều.

Lợi thế của CRM lưu trữ (Hosted CRM hay On-demand CRM) so với phiên bản CRM tải về (On-premise CRM) và ngược lại?

Trong vài năm qua, tỉ lệ sử dụng CRM lưu trữ đã tăng mạnh ở những công ty vừa và nhỏ, lí do chính là họ lo ngại về chi phí và độ phức tạp cao nếu triển khai phiên bản CRM tải về trên quy mô lớn. Và quả thật, CRM lưu trữ là một lựa chọn tốt cho các công ty muốn triển khai quy trình CRM tiêu chuẩn bởi hệ thống này sử dụng những cấu trúc dữ liệu khác nhau, thường rất ít hoặc không cần hỗ trợ công nghệ thông tin nội bộ, và không yêu cầu sự phối hợp thời gian thực với hệ thống văn phòng quá phức tạp.

Tuy nhiên, phần mềm CRM lưu trữ không đơn giản như cách mọi người vẫn nghĩ. Những tùy chỉnh của CRM lưu trữ có thể có vấn đề và các công cụ API (giao diện lập trình ứng dụng) của nhà cung cấp có thể không thể tích hợp được với các ứng dụng trên trang web. Triển khai hệ thống CRM lưu trữ không tốn thời gian như các gói phần mềm CRM tải về, nhưng sự chuyển đổi lớn và phức tạp có thể tốn đến một năm thời gian hoặc lâu hơn. Và mặc dù các tùy chọn của CRM lưu trữ ít khi cần đến sự hỗ trợ kỹ thuật từ hệ thống nội bộ, việc nâng cấp đôi khi vẫn phức tạp vì liên quan nhiều đến kĩ thuật. Ngoài ra, một số công ty có dữ liệu khách hàng đặc biệt nhạy cảm, chẳng hạn như những công ty làm việc trong ngành dịch vụ tài chính và chăm sóc sức khỏe, có thể không muốn bên thứ ba tham gia vào quy trình kiểm soát dữ liệu vì lý do an ninh. Kết quả là, AMR Research dự đoán rằng CRM lưu trữ sẽ chỉ chiếm khoảng 12% trên thị trường CRM của Mỹ.

CRM

Chìa khóa để triển khai dự án CRM thành công là gì?

• Phát triển chiến lược tập trung vào khách hàng trước khi xem xét đến việc cần sử dụng loại công nghệ.
• Chia dự án CRM thành những phần nhỏ hơn để quản lí bằng cách thiết lập các chương trình thí điểm và các cột mốc quan trọng trong ngắn hạn. Bắt đầu với việc thực hiện một dự án thí điểm kết hợp tất cả các phòng ban cần thiết nhưng đủ nhỏ và đủ linh hoạt để có thể sửa lại trong lúc hoạt động.
• Hãy chắc chắn rằng kế hoạch CRM của bạn đã suy xét đến việc mở rộng dự án CRM. Suy nghĩ cẩn thận về phương án tốt nhất cho doanh nghiệp: một giải pháp kết hợp các phần mềm tốt nhất từ nhiều nhà cung cấp thông qua dịch vụ Web hay một gói phần mềm tích hợp các phần mềm từ một nhà cung cấp giải pháp CRM.
• Đừng đánh giá thấp lượng dữ liệu bạn có thể thu thập và hãy chắc chắn rằng nếu cần phải mở rộng hệ thống, bạn có thể làm được.
• Hãy suy nghĩ cẩn thận khi quyết định dữ liệu nào nên được thu thập và lưu trữ. Những xúc động nhất thời sẽ khiến bạn lưu trữ tất cả các dữ liệu bạn có thể lưu mà không có một lí do chính đáng nào cả. Lưu giữ những dữ liệu vô dụng làm lãng phí cảu bạn cả thời gian và tiền bạc.

Bộ phận nào nên triển khai dự án CRM?

Lợi nhuận lớn nhất đến từ việc điều chỉnh kinh doanh và phân công công việc. CRM và các chiến lược IT chạy trong tất cả các phòng ban chứ không chỉ trong một bộ phận. Trong thực tế, bộ phận tốt nhất để chịu trách nhiệm về dự án CRM là bộ phận sử dụng phần mềm này nhiều nhất, và bộ phận này cũng cần là bộ phận sử dụng nhiều công nghệ thông tin và được sự cố vấn từ các CEO.

Những yếu tố nào gây thất bại cho các dự án CRM?

Rất nhiều yếu tố. Ngay từ đầu, việc thiếu giao tiếp giữa mọi người trong chuỗi quan hệ khách hàng có thể khiến doanh nghiệp “mất điểm” trong mắt khách hàng. Giao tiếp không hiệu quả khiến công nghệ được thực hiện mà không có hỗ trợ thích hợp hoặc bị người mua từ chối sử dụng. Ví dụ, nếu đội ngũ bán hàng không nhận thức được lợi ích của hệ thống, họ có thể không nhập vào những dữ liệu khách hàng chi tiết – điều vô cùng cần thiết cho sự thành công của chương trình. Chỉ có một phần tư công ty Fortune 500 đang thử triển khai CRM, bởi vì dự án trước đó đã không hiệu quả trong việc khiến đội ngũ bán hàng sử dụng và họ cũng không đào tạo nhân viên bán hàng khi phần mềm đã sẵn sàng để sử dụng.

Ngành công nghiệp nào đang dẫn đầu trong việc triển khai dự án CRM?

Như thường lệ, dịch vụ tài chính và ngành công nghiệp viễn thông đang dẫn đầu trong việc triển khai những phần mềm công nghệ cao, bao gồm cả CRM. Những ngành công nghiệp khác cũng đang bắt đầu cân nhắc, bao gồm các nhà sản xuất hàng tiêu dùng, các nhà bán lẻ và các công ty công nghệ cao.

Ngành công nghiệp nào khó có thể triển khai dự án CRM?

Ngành công nghiệp nặng. Như một quy luật, ngành công nghiệp càng nằm xa khách hàng trên quy trình sản xuất, CRM càng ít quan trọng với họ.

Tác giả: Thomas Wailgum

7 Lời Khuyên Để Áp Dụng Hệ thống CRM Thành Công

Trong một bài viết trước đây, tôi đã chia sẻ một số lời khuyên giúp bạn sắp xếp lại ngày làm việc một cách hiệu quả – 8 Cách Phần Mềm CRM Có Thể Giúp Bạn Cắt Giảm Chi Phí Kinh Doanh. Những chia sẻ đó dành cho các cá nhân, trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ những lời khuyên dành cho các doanh nghiệp.

Dù bạn có nhờ đến sự giúp đỡ của các công ty cung cấp giải pháp CRM hay không thì bạn vẫn nên có một sự chuẩn bị kĩ càng hơn cho những thử thách mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình triển khai CRM:

• CRM sẽ cần đến những nguồn lực nào?
• Bạn cần có những thay đổi gì trong công ty?
• Những mục tiêu/lợi ích bạn muốn đạt được từ hệ thống CRM là gì?
• Bạn muốn lưu trữ dữ liệu trên đám mây hay trên máy chủ?

Customer Relationship Management

Khi bạn áp dụng một hệ thống CRM mới, điều này đồng nghĩa với việc cả công ty cần phải cùng sử dụng hệ thống này. Do vậy rất cần đến sự kết hợp giữa những văn bản hướng dẫn chính thức với sự tham gia của từng cá nhân trong công ty. Vai trò của một người quản lí dự án là rất quan trọng, và lời khuyên để thành công là việc giao tiếp nội bộ hiệu quả. CRM không chỉ là công nghệ, nó còn là chiến lược và triết lí kinh doanh. Dưới đây là 7 lời khuyên cần phải xem xét khi bắt đầu sử dụng hệ thống CRM:

1. Phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc:

Bất cứ dự án nào liên quan đến tất cả các phòng ban của một công ty đều cần đến sự hỗ trợ của ban giám đốc, nhưng để thực sự hiệu quả và xây dựng được uy tín, những người lãnh đạo công ty đóng vai trò rất quan trọng. Giám đốc điều hành là người điều chỉnh văn hóa doanh nghiệp và các luồng ý kiến trong công ty; và việc ban quản trị công ty đang sử dụng hệ thống mới sẽ tạo hiệu ứng tốt cho toàn bộ công ty. Chính vì vậy, hãy để các quản lí cấp cao tham gia dự án triển khai CRM.

2. Lựa chọn người quản lí dự án giỏi:

Khi bạn bắt đầu triển khai hệ thống CRM, người quan trọng nhất là người quản lí tổng thể và xúc tiến tiến độ dự án. Người quản lí dự án nên phát triển dự án theo từng bước để đạt được mục tiêu tổng thể. Người này không nhất định phải là người đang giữ chức vụ quản lí trong công ty. Một nhân viên nhiệt tình, có đam mê và cẩn trọng sẽ là ứng viên sáng giá cho vị trí này.

3. Chọn ra những Siêu người dùng (Super-user):

Siêu người dùng không chịu trách nhiệm như một người quản lí dự án. Người này là một nhân viên trong công ty được phân công trở thành Super-user của hệ thống mới. Anh/cô ấy đơn giản chỉ yêu thích CRM và muốn học hỏi mọi thứ về hệ thống mới. Khi những nhân viên trong công ty của bạn gặp vấn đề với việc sử dụng CRM hay cần giúp đỡ, Siêu người dùng sẽ xuất hiện với vai trò là người giải quyết được tất cả mọi vấn đề liên quan. Super-user cũng thường giữ liên lạc với công ty cung cấp giải pháp CRM, và sẽ là người đầu tiên nhận những thông tin cải tiến hay biết về những phiên bản CRM sắp được triển khai.

4. Ra mắt một cách mạnh mẽ:

Đối với những nhân viên kinh doanh bất động sản, là “Địa điểm” là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tương tự như vậy đối với những người quản lí CRM động lực nên la yếu tố hàng đầu cho việc triển khai. Hãy xem CRM như một sản phẩm bạn cần phải tiếp thị trong nội bộ doanh nghiệp. Vai trò của truyền thông nội bộ thường không được chú trọng, nhưng khi triển khai hệ thống CRM mới, khách hàng của bạn chính là các nhân viên trong công ty. Một số gợi ý: đặt một tiêu đề hấp dẫn trên mạng nội bộ của công ty; treo một Poster; in những chiếc áo thun đặc biệt, hay có thể là một buổi tiệc đánh dấu sự khởi đầu mới. Không cần phải quá tốn kém, nhưng hãy làm điều gì đó mới mẻ để báo cho nhân viên của bạn biết rằng hệ thống CRM đã sẵn sàng cho mọi người trong công ty sử dụng và tạo hứng khởi cho họ.

Và nhớ đừng ngủ quên trên chiến thắng. Đây sẽ là lúc để bạn thực hiện một vài “cuộc vận động hành lang”. Bạn có thể đi khắp công ty và hỏi nhân viên họ cảm nhận như thế nào về CRM và đề nghị họ chia sẻ về cách mà CRM đã giúp họ làm việc tốt hơn.

5. Đưa ra những hướng dẫn nội bộ:

Một hệ thống CRM chỉ có giá trị khi liên tục được cập nhật dữ liệu. Do đó, việc thiết lập những hướng dẫn chung là vô cùng cần thiết. Nhân viên của bạn cần biết cách làm thế nào để đưa dữ liệu mới vào hệ thống hay những bước cần làm để nhập vào thông tin của một đơn hàng đã hoàn chỉnh. Cụ thể, nếu các nhân viên bán hàng Trine, Steven và Marie đều nhập thông tin bán hàng của họ vào hệ thống CRM, nhưng Michael lại không làm điều này thì người quản lý sẽ rất khó khăn để có một thống kê chính xác với doanh số bán hàng. Các hướng dẫn trên nên được ghi lại bằng văn bản hoặc xuất bản trên mạng nội bộ.

6. Chú trọng công tác huấn luyện và đào tạo:

Không có ai giống nhau cả. Một số người ngay lập tức thử nghiệm và sử dụng hệ thống CRM, một số khác sẽ hoài nghi tác dụng thật sự của hệ thống mới này. Quản lý dự án cần phải có chiến lược để làm việc với cả hai nhóm người sử dụng. Bạn có thể đặt hàng các công ty cung cấp giải pháp CRM đào tạo cho nhân viên mình, hoặc sử dụng các Siêu người dùng để đào tạo lại cho nhân viên của mình. Bạn cũng nên đưa một bản hướng dẫn sử dụng CRM vào chương trình đào tạo nhân viên mới. Nhân viên mới sẽ được định hình và đi đúng hướng bạn mong muốn.

7. Đưa ra các chiến lược phù hợp:

CRM, như đã đề cập ở phần trước, không chỉ là công nghệ mà còn là một triết lí kinh doanh. Khi bạn triển khai CRM trên toàn công ty, hãy cân nhắc đến những thói quen làm việc mà nhân viên của bạn sẽ cần phải thay đổi để phù hợp với mô hình mới. Đây là một thách thức lớn, đòi hỏi bạn cần vạch ra những chiến lược tỉ mỉ để đối phó với thái độ tiêu cực từ nhân viên.

Trên thực tế, dù trong vòng mười năm qua có rất nhiều bài viết về CRM đã làm rõ quan điểm: CRM không phải chỉ là một công cụ bán hàng,  nhiều người vẫn nghĩ như vậy. Bạn có thể gặp thái độ như “Tôi không có nhu cầu dùng CRM vì tôi làm trong lĩnh vực tài chính tài chính” hoặc “Tôi sẽ dễ dàng tự tìm thấy tất cả các email của tôi được lưu trong Outlook mà không cần trợ giúp từ CRM”

Hãy luôn sẵn sàng! Tôi có thể cung cấp cho bạn rất nhiều lý do để triển khai một hệ thống CRM, nhưng theo quan điểm của tôi, lí do đầu tiên là: Hệ thống CRM đảm bảo tất cả các tài liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu chung thuộc sở hữu của công ty.

Kết luận:
Yếu điểm của tất cả các hệ thống IT là sự không thân thiện với người sử dụng. Công nghệ là nhân tố quan trọng, nhưng thiết kế và sự thân thiện với người dùng cũng quan trọng không kém để đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẽ yêu thích hệ thống CRM mới, và từ đó bạn mới có thể chứng kiến kết quả từ việc đầu tư mới của mình.