Hỗ Trợ Người Dùng Chỉnh Sửa Thông Tin Trực Tiếp Trên Màn Hình Detail View Của SugarCRM

Việc nhập liệu/chỉnh sửa dữ liệu là một khâu quan trọng trong việc sử dụng CRM. Làm sao để người dùng thao tác nhanh chóng, thuận tiện cũng là một nhiệm vụ mà các phần mềm CRM cần hướng tới.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 1 tính năng nhỏ của SugarCRM nhưng có tính hữu ích cao với người dùng. Đó chính là chức năng chỉnh sửa nhanh – Quick Editable.

Các thao tác để cập nhật thông tin trên màn hình Detailview (màn hình xem chi tiết)

[1]: Mở thông tin dữ liệu ở màn hình detail view: Xem thông tin khách hàng (Accounts)

[2]: Nếu người dùng muốn nhập thông tin bất kỳ hoặc cập nhật thông tin thì ta double click vào thông tin đó. Ví dụ: Người dùng muốn cập nhập mô tả cho khách hàng, thay vì chọn chức năng “Edit”, ta có thể double click vào thông tin “Description” và nhập thông tin cần thiết để cập nhật.

[3]: Để lưu lại thông tin vừa thay đổi, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào khoảng trắng bất kỳ bên ngoài khung nhập thông tin thì thông tin sẽ được tự động lưu lại



Vậy, chức năng này có đảm bảo được các quy tắc phân quyền hay không?

SugarCRM vẫn đảm bảo được quy tắc phân quyền này, nếu người dùng chỉ có quyền xem dữ liệu, không được phép chỉnh sửa thì chức năng chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình Detailview sẽ bị khóa lại và người dùng không thể chỉnh sửa.

Với mong muốn luôn đem lại cho người dùng những cảm giác thân thiện trong sử dụng hệ thống. Chúng tôi hi vọng, tiện ích này sẽ hỗ trợ người dùng linh hoạt trong quá trình sử dụng, tiết kiệm thời gian khi các thao tác được giảm thiểu.

Một số màn hình ví dụ:

Chỉnh sửa thông tin tại màn hình xem thông tin Leads

Hướng dẫn gởi Email Marketing trên SugarCRM. Đánh giá hiệu quả chiến dịch Marketing trên SugarCRM như thế nào?

Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng các công cụ Email Marketing chuyên nghiệp, ví dụ như iContact, MailChimp, Benchmark Email…Tuy nhiên, ngoài các chức năng gởi email rất chuyên nghiệp thì nhược điểm của các công cụ này là không gắn kết được với bộ phận bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng một cách khép kín. Hoạt động marketing trên các công cụ trên mang tính chất rời rạc, tự phát là chủ yếu.

Về điểm yếu này của các công cụ trên thì SugarCRM làm rất tốt. Email Marketing Campaign trên Sugar sẽ gắn kết với quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình khép kín: từ thu hút – tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng.

Bài viết bên dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng cách tạo và quản lý 1 chiến email marketing trên SugarCRM. Đồng thời có đề cập tới một số lưu ý khi triển khai email marketing nói chung

             I. Gửi email Marketing trên SugarCRM

• Tạo Campaigns

[1] Vào admin

[2] Vào campaigns

[3] Chọn Create Campaigns Wizard

[4] Chọn Email

[5] Rồi bấm Start để bắt đầu tạo

[6] Nhập tên Campaign

[7] Status chọn Active

[8] Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc campaign

[9] Nhập mô tả cho chiến dịch

[10] Bấm Next

[11] Nhập ngân sách cho chiến dịch (bước này có thể bỏ trống)

[12] Bấm Next

[13] Tạo link (Khi khách hàng nhận mail, nếu như không muốn tiếp tục nhận nữa sẽ bấm vào link này)

[14] Bấm Next

[15] Có thể chọn target list đã được tạo sẵn

[16] Nhập tên target list mới

[17] Bấm create để tạo mới Target

[18] Bấm Save and Continue

[19] Đặt tên cho Email Marketing

[20] Chọn OnlineCRM.VN

[21]  Viết OnlineCRM.VN

[22] Viết tên người nhận email phản hồi

[23] Chọn targe tlist muốn gửi đi

[24] Tình trạng để active

[25] Chọn thời gian bắt đầu

[26] Nhập địa chỉ email gửi

[27] Nhập địa chỉ email nhận phản hồi

[28] Chọn email Template

Có 2 cách:

1. Chọn email tempalte đã được tạo sẵn

2. Tạo mới email template bằng cách nhấn Create

Khi chọn Create sẽ xuất hiện một màn hình Email Marketing mới

[28.1] Nhập tên email template

[28.2] Nhập mô tả

[28.3] Nhập tiêu đề email

[28.4] Soạn nội dung cho email template

[28.5] Bấm Save

Màn hình sẽ quay về

[29] Bấm next để tiếp tục

[30] Bấm Finish

Vào lại Campaigns và chọn tên Campaign vừa tạo.

[31] Chọn Send emails để gửi email vào hàng đợi

[32] Vào Admin

[33] Chọn email Queue

[34] Email đang nằm trong hàng đợi

Có 2 cách để gửi email marketing:

• Gửi tin tự động, chúng ta có thể kiểm soát quá trình Run Nightly Process Bounced của chiến dịch gửi email và chạy Mas Nightly

• Gửi thủ công

1.   Gửi tự động

Kiểm soát quá trình Run Nightly Process Bounced của chiến dịch gửi email: nó sẽ gửi một số thư bị trả

[35] Vào admin ==> schedulers

[36] Bấm edit

[37] Nhập tên công việc

[38] Run Nightly Process Bounced campaign email

[39] Chọn thời gian

[40] Tình trạng chọn Active

[41] Chọn giờ hoặc phút và check vào những ngày mà bạn muốn gửi email

[42] Bấm Save

 

2.   Gửi thủ công

[43] Vào admin

[44] Vào email queue

[45] Bấm send Queued Campaign Emails

[43] Vào admin

[44] Vào email queue

[45] Bấm send Queued Campaign Emails

II.  Đánh giá hiệu quả của chiến dịch Marketing

[46] Vào campaigns

[47]  Chọn tên Campaigns  muốn theo dõi kết quả

[48] Tại màn hình xem chi tiết chọn View Status

[49]  Số mail đã gửi thành công

[50] Số email trùng

[51] Số email không tồn tại

[52] Số lượt  xem email

[53] Số lượt click vào từ chối nhận email

[54] Số khách hàng tiềm năng được tạo ra qua chiến dịch này

Xem vieo hướng dẫn gửi email tại đây:  http://sugarcrm.com.vn/video-huong-dan-gui-email- marketing/

 III.   Một số lưu ý khi gửi email marketing

- Các lưu ý về kỹ thuật gởi:

- Không gởi số lượng mail lớn trên 1 lần gởi. Con số phù hợp sẽ nằm trong giới hạn từ 50-100 email/lần gởi. Thời gian gởi giãn cách giữa 2 lần gởi: ít nhất 5p .

Số lượng email gởi trên lần: có thể được cấu hình trong Admin > Campaign email setting

Thời gian giãn cách: có thể được cấu hình bởi Admin > Scheduler

- Email template:

+ Không quá nhiều hình ảnh, hay chỉ để 1 hình ảnh vào nội dung gởi email. > gây nặng khi gởi email, dễ bị đánh vào spam box.

+ Nội dung gởi phải có cả chữ và hình, chữ và hình cộng lại ko quá 1 trang A4, ko chèn link dạng trực tiếp mà chèn link thông qua chức năng Tracker URL của Sugar để có thể biết ai đã click vào link trong email.

- Thường xuyên kiểm tra tỷ lệ bounced email: vì tỷ lệ này càng cao thì mail gởi đi càng dễ bị đánh là spam, thậm chí email gởi đi sẽ bị chặn (vd như người dùng dùng Amazon SES để gởi email marketing chẳng hạn, thì Amazon sẽ quy định tỷ lệ Bounced Rate là bao nhiêu, nếu vượt quá con số đó thì tài khoản email gởi sẽ bị chặn không gởi được nữa)

-  Thời điểm gởi:

- Nên gởi vào buổi sáng (2-6h sáng) hoặc chiều muộn 6-8h tối.

- Có thể gởi vào đầu tuần và cuối tuần hoặc mỗi ngày là tùy vào nội dung gởi và tính chất dịch vụ, sản phẩm cung cấp.

- Việc chọn thời điểm gởi email có liên quan tới thói quen (hành vi) check email của người nhận. Họ thường check mail vào đầu ngày làm việc hoặc buổi tối, khi đã ăn uống xong xuôi. Vì thế nếu gởi email vào các thời điểm này thì người nhận dễ chú ý tới nội dung email của mình hơn.

Mặt khác, vào các thời điểm trên, hệ thống sẽ nhẹ tải do ít người dùng, việc gởi email sẽ nhanh hơn ban ngày, nếu gởi email ban ngày thì có thể làm chậm server)

- Kiểm tra hiệu quả gởi:

Việc sử dụng email làm phương tiện marketing chỉ là 1 trong số nhiều kênh marketing của 1 doanh nghiệp.

Cách đo lường định lượng duy nhất về hiệu quả của việc gởi email hiện nay đó là:

+ Tổng số email được đọc (dù chưa thật sự chính xác bởi còn phụ thuộc nhiều yếu tố về công nghệ áp dụng, trình gởi và nhận email)

+ Tổng số người dùng click Remove me…,

+ Tổng số hồ sơ khách hàng tiềm năng được tạo (và sau đó trong số này thi bao nhiêu người thành khách hàng)

Đánh giá hiệu quả gởi

Ngoài ra, về mặt định tính, việc gởi email thường xuyên giúp cho người dùng nhận thức tốt về thương hiệu về sản phẩm dịch vụ của 1 cty.

Có thể ngay thời điểm người đọc nhận email họ chưa có nhu cầu, tuy nhiên sau một thời gian (được nhận các email marketing thường xuyên) thì trong đầu họ tự hình thành ý thức hay trí nhớ về thương hiệu, về sản phẩm mà họ đã từng thấy qua các email trước đây. Đây chính mục đích và mục tiêu về lâu dài của việc gởi email marketing.

Ngoài ra, để tạo thêm hiệu quả trong các đợt gởi email (tăng số lượng hồ sơ lead được tạo): Vinhome có thể thiết kế 1 form để người dùng điền thông tin vào trên website của vinhome. Form này sẽ liên kết với CRM để khi Khi người dùng submit thông tin từ website > thông tin sẽ chạy vào phần hồ sơ khách hàng tiềm năng trên CRM luôn. Người dùng CRM sẽ thấy được các hồ sơ KH tiềm năng đó và chăm sóc họ.

Để kích thích người dùng điền thông tin trên website, thì doanh nghiệp phải có chính sách cho việc điền thông tin này. Ví dụ: chiết khấu ngay 5% khi in form thông tin đăng ký trên website và cầm tới giao dịch với cty)

Ngoài ra, cũng cần phải xen kỹ các đợt gởi email marketing quảng bá sản phẩm, dịch vụ với các đợt gởi Newsletters ( một dạng nội dung tin tức chuyên đề có liên quan tới sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp) để người nhận họ không bị nhàm chán, phản cảm vì nhận liên tục 1 nội dung.

Tóm lại: Doanh nghiệp nên coi việc gởi email marketing là một cách làm marekting mang tính chiến lược, hiệu quả lâu dài về sau. Và phải kết hợp nhiều kênh marketing khác nhau (vd kết hợp với hình thức SMS marketing, Mobile Marketing, Google Ads…) để đạt được mục đích về markting cho doanh nghiệp.

Chúc quý khách hàng thành công với chức năng Email Marketing của SugarCRM!

Những sai lầm chết người trong bán hàng

Thật khó tin nếu một doanh nhân tự đắc cho rằng: “Tôi chưa từng vấp ngã, không sai lầm”. Thật ra, ai cũng có sai lầm, có lúc vấp ngã nhưng điều quan trọng là qua những thử thách ấy, ta rút ra được kinh nghiệm gì cho công việc sau này.

Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất trong hoạt động bán hàng.

Sai lầm 1: Thiếu một hình ảnh chuyên nghiệp

Để mọi người lắng nghe bạn và chú ý tới những gì bạn giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ của mình, từ hình thức đến thái độ bạn phải thể hiện được một hình ảnh chuyên nghiệp. Nhờ sự tự tin, lòng nhiệt tình và khả năng thuyết phục, khách hàng sẽ mua sản phẩm, dịch vụ của Công ty bạn

.

Sai lầm 2: Nói quá nhiều

Bạn đừng tưởng nếu mình nói liên tục bất tận là đang trình bày những thông tin cần thiết. Thật ra, khách hàng lại chỉ cảm thấy rằng bạn đang lải nhải về những gì họ không quan tâm. Thay vào đó, bạn hãy hỏi khách hàng về nhu cầu của họ.

Sai lầm 3: Sử dụng ngôn từ… không đúng chỗ

Từ ngữ tạo ra hình ảnh trong tâm trí con người. Có một số từ ngữ luôn khiến cho khách hàng bỏ đi, chẳng hạn như bạn cần có tránh sử dụng từ “Hợp đồng”. Tất cả chúng ta đều biết rằng các Hợp đồng là văn bản pháp lý ràng buộc và sẽ cần đến một số trình tự theo luật định để chấm đứt mối quan hệ hợp đồng. Bạn có thể thay bằng một số từ khác thích hợp hơn hãy gọi bản Hợp đồng của bạn là “thỏa thuận ghi nhớ”, “đơn đặt hàng” hay “biên bản”… Hãy lưu ý các từ ngữ bạn sử đụng và thay thế bất cứ từ ngữ nào không phù hợp bằng một từ ngữ mới lịch thiệp và tích cực hơn.

Sai lầm 4: Không đầu tư xây dựng quan hệ

Một mối quan hệ tốt sẽ tạo nên sự tin cậy. Chẳng ai muốn giao dịch với người mà họ không ưa và chẳng có chút tin cậy nào. Bên cạnh việc giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ, tốt hơn hết, bạn hãy dành chút thời gian tìm hiểu và trò chuyện thân tình với khách hàng. Bằng cách đó, bạn sẽ trở nên dễ gần hơn và tạo được niềm tin cậy trong lòng khách hàng.

Sai lầm 5: Thiếu hệ thống phân loại

Điều này rất quan trọng bởi sẽ có một tỷ lệ nhất định những người mà bạn tiếp xúc sẽ không mua sản phẩm, dịch vụ của bạn. Đơn giản là vì họ không có nhu cầu hay tiền bạc. Điều quan trọng đối với bạn là nhanh chóng xác định những người như thế trong cuộc trò chuyện. Hãy hỏi họ ít nhất là 3 – 4 câu hỏi và các câu trả lời sẽ nói với bạn liệu họ có phải là các khách hàng tiềm năng của bạn hay không.

Sai lầm 6: Không biết khi nào tiến tới thỏa thuận

Nhiều nhân viên bán hàng nghĩ rằng họ phải nói với các khách hàng tiềm năng tất cả mọi thông tin mà họ biết về sản phẩm của mình. Thậm chí cả sau khi khách hàng ám chỉ rằng sản phẩm này hoàn toàn thích hợp với họ, nhân viên bán hàng vẫn tiếp tục trình bày. Làm như vậy rất dễ dàng khiến khách hàng cảm thấy bực bội và quay đi ngay. Bạn cần tinh tế để biết rằng đâu là lúc mọi việc đã êm xuôi để có thể đi đến thỏa thuận cuối cùng.

Sai lầm 7: Lòng tự trọng

Bán hàng là một loại hình dịch vụ. Bạn phải gạt sang bên những mong muốn và nhu cầu của bạn để phục vụ những mong muốn và nhu cầu của người khác. Hãy loại bỏ khỏi tâm trí “mình sẽ được bao nhiêu” khi giao tiếp với khách hàng. Nếu khách hàng ngờ vực bạn đang muốn bán hàng chỉ vì những lợi ích gì đó dành cho riêng bạn, thay vì những lợi ích dành cho khách hàng, họ sẽ quay lưng để tìm đến một Công ty khác.

Sai lầm 8: Không biết phải kết thúc như thế nào

Trong nhiều trường hợp, tất cả việc bạn cần làm là đặt một câu hỏi trực tiếp để kết thúc giao dịch bán hàng:

Nếu có sản phẩm màu đỏ như theo ý của chị, liệu chị có muốn mua ngay bây giờ hay tôi sẽ gửi tới sau?

Chị sẽ thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hay chuyển khoản?

Sai lầm 9: Không chú ý các chi tiết

Nếu chỉ lướt qua hay nói quá vắn tắt về sản phẩm, địch vụ, bởi những câu đó đã được nói quá nhiều lần đến nỗi chính mình thấy phát ngán, thì bạn sẽ đánh mất các giao dịch bán hàng mới. Hãy nhớ rằng: Mỗi một lời giới thiệu về sản phẩm đều hoàn toàn mới đối với khách hàng của bạn. Vì vậy, bạn cần thể hiện một thái độ nhiệt tình, chu đáo và không nên bỏ qua bất cứ thông tin nào, trừ khi các khách hàng nói rõ rằng một chi tiết nào đó sẽ không cần thiết đối với họ. Việc chú ý tới các chi tiết cũng cần thề hiện trong công việc giấy tờ của bạn và khả năng xử lý máy tính, nếu các đơn đặt hàng của bạn được xử lý theo cách này. Bất kỳ thông tin bị bỏ sót nào đều có thể khiến khách hàng xem xét lại quyết định mua sắm của họ.

Sai lầm 10: Kém hoàn hảo

Ở đây đòi hỏi sự tập trung và chú ý vào các chi tiết. Nếu bạn hay Công ty của bạn không có các chính sách, quy trình bán hàng phù hợp đáp ứng sự mong đợi của khách hàng, bạn sẽ phải vất vả hơn nhiều để có thể thu hút một khách hàng mới. Hãy đầu tư thời gian và công sức vào các quy trình, thủ tục kinh doanh mới chuẩn mực hơn, đồng thời yêu cầu tất cả nhân viên đều thực hiện đúng như vậy. Các nhân viên bán hàng không nên hứa bất cứ điều gì ngoài chuẩn mực quy định của Công ty. Mọi yêu cầu của khách hàng cần được đáp ứng đầy đủ thậm chí còn vượt xa những mong đợi của họ.