5 BƯỚC ÁP DỤNG PHẦN MỀM CRM THÀNH CÔNG

Một trong những chiến lược hiệu quả nhất để chạy doanh số là sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Sử dụng phần mềm CRM đúng cách không chỉ là vấn đề cài đặt phần mềm CRM và chỉ cho cả đội cách sử dụng nó. Điều quan trọng là khiến nó làm việc cho bạn: Gặt hái giá trị từ phần mềm CRM.

Trong bài báo này, tôi sẽ miêu tả 5 đặc tính của việc áp dụng hiệu quả phần mềm CRM. Những tính chất này khiến Phần mềm CRM là một công cụ quan trọng cho đội marketing và bán hàng.

Nó có thể cải thiện hoạt động và đóng góp rất nhiều vào tương lai của công ty. Phần mềm CRM cho phép nhà quản lý khảo sát đánh giá công tác của thành viên, khả năng biến cơ hội thành doanh thu. Với CEO, Phần mềm CRM cung cấp một chân dung chính xác về dòng doanh thu của công ty, các giai đoạn của mỗi cơ hội, cơ hội nào chắc chắn sẽ khép lại và những thành viên của nhóm hoạt động hiệu quả như thế nào để chạy doanh thu cho công ty.

Năm bước dưới đây quyết định liệu việc áp dụng CRM sẽ tạo ra sự thay đổi tích cực trong doanh thu, hay đơn giản chỉ là sự phí phạm tiền bạc và thời gian. Việc hoàn thành thành công mỗi giai đoạn là quan trọng để cho phép những giai đoạn tiếp theo được hoàn thành. Một công đoạn bỏ lỡ, hoặc được hoàn thành sơ sài, yếu kém, sẽ đe dọa đến toàn bộ dự án.

1. Chuẩn bị: Cả đội sẽ đã đọc những tài liệu được sàng lọc cẩn thận miêu tả nội dung cơ bản về Phần mềm CRM. Training được tiến hành. Thời gian của toàn đội sẽ dành cho việc training, không bị làm phiền bởi điện thoại, hay những nhiệm vụ khác. Sự chuẩn bị này giúp chương trình training có hiệu quả cho bước tiếp theo – thực hành cá nhân.
2. Thực hành cá nhân: Các tiêu chuẩn nhập dữ liệu được thiết lập để nhập thông tin về từng khách hàng tiên phong và những cơ hội. Tất cả ghi chú, emails, lịch sử liên hệ, dòng hội thoại và bất kì sự phản đối và phản hồi về những sự phản đối. Mỗi mục được tập trung trong các bước tiếp theo đến doanh thu. Giai đoạn này chuẩn bị bước đệm cho thảo luận nhóm và đặt nền tảng cho việc nhập các khách hàng tiên phong và các cơ hội vào hệ thống Phần mềm CRM.
3. Thảo luận nhóm: Thảo luận nhóm là một quá trình năng động và tương tác. Đây là mô hình của bán hàng và gặp gỡ tiếp thị hiệu quả. Mỗi thành viên sẽ thảo luận về mỗi khách hàng tiên phong và cơ hội của mình, và những hoạt động cần thiết để biến cơ hội thành doanh thu. Mỗi người đều có được lợi ích từ sự thông minh và kinh nghiệm góp nhặt của toàn đội.
4. Hướng dẫn nhập dữ liệu: Mỗi thành viên nhập những thông tin cơ bản về khách hàng tiên phong và cơ hội tạo ra dòng doanh thu vào hệ thống Phần mềm CRM, sử dụng tiêu chuẩn dữ liệu được thiết lập trước. Một thành viên làm việc với cả phòng để đảm bảo từng người đều có thể vận hành phần mềm CRM, và nhập dự liệu một cách đúng đắn và áp dụng tiêu chuẩn nhập dữ liệu.
5. Thành lập thước đo đánh giá việc thực hiện: Quản lý sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng CRM để theo dõi và thúc ép… Hệ thống tạo ra một ban lãnh đạo để đo lường việc thực hiện. Ban lãnh đạo tổng hợp thông tin cho toàn đội bán hàng và cung cung một bản báo cáo và tiến trình đến với mục tiêu doanh số của mỗi thành viên. Ban lãnh đạo và kênh thông tin sẽ được kiểm duyệt bởi CEO để quyết định cơ hội nào tiềm năng và cơ hội nào đã ra đi. Cơ hội là điều sẽ được đem ra thảo luận trong cuộc họp nhóm hàng tuần. Cả đội sẽ bàn bạc cách thức vượt qua những phản ứng tiêu cực và đưa ra gợi ý để dẫn dắt cơ hội qua kênh bán hàng.

Ban lãnh đạo là một công cụ cho sự cải tiến liên tục. Nó điều hành những buổi thảo luận nhóm nơi thông qua những cơ hội trong kênh bán hàng. Việc thảo luận tạo ra một văn hóa gắn kết tập trung vào tạo lập doanh số. Nó cũng cung cấp một công cụ training hiệu quả, thành viên mới hơn học về sản phẩm mới, cách vượt qua sự phản đối, và cách tiếp cận tốt hơn những khách hàng tiềm năng.

Việc ứng dụng phần mềm chăm sóc khách hàng CRM có thiết kế rõ ràng được quản lý tốt nhất bởi những người quan trọng. Tất cả những Growthers partners và advisers hoặc là những người thành lập công ty, quản lý đội hoăc đã đạt được kết quả và sự nghiệp trong lĩnh vực. Những kĩ thuật viên phần mềm và người hướng dẫn phần mềm CRM có thể hiểu về phần mềm CRM, nhưng không phải ai cũng hiểu quá trình phát sinh doanh thu và xây dựng công ty. Thước đo quan trọng để đo lường sự thành công của việc áp dụng là những giá trị được rút ra từ sử dụng phần mềm CRM

Growthers Partners những nhà điều hành cấp cao với mục tiêu đạt kết quả lớn. Những cộng sự hiểu được vai trò của phần mềm CRM và cách để mọi người có thể sử dụng nó và khám phá ra giá trị của nó. Chúng ta hành động như những người chỉ đường, những chuyên gia về phần mềm CRM và hoạt động phát sinh doanh thu. Growthers Partners đặt ra những thước đo về việc thực hiện, đảm bảo nhân viên được chuẩn bị và tiết chế những phần hướng dẫn tập trung vào tìm ra con đường tốt nhất để tăng trưởng doanh thu

Việc áp dụng phần mềm CRM được thiết kế hiệu quả thiết lập một quy trình có tổ chức , tạo ra những khách hàng đầu tiên, thỏa mãn họ, và biến họ thành cơ hội, tạo ra những đề suất về chất lượng và chiến thắng trong việc kinh doanh.

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG TRONG CHIẾN DỊCH LĂNG XÊ IPHONE CỦA APPLE

Trở về nhà sau một trận chơi gôn tuyệt diệu, cháu tôi có vẻ rất sốt ruột,  thậm chí còn không thèm nhìn qua tấm thiệp mời dự bữa tối. Cậu ta còn đang là một học sinh trung học, bởi vậy tôi cho rằng cháu đang có cuộc hẹn gấp với bạn bè. Nhưng tôi chỉ đúng có một phần thôi. Cậu ta hẹn với bạn bè ra ngoài xếp hàng mua iphone!

Chính giám đốc điều hành của Apple, Steve Jobs là người tạo ra cơn sốt thu hút sự chú ý của tất cả những fan hâm mộ các công nghệ tiên tiến. Tuy nhiên, chiến dịch quảng cáo thành công ngoài sức tưởng tượng này bắt nguồn từ một sự giới thiệu hoành tráng về iPhone diễn ra tại hội chợ thường niên Macworld hồi tháng một năm nay.

Sau khi xem và phân tích kịch bản quảng bá của ông Steve Jobs, chúng tôi rút ra được năm bài học kinh nghiệm quý giá có thể giúp bất cứ ai đang và sẽ có ý định tiến hành một chiến dịch chào hàng mang tính thuyết phục cao:

1. Xây dựng kịch tính

Một nhà văn nổi tiếng không bao giờ thể hiện toàn bộ cốt truyện hay ho và hồi kết ngay tại trang đầu tiên của cuốn sách. Ông giám đốc điều hành của hãng Apple cũng vậy. Jobs bắt đầu bài diễn thuyết của mình bắng việc nhìn lại cuộc cách mạng về sản phẩm mà hãng Apple đã thực hiện.

Theo ông Jobs, “Cuộc cách mạng về sản phẩm có ảnh hưởng to lớn và đang làm thay đổi mọi chuyện. Apple may mắn được giới thiệu một số thứ đặc biệt trong cuộc cách mạng này”. Jobs tiếp tục bằng cách miêu tả việc trình làng Macintosh vào năm 1984 như là một sự kiện “làm thay đổi toàn bộ thế giới tin học”. Cũng như vậy, với chiếc iPod đầu tiên được giới thiệu vào năm 2001, là sản phẩm mà theo lời ông ông Steve Jobs: “Làm thay đổi toàn bộ nền công nghiệp âm nhạc”.

Sau khi vẽ nên bức nền hoàn hảo, Jobs tiếp tục tô điểm thêm cho thiết bị mới bằng cách trêu chọc thính giả: “Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu ba sản phẩm mang tính cách mạng. Sản phẩm đầu tiên là chiếc iPod màn hình rộng điều khiển bằng cảm ứng. Thứ hai là một chiếc mobile phone tiên tiến nhất. Và thứ ba là một thiết bị liên lạc liên thông với internet”.

Jobs tiếp tục xây dựng kịch tính. Ông ta nhắc tên ba sản phẩm đó vài lần và nói: “Bạn có biết không? Đây không phải là ba thiết bị riêng lẻ. Ba tính năng này được kết hợp trên một sản phẩm mà thôi… Hôm nay Apple sẽ giới thiệu với các bạn phát minh mới về điện thoại này!”, ngay lập tức đám đông trở nên cuồng nhiệt.

Jobs tiến hành bài diễn thuyết của ông giống như đang điều khiển một dàn nhạc giao hưởng, với cả bè cao, bè thấp, có mào đầu và các đoạn cao trào. Nó làm cho người nghe cực kỳ phấn khích. Và bài học chúng ta có được là gì? Hãy tạo nên sự bất ngờ trong các bài giới thiệu mà bạn sẽ thực hiện.

2. Chú trọng tìm đề tài cho một phần của bài diễn thuyết

Một nhà thiết kế xuất chúng đã từng có lần nói rằng hiệu quả nhất là chỉ nên có một thông điệp cho mỗi phần của một bài diễn thuyết. Mỗi phần, một điểm then chốt. Khi Jobs giới thiệu “ba sản phẩm mang tính cách mạng như vừa miêu tả ở trên, ông không trình diễn một phần với cả ba thiết bị. Khi ông nói về mỗi đặc điểm (iPod màn ảnh rộng, mobile phone, và một thiết bị kết nối internet), mỗi phần xuất hiện cùng với một hình ảnh phù hợp với từng đặc điểm.

Jobs còn làm cho các phần của của bài diễn thuyết rất giàu hình ảnh. Không có chỗ nào trong bài nói của ông mà khán giả nhìn thấy các gạch đầu dòng hay các dữ liệu được đánh số. Hình ảnh là tất cả những gì ông cần. Sự đơn giản của các nội dung đã giữ được sự chú ý của khán giả đối với người diễn thuyết. Các hình ảnh luôn được ghi nhớ lâu, và quan trọng hơn nó có thể trợ giúp đắc lực cho diễn giả. Quá nhiều từ ngữ được dùng trong các bài diễn thuyết sẽ làm khán giả sao lãng lời phát biểu của người nói. Việc chuẩn bị các trang trong bài diễn thuyết thật giàu hình ảnh còn đồng thời giúp người nghe tập trung hơn vào các điểm quan trọng.

3. Thêm chút hấp dẫn cho những gì bạn nói

Jobs còn ngân nga giọng nói nhằm xây dựng tình trạng bị kích thích. Khi ông mở đầu bài nói bằng cách miêu tả cuộc cách mạng sản phẩm mà Apple đã tạo ra trước đây, giọng nói của ông nhỏ và chậm rãi. Ông giữ cách nói như vậy cho đến câu: “Hôm nay Apple sẽ giới thiệu với các bạn phát minh mới về điện thoại này!”thì ông đổi giọng cao hơn. Và bạn cũng nên học cách trở thành một diễn giả tài ba bằng cách điều khiển tốc độ giọng nói nhanh, chậm, lên giọng hay xuống giọng khi cần thiết nhé.

4. Thực hành

Jobs khiến cho mọi người thấy rằng ông không phải nỗ lực quá nhiều với bài thuyết trình. Bí quyết ở đây là Jobs đã khôn ngoan nhẩm đi nhẩm lại các thuyết minh hàng giờ trước khi diễn ra sự kiện quan trọng đó. Thật nực cười khi rất nhiều các nhà lãnh đạo cao cấp đã tiêu cả đống tiền cho việc thiết kế bài diễn thuyết, nhưng chẳng quan tâm gì đến việc luyện tập những điều sẽ nói. Xin đừng làm mất khán giả bởi sai lầm đáng tiếc đó. Hãy diễn tập thuần thục những gì bạn sẽ trình bày.

5. Hãy thành thực và thể hiện nhiệt tình

Nếu bạn tin rằng sản phẩm hay dịch vụ của bạn sẽ thay đổi cả thế giới, vậy thì hãy nói như thế đi. Hãy trình bày thật hài hước, dí dỏm và thông minh. Trong chiến dịch quảng cáo iPhone, Jobs sử dụng rất nhiều tính từ để miêu tả sản phẩm mới, bao gồm những từ như: “Xuất sắc,” “cách mạng” và “mát mẻ”. Ông đùa cợt rằng tính năng màn hình cảm ứng của chiếc điện thoại mới “hoạt động một cách kỳ diệu… và chắc hẳn các chàng trai sẽ phải học tập điều này”.

Người ta cho rằng các diễn giả hay lo lắng về việc sản phẩm họ sẽ giới thiệu bị thổi phồng quá mức, vì vậy họ thường sa vào trạng thái đối lập và làm cho bài diễn thuyết trở nên nhàm chán. Nếu bạn đầy cảm hứng với sản phẩm, dịch vụ hay công ty mình, hãy để người nghe thấy điều đó. Hãy tự cho phép mình được thả lỏng, hài hước và thể hiện lòng nhiệt tình!

Nào bây giờ xin bạn đừng nói câu: “Nghe có vẻ hay ho đấy, nhưng tôi không phải là fan hâm mộ ngài Steve jobs đâu nhé”. Thật ra thì những gì mà ngài Jobs đã làm được chưa phải là xuất sắc nhất. Tất cả chúng ta hãy học hỏi phát huy để có được các chiến dịch quảng cáo thành công hơn nữa trong tương lai.
 Hãy bắt tay tìm hiểu các giải pháp CRM hoàn hảo nhất cho chính doanh nghiệp mình để trở thành Steve Jobs thứ 2.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CRM TRONG NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN

Thị trường bất động sản cho dù có lắng xuống trong thời gian gần đây, nhưng nhìn chung ngày một nhiều sản phẩm ra đời, người dùng cũng có nhiều sự lựa chọn hơn. Các công ty có tầm nhìn rộng trong khu vực này đang tìm kiếm những lợi thế cạnh tranh như quản lý tốt hơn để phục vụ khách hàng tốt hơn, thực hiện các chiến dịch marketing đến đúng khách hàng mục tiêu, cho ra đời các sản phẩm đáp ứng khả năng và thị hiếu của người tiêu dùng… Một chiến lược áp dụng CRM có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc này. 

1. Những thách thức trong việc quản lý khách hàng trong ngành Bất động sản

Với những nhà phát triển dự án, có thể thấy các thách thức cơ bản sau đây trong việc quản lý khách hàng của mình:

Người dùng ngày càng có nhiều sự lựa chọn hơn với nhu cầu và thị hiếu của họ. Như vậy để khách hàng có thể trả một khoản tiền không nhỏ cho sản phẩm của mình, thay vì cách tiếp cận thông thường, các nhà phát triển bất động sản phài tiếp cận bằng cách bán đi các giá trị.

Mỗi một dự án bất động sản ở một vị trí, tính năng, giá cả và các dịch vụ nhất định, điều này sẽ gây khó khăn cho các nhà phát triển dự án có thể chuyển tải các giá trị của sản phẩm của mình tới đúng các đối tượng tiềm năng (có nhu cầu và có khả năng chi trả).

Tỉ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng trong ngành bất động sản là khá cao, có nghĩa là hầu như một người nào có ý định đi mua hay thuê một sản phẩm thì hầu như sau đó họ đều sẽ mua hoặc thuê một BĐS nào đó, như vậy phải có một công cụ đủ mạnh để thống kê, theo dõi và chăm sóc các khách hàng tiềm năng cũng như việc bán hàng của doanh nghiệp. Thực hiện có hiệu quả các chiến dịch marketing để tìm kiếm khách hàng tiềm năng thực sự là một thách thức không nhỏ.

Mỗi nhà phát triển các dự án bất động sản thường quản lý rất nhiều dự án, quản lý nhiều chiến dịch tìm kiếm khách hàng tiềm năng và quản lý nhiều khách hàng tiềm năng cho mỗi dự án, như vậy việc quản lý một cách khoa học tất cả các vấn đề này để có thể thực hiện việc Bán thêm, bán chéo (một thuật ngữ trong bán hàng) là một vấn đề không nhỏ.

Khách hàng có xu hướng thực hiện hàng loạt các hoạt động với nhà phát triển dự án trước khi họ thực sự mua hay thuê bất động sản mong muốn, chính vì vậy mà những người bán hàng và doanh nghịep bất động sản cần phải lưu trữ tất cả các mối liên hệ này và quá trình tương tác giữa hai bên để đảm bảo theo dõi một cách chặt chẽ nhất và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ngưòi mua và người bán

2. Vai trò của hệ thống CRM trong ngành

a. Quản lý các chương trình khuyến mãi và các chiến dịch tiếp thị

CRM cho bạn một công cụ mạnh mẽ để kiểm soát từ việc lên kế hoạch cho tới quá trình thực thi và kết qủa của các chiến dịch marketing. Một số sản phẩm CRM còn có thể kết nối với các hệ thống tài chính để kiểm soát toàn bộ chi phí của chương trình.

b. Phân khúc thị trường

Tận dụng dữ liệu có trong CRM và các dữ liệu từ bên ngoài, các hệ thống CRM cho phép bạn phân khúc thị trường nhằm đảm bảo cho các chiến dịch marketing đến đúng khách hàng mục tiêu. Trong bài trước chúng tôi cũng đã có nêu một ví dụ, khi có một sản phẩm mới, nhân viên kinh doanh hoàn toàn có thể lọc ra các khách hàng có nhu cầu tương tự để gửi SMS hoặc email tới họ. Với những công cụ này các chiến dịch marketing sẽ giảm thiểu chi phí và năng suất cao hơn.

c. Quản lý các yêu cầu của khách hàng và khách hàng tiềm năng

Các hệ thống CRM có khả năng quản lý các yêu cầu của khách hàng, theo dõi từng khách hàng tiềm năng cho đến khi thành công. CRM cho phép tương tác với nhiều hệ thống khác nhau (website, forum) để tìm kiếm khách hàng tiềm năng và nhu cầu của họ.

d. Quản lý việc trao đổi và giao tiếp với các khách hàng tiềm năng

CRM cung cấp nhiều cơ chế để theo dõi và quản lý thông tin liên lạc với các khách hàng có triển vọng. Nó cũng cung cấp công cụ nhằm quản lý để tăng doanh số bán hàng và hiệu quả bán hàng bằng việc áp dụng một quy trình bán hàng có cấu trúc và các thông tin liên lạc với như các báo giá, và hợp đồng.

e. Quản lý các tài khoản

Một công ty Bất động sản sẽ phải có rất nhiều lần giao tiếp với các đối tượng bên ngoài như các nhà môi giới, các công ty môi giới, các đại lý phân phối, các nhà phát triển dự án, các giai đoạn thanh toán với khách hàng…trong mỗi lần giao tiếp đó, các hệ thống phần mềm CRM hoàn toàn có thể được cấu hình để giao tiếp tự động qua email hay SMS và hiển nhiên các nội dung giao tiếp đều sẽ được lưu lại.

f. Quản lý lòng trung thành của khách hàng

Đã có rất nhiều bài học về sự quan tâm từ những điều nhỏ nhặt nhất của doanh nghiệp với khách hàng từ đó làm cho khách hàng cảm thấy thích thú và trung thành với sản phẩm của doanh nghiệp. Chúng ta hoàn tòan có thể gửi các tin nhắn hay email chúc mừng sinh nhật, chúc mừng ngày cưới, ngày khánh thành…và từ đó khéo léo đưa ra các thông tin về sản phẩm mới, dự án mới mà rất có thể khách hàng sẽ tin tưởng đấu tư.

NHỮNG SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ PHẦN MỀM CRM – KHÔNG PHẢI AI CŨNG BIẾT

Theo bạn làm thế nào để người dùng hài lòng với phần mềm CRM?

Và khía cạnh nào trong phần mềm CRM được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư nhiều nhất?

Những khó khăn hàng đầu của việc triển khai phần mềm CRM là gì?

Năm 2014, Software Advice, 1 tổ chức nghiên cứu đánh giá phần mềm CRM dưới sự bảo trợ của Gartner, đã tiến hành một cuộc khảo sát với hàng trăm người dùng CRM. Cuộc khảo sát cung cấp một số liệu thống kê mà không phải ai quan tâm tới CRM đều biết:

CRM có thể đạt được lợi ích từ nhiều lĩnh vực kinh doanh. Top các lĩnh vực đang được đâu tư trong CRM là:

Khi các doanh nghiệp được hỏi: “CRM cung cấp các lợi ích chính nào”. Hai lợi ích dưới đây đã  nhận được kết quả cao nhất:

Những điểm khó khăn nào cần phải giải quyết để phần mềm CRM được sử dụng thành công? Một số điểm khó khăn của phần mềm chăm sóc khách hàng crm được liệt kê trong các cuộc khảo sát là:

Cũng theo cuộc khảo sát này, người sử dụng CRM truy cập CRM từ nhiều thiết bị. Top 3 này là:

Trên đây là những số liệu thống kê thiết thực về phần mềm CRM giúp chúng ta có cái nhìn trực quan hơn và có thêm thông tin hữu ích khi lựa chọn triển khai phần mềm CRM.

HIỆU QUẢ LÀM VIỆC ĐẾN 99, 9% VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CRM

Phần mềm quản lý khách hàng  CRM có thể giúp bạn số hóa công việc, cắt giảm chi phí cho văn phòng của mình, tối đa hiệu quả làm việc đến 99.9%

Làm thế nào? Làm cách nào? … Để các doanh nghiệp có thể tạo ra được những dịch vụ vượt trội và những khách hàng trung thành khi mà không phải dành thời gian và tiền bạc để quản lí giấy tờ? Phần mềm quản lý khách hàng  CRM có thể giúp bạn số hóa công việc, cắt giảm chi phí cho văn phòng của mình, tối đa hiệu quả làm việc đến 99.9%:

Cải thiện quy trình bằng cách:

• Cải thiện quy trình kinh doanh thông qua việc truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn.
• Đưa ra những quyết định tốt hơn qua việc truy cập thông tin cần thiết nhanh và chính xác.
• Cung cấp dịch vụ tốt hơn vì những thông tin liên quan có thể được cập nhật dễ dàng.
• Nhân viên của bạn sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin.
• Chi phí kinh doanh giảm xuống, khả năng cung cấp những phản ứng chính xác, đúng lúc và minh bạch tăng lên.
• Tiết kiệm chi phí từ việc sử dụng, lưu trữ, thu hồi và xử lí những hồ sơ giấy.

Công việc quản lý luôn có nhiều khó khăn và áp lực, tuy nhiên nếu có một công cụ giúp giải quyết bạn giải quyết bài toán này thì đây thực sự là điều tuyệt vời.

1. Phần mềm quản lý CRM giúp bạn lên một kế hoạch bài bản

Khi bạn có quá nhiều việc để làm, bạn không thể làm tất cả chỉ trong một lần. Với CRM, bạn có thể ngồi trước Nhật kí làm việc và lên kế hoạch cho các công việc khác nhau vào bất kì lúc nào. Bạn cũng có thể phân thứ tự ưu tiên cho từng công việc và giữ một vài chỗ trống cho những trường hợp khẩn cấp hay những công việc đột xuất.

2. Việc duy nhất bạn cần làm là: “Nhập vào tất cả mọi thứ”

Nhật kí công việc chỉ là một công cụ tốt nếu được sử dụng một cách hiệu quả và được cập nhật liên tục. Hãy nhập vào Nhật kí công việc mọi thứ, từ việc đặt hoa cho sinh nhật một đồng nghiệp đến cuộc họp quản lí. Điều này không chỉ giúp ích cho bạn, mà nó còn cung cấp cho các đồng nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan về công việc trong 1 ngày hoặc 1 tuần. Hãy nhớ giữ những công việc mang tính chất riêng tư chỉ hiển thị cho một mình bạn.

3. Hạn chế “In” ra tất cả mọi thứ

Thực sự bạn cần in ra những gì? Tất nhiên câu trả lời có thể phụ thuộc về vai trò mà bạn đang nắm giữ. Nhưng hầu hết chúng ta không cần quá nhiều giấy. Bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tài liệu, công việc và thư từ trong một thư mục dự án trong CRM.

4. Giải tỏa áp lực từ các mẫu báo cáo

Bạn đã cảm thấy mệt mỏi với việc ngồi hàng giờ làm việc với những file Excel chưa? Thời buổi này tất cả mọi người đều phải làm việc với 110% hiệu suất, sau đó phải chứng minh kết quả làm việc của mình cho ban giám đốc. Để làm được điều này bạn cần phải lấy dữ liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ, doanh số theo tháng/quý hoặc tỷ lệ mở thư Emarketing. Với phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRM, bạn có thể biết được doanh số của mình và tất cả thông tin cần thiết đều nằm trong hệ thống.

Nguồn: Crm việt

THẤU HIỂU KHÁCH HÀNG ĐỂ TỪ CHỐI KHÁCH HÀNG – GIỮ CHỮ TÍN CHO DOANH NGHIỆP

Vậy việc thấu hiểu khách hàng là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Thấu hiểu khách hàng để bán sản phẩm phù hợp với khách hàng, và còn để biết cách nói “không” với khách hàng, nhằm đảm bảo uy tín và vị thế của doanh nghiệp.

GIỮ CHỮ TÍN CHO DOANH NGHIỆP

Ngày nay, khi khách hàng ngày càng có nhiều quyền hơn trong lựa chọn nhà cung cấp cho mình, thì câu nói “khách hàng là thượng đế” không còn đủ để mô tả tầm quan trọng của khách hàng đối với doanh nghiệp nữa, mà phải có một cụm từ gì đó khác hơn nữa mà chính tôi cũng chưa nghĩ ra. Nhưng điều đó không có nghĩa là người bán nhất thiết phải cố gắng chịu đựng những áp lực của họ, khi người mua luôn muốn đạt giá trị lớn với chi phí bỏ ra thấp nhất.

Thỏa mãn khách hàng là sứ mệnh hàng đầu của mỗi doanh nghiệp, nhưng đôi khi khách hàng cũng đưa ra những đòi hỏi quá mức, đặc biệt khi chính họ không hiểu được tiêu chuẩn của sản phẩm họ đang muốn mua. Và lúc này đây bạn cần sử dụng “Nghệ thuật từ chối khách hàng” để đảm bảo “Chữ tín” cho doanh nghiệp của mình. Tất nhiên trước khi nói “Không” với khách hàng của mình, người bán hàng luôn hiểu rằng nhiệm vụ của người bán hàng là không được đánh giá khách hàng khó tính và từ chối yêu cầu của họ. Đó là lúc, bạn đã làm những gì tốt nhất để phục vụ khách hàng trước khi bán hàng, nhưng vẫn không đáp ứng được những đòi hỏi của họ. Một số tình huống sau để người bán tham khảo:

• Khi khách hàng nghĩ rằng họ lớn hơn bạn rất nhiều:

Khách hàng của bạn có thương hiệu lớn, và bạn nghĩ được bán cho khách hàng này thì doanh nghiệp của mình có thể khẳng định được yếu tố chất lượng và đẳng cấp thương hiệu, và chỉ vì họ là khách hàng lớn mà bạn sẵn sàng giảm giá hoặc đưa ra các nhượng bộ quá mức với khách hàng đang dùng mọi cách tạo áp lực với bạn thì bạn đã mắc lỗi lớn trong công tác bán hàng. Vì chính những khách hàng này đã không tôn trọng chính sự lựa chọn nhà cung cấp của mình, mà như thế họ sẽ càng gây áp lực cho bạn nhiều hơn trong quá trinh thực hiện hợp đồng. Và nếu bạn có nổ lực hết sức và sẵn sàng bỏ quên những khách hàng khác để ưu tiên khách hàng này thì họ cũng chỉ nghĩ đó là điều bạn cần phải làm – vì bạn bé hơn họ. Như thế bạn sẽ có tội lớn với khách hàng khác, và có tội với chính bản thân mình.

• Khách hàng cư xử thiếu văn minh

Bạn cũng nên sẵn sàng từ bỏ khách hàng khi họ đối xử với bạn thiếu văn minh. Vì nếu tiếp tục có thể bạn phải trả giá không nhỏ trong hiệu suất làm việc đối với khách hàng khác. Niềm tin trong bạn về những khách hàng thiện chí sẽ bị giảm dần, và chưa kể đến lòng tự trọng của bạn bị tổn thương và điều đó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cũng như cuộc sống của chính bạn.

• Khách hàng muốn có thông tin về khách hàng khác của bạn

Khách hàng của bạn hiểu rất rõ bạn có danh sách rất nhiều khách hàng đã mua hàng của bạn, và khách hàng này sẵn sàng mua của bạn một sản phẩm nào đó để đổi lấy các thông tin này. Nếu bạn bán sản phẩm cho khách hàng và sẵn sàng cung cấp thông tin của khách hàng khác cho khách hàng này, thì bạn đang vi phạm điều tối kỵ trong bán hàng. Và đối với khách hàng này, bạn cần giải thích với thái độ dứt điểm và thể hiện tính nguyên tắc bất di bất dịch trong bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Nếu khách hàng vẫn không thỏa mãn với giải thích của bạn, thì bạn sẵn sàng nói từ “Không”.

Vậy việc thấu hiểu khách hàng là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Thấu hiểu khách hàng để bán sản phẩm phù hợp với khách hàng, và còn để biết cách nói “không” với khách hàng, nhằm đảm bảo uy tín và vị thế của doanh nghiệp.

KHUYẾN MÃI SIÊU KHỦNG: TẶNG NGAY 100 PHIẾU QUÀ TẶNG DÙNG PHẦN MỀM CRM 1 NĂM CHỈ VỚI 0 ĐỒNG!!!

Tặng ngay 100 phiếu quà tặng dùng Phần mềm CRM 1 năm chỉ với 0 đồng cho trị giá 25.000.000 vnđ duy nhất tại sự kiện Cloud8 lần VI!!!

 

Ngày hội Cloud8 do VinaCIS và Hội tin học TPHCM (HCA) tổ chức thường niên, hướng đến cung cấp thông tin và phát triển cộng đồng giải pháp – ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) tại Việt Nam. Hội thảo Cloud8 lần thứ 6 sẽ diễn ra vào thứ 5 ngày 16/06/2016 tại Trung tâm hội nghị GRAND PLACE – 142/18, Cộng Hòa, quận Tân Bình, TPHCM với chủ đề “Internet of Thing – Everything on Cloud”.

Được sự tham gia của các đại diện Doanh nghiệp trong và ngoài khu vực, với nhiều chương trình và quy mô rộng rãi, hấp dẫn sẽ đưa người tham dự đến gần hơn với nền Công nghệ tiên tiến trên Thế Giới qua các hoạt động được diễn ra xuyên suốt ngày hội.

Với vai trò là nhà tài trợ, đây cũng là cơ hội để OnlineCRM tri ân và chăm sóc khách hàng của mình, cũng là không gian để giới thiệu các sản phẩm mới, cùng các chương trình ưu đãi dành riêng cho các khách hàng tham dự sự kiện.

ĐẶC BIỆT NHẤT và DUY NHẤT chỉ có tại sự kiện Cloud8, OnlineCRM sẽ dành tặng 100 phiếu quà tặngSỬ DỤNG PHẦN MỀM CRM TRONG 1 NĂM CHỈ VỚI 0 ĐỒNG cho trị giá 25.000.000 VNĐ. Phần quà chỉ dành cho 100 khách hàng đăng ký đầu tiên, và chỉ có tại sự kiện Cloud8 lần này.

Làm thế nào để chính khách hàng làm Marketing miễn phí cho Doanh nghiệp?

Câu trả lời liệu có phải là “Làm khách hàng hài lòng”?

Thế nhưng việc làm cho khách hàng thực sự hài lòng không đơn thuần ở việc “giá tốt và chất lượng sản phẩm tốt” mà còn nằm ở “dịch vụ phải tốt”. Việc bán được một sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng mới là bắt đầu mối quan hệ với khách hàng. Chi phí cho việc thực hiện các chiến dịch marketing tìm kiếm khách hàng mới sẽ rất lớn và không khi nào giảm xuống nếu như doanh nghiệp không giữ chân được khách hàng, không khiến cho khách hàng quay lại mua hàng và không bán thêm được cho khách hàng các sản phẩm khác.

 
Có thể khẳng định: Nếu bạn làm khách hàng thực sự hài lòng, khách hàng sẽ quay lại mua hàng của bạn và bạn có thể bán cho khách hàng thêm nhiều sản phẩm hơn nữa và họ có thể giới thiệu thêm cho bạn rất nhiều khách hàng trong mối quan hệ của họ… bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí làm marketing vì bạn có thể khai thác được giá trị từ chính những khách hàng hiện có. Vô hình họ đang làm Marketer hoàn toàn miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.

Câu hỏi đặt ra ở đây là:
– Thế làm thế nào để có thể bán được sản phẩm cho khách hàng nhiều hơn 1 lần và nhiều hơn 1 sản phẩm?
– Sản phẩm sẽ bán được tiếp theo cho khách hàng là cái gì?

Câu trả lời liệu có phải là “Hiểu khách hàng”…hiểu họ cần gì?

CRM – NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT

1. TỔNG QUAN

Là một doanh nghiệp trong cộng đồng hàng trăm ngàn doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi hiểu rằng quá trình phát triển của mình chính là quá trình truyền tải và gia tăng giá trị cũng như sự hài lòng cho khách hàng. Để làm được việc này, chúng tôi sử dụng phần mềm CRM – sản phẩm do chính chúng tôi xây dựng và không ngừng cải tiến để đáp ứng tốt hơn những biến động không ngừng của thị trường, khoa học quản trị và công nghệ thông tin.

Chúng tôi là đề cao tính khoa học, quy trình hóa và đơn giản hóa để CRM trở thành công cụ tồn tại đồng nhất với hệ thống bán hàng của doanh nghiệp. Khoa học quản trị kết hợp với công cụ tự động hóa chắc chắn sẽ giúp nâng cao năng xuất và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Triết lý thiết kế của của chúng tôi là “Kiểm soát trong tự do” và mục tiêu chúng tôi hướng tới là giúp nhà quản trị thực sự tự do cho các chiến lược phát triển doanh nghiệp chứ không phải mất thời gian với công tác quản trị hằng ngày.

2. TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG CRM

• Số hóa cơ sở dữ liệu khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng thống nhất, có tổ chức, dễ dàng phân loại và tìm kiếm. Tập trung thống nhất các nguồn dữ liệu khách hàng hiện tại của toàn doanh nghiệp.
• Tái sử dụng nguồn dữ liệu khách hàng khi cần phát triển thị trường cho các sản phẩm mới.
• Tự động hóa, đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kinh doanh trong các công việc hàng ngày
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nhờ tự động hóa các công việc chăm sóc.
• Phân loại, tổ chức dữ liệu khách hàng một cách khoa học, chuyên nghiệp.
• Thống kê, phân tích tình hình khách hàng, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
• Đơn giản hóa quá trình marketing (bao gồm cả email marketing, sms marketing và marketing truyền thống) bằng việc tái sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng đã xây dựng với các công cụ tích hợp sẵn trên phần mềm.
• Đơn giản hóa công tác quản lý nội bộ, giảm thời gian báo cáo giữa các bộ phận.
• Xây dựng môi trường làm việc online, chuyên nghiệp, kiểm soát tại mọi nơi, mọi lúc trên internet.

3. LỢI ÍCH CÁC BỘ PHẬN

Đối với nhà quản lý:

• Theo dõi được toàn bộ tình hình kinh doanh của công ty thông qua những con số trực quan như cơ hội, doanh số, công nợ, chi phí, hiệu quả bán hàng, … Các thông tin được xây dựng theo chỉ số KPI và hiển thị dạng biểu đồ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và trực quan.
• Hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định kinh doanh nhờ các con số chính xác về tình hình bán hàng, khách hàng và thị trường.
• Theo dõi và đánh giá được hiệu quả của cán bộ kinh doanh, mức độ hoàn thành doanh số và công việc được giao, đưa ra các hỗ trợ kịp thời để thúc đẩy quá trình kinh doanh của nhân viên.
• Số hóa toàn bộ dữ liệu khách hàng, thuận tiện cho việc khai thác, lưu trữ qua các năm và tra cứu/so sánh khi cần thiết.

Đối với nhân viên kinh doanh:

• Đơn giản hóa, tự động hóa công việc kinh doanh hàng ngày, loại bỏ giấy tờ và các báo cáo thủ công nhờ đó có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc chính của mình.
• Đánh giá được hiệu quả kinh doanh của bản thân, dự tính mức thu nhập, khả năng hoàn thành doanh số, rèn luyện khả năng làm việc có kế hoạch.

Đối với Doanh nghiệp:

• Nâng cao tối đa chất lượng dịch vụ khách hàng nhờ việc kiểm soát thường xuyên các hoạt động giao tiếp với khách hàng, ghi nhận và xử lý các phản hồi của khách hàng, …
• Xây dựng môi trường làm việc online, chuyên nghiệp, kiểm soát tại mọi nơi, mọi lúc trên internet hoặc qua thiết bị di động.
• Bảo mật dữ liệu khách hàng, hợp đồng bằng việc mã hóa toàn bộ các thông tin nhạy cảm.
• Lợi ích lớn nhất: Đạt được sự thỏa mãn của khách hàng từ đó hoàn thành mục tiêu TĂNG DOANH THU – GIẢM CHI PHÍ !
• CRM số hóa toàn bộ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp theo các quy trình được thiết lập khoa học, giúp doanh nghiệp xây dựng tri thức về khách hàng và thị trường! CRM là công cụ Tất Cả Trong Một với đầy đủ các vũ khí của người kinh doanh trong nền kinh tế tri thức: Email – SMS – Mobile/ Internet – Làm việc cộng tác

4. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT

Hướng đến khách hàng: giải pháp CRM cung cấp cái nhìn toàn diện về mỗi khách hàng, qua đó có thể phân loại khách hàng thành nhóm với các tiêu chí khác nhau, định ra các chính sách riêng đối với từng nhóm khách hàng đó. Với CRM bạn có thể biết được một khách hàng đã mua hàng của mình từ bao giờ, đã dành bao nhiêu tiền để mua hàng hóa của bạn, họ có thỏa mãn với sản phẩm và dịch vụ của bạn không, họ có mong muốn và nhu cầu gì thêm nữa không, … CRM sẽ thiết lập các kênh giao tiếp với khách hàng như email, gọi điện, nhắc nhở những dịp kỷ niệm của khách hàng cũng như cung cấp công cụ để bạn kiểm soát quá trình thực thi của bộ phận kinh doanh, từ đó khách hàng của bạn sẽ luôn được chăm sóc tốt nhất, thỏa mãn tốt nhất.

Tự động hóa các quy trình kinh doanh: CRM không chỉ là việc ghi chép thông tin về khách hàng mà còn đóng vai trò là văn phòng kinh doanh trực tuyến của bạn. Với các tính năng của một hệ thống làm việc cộng tác, CRM giúp nhanh chóng tổ chức phòng kinh doanh trực tuyến, tạo các nhóm bán hàng với sự phân công công việc và kiểm soát tối đa tới từng nhóm, từng nhân viên kinh doanh ngay trên hệ thống.

Tính năng đa dạng: CRM cung cấp cho bạn các tính năng đa dạng từ việc quản lý nội bộ như tổ chức bộ phận kinh doanh, sản phẩm, nhà cung cấp, … đến việc quản lý chi tiết thông tin về khách hàng, hợp đồng, sản phẩm, đối tác, ước tính doanh thu/chi phí, thống kê kết quả kinh doanh…

Đơn giản hóa tối đa: CRM được thiết kế theo hướng đơn giản hóa tối đa, ứng dụng các công nghệ mới nhất để công nghệ thông tin thực sự là công cụ hữu ích chứ không phải là gánh nặng cho doanh nghiệp hay gia tăng sự phụ thuộc vào công nghệ của doanh nghiệp. Thời gian của bạn hãy dành tối đa cho khách hàng của bạn – đó là tiêu chí thiết kế của CRM.

Chuyên nghiệp: việc ứng dụng CRM vào công tác quản lý sẽ khẳng định và nâng cao hơn nữa môi trường làm việc chuyên nghiệp của mỗi doanh nghiệp, từ đó góp phần nâng cao uy tín và vị thế của công ty trước khách hàng và chính các nhân viên của mình.

Triển khai linh hoạt: CRM là ứng dụng dạng web-based do vậy bạn có thể cài đặt trên môi trường internet để truy cập ở mọi nơi, mọi lúc. CRM cũng có thể cài đặt trong mạng nội bộ của doanh nghiệp để đạt được tốc độ truy cập tối đa.

CÁC TIỆN ÍCH TRÊN PHẦN MỀM CRM

Ngày nay việc ứng dụng phần mềm CRM để quản lý khách hàng là rất phổ biến và thường xuyên, không còn xa lạ với các Doanh nghiệp mới và đang phát triển.

Với việc ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng – CRM thì các Doanh nghiệp định hình và thiết lập được hệ thống kinh doanh và giám sát được hoạt động nội bộ nhờ các tiện ích trên hệ  thống chăm sóc và quản lý khách hàng như:

• Hệ thống cảnh báo trên phần mềm quản lý khách hàng giúp chúng ta giao dịch, tương tác với khách hàng trên một hệ thống nhằm lưu lại tất cả các thông tin cần thiết đối với 1 khách hàng. Đối với số lượng khách hàng lớn, nhiều và mật độ tương tác với khách hàng ngày càng nhiều hơn, thông tin khách hàng cần quản lý ngày cũng nhiều hơn… nhân viên có thề dễ dàng quên khi không có hệ thống cảnh báo khi chúng ta cần vị dụ như:

– Cảnh báo sinh nhật

– Cảnh báo công việc

– Cảnh báo giao việc

– Cảnh báo khi có khách hàng mới

– Cảnh báo cơ hội

Và một số cảnh báo do người dùng tự thiết lập.

Tiện ích quản lý người dùng và tùy chọn hiển thị

Quản lý khách hàng bằng excel quả thật làm cho bạn rất mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm, sàng lọc, thiết kế giao diện, tùy chọn cột, dòng rất mất nhiều thời gian cho các công việc như vậy và đồng nghĩa thời gian sales của bạn cũng giảm đi rất nhiều.

Với công cụ quản lý khách hàng – CRM sẽ giúp bạn :

• Tùy chọn hiển thị (tạo ra from hiển thị danh sách khách hàng tùy thích với các thông tin bạn cần)
• Import, export là phần không thể thiếu khi mới sử dụng phần mềm CRM (để tạo danh sách khách hàng ban đầu)
• Tìm kiếm tất cả thông tin khách hàng
• Tạo ra các bộ lọc (filter) riêng cho các đối tượng khách hàng, người dùng …
• Tab xem nhanh
• Báo cáo nhanh khách hàng, cơ hội, công việc, …..
• Xóa tạm vào thùng rác (làm sạch dữ liệu nhưng không ảnh hưởng đến hệ thống danh sách khách hàng)

Tiện ích cảnh báo qua email và SMS

Ngoài cảnh báo trên hệ thống quản lý khách hàng – CRM thì phần mềm CRM còn cảnh báo cho các bạn qua email và SMS.

Như vậy với một số tiện ích trong phần mềm quản lý khách hàng – CRM OnlineCRM mong rằng các bạn sẽ thường xuyên và có nhiều thời gian với khách hàng hơn và luôn được có sự “yêu mến” của khách hàng.

30 NGUYÊN TẮC ĐỂ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TỐT.

Trong thời kỳ khởi sự kinh doanh với một vài nhân viên và một lượng khách hàng khiêm tốn, bạn sẽ không khó khăn gì để phục vụ khách hàng theo đúng những gì họ mong muốn. Tuy nhiên, bạn phải cần đến một chính sách dịch vụ khách hàng hợp lý và khoa học, khi số nhân viên và khách hàng ngày một đông hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn 30 cách thức khác nhau để các khách hàng của bạn luôn nhận được một dịch vụ chăm sóc tuyệt vời nhất. Một số nguyên tắc chung:

1. Quy định thành văn bản các chính sách dịch vụ khách hàng: Bạn là người đề ra các quy tắc cơ bản, nhưng mọi nhân viên trong công ty nên biết rõ để tuân thủ những quy tắc đó. Chính sách này không đòi hỏi tính phức tạp và tỉ mỉ, nhưng những điều rất đơn giản và cụ thể như “khách hàng luôn đúng”, hoặc “bất kỳ nhân viên nào cũng đều có quyền giảm giá tối đa 10% cho bất cứ khách hàng bất mãn nào tại bất cứ thời điểm nào” có thể cần thiết cho công việc hàng ngày của bạn.

2. Thiết lập hệ thống trợ giúp và hướng dẫn nhân viên cách duy trì tính ưu việt của dịch vụ. Những hệ thống này sẽ giúp bạn nổi so với các đối thủ cạnh tranh bằng việc đưa ra nhiều lợi ích hơn cho các khách hàng, đồng thời nhận ra những vấn đề rắc rối trước khi chúng phát sinh.

3. Phát triển các công cụ đánh giá dịch vụ khách hàng ưu việt. Đừng quên dành phần thưởng cho những nhân viên có kết quả chăm sóc khách hàng tốt nhất.

4. Đảm bảo rằng quan điểm của bạn về dịch vụ khách hàng được tất cả nhân viên thấu hiểu. Các nhân viên nên hiểu rõ một dịch vụ khách hàng tốt sẽ liên quan như thế nào tới lợi nhuận và tương lai của họ tại công ty.

5. Sẵn sàng cung cấp cho khách hàng nhiều lợi ích hơn bất cứ đối thủ cạnh tranh nào khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh. Lời cam kết này phải có sức thuyết phục đến nỗi mọi khách hàng của bạn đều có thể cảm nhận được.

6. Chia sẻ thông tin với những nhân viên trực tiếp giao thiệp với khách hàng. Bạn hãy thường xuyên gặp gỡ các nhân viên bán hàng để trò chuyện về việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, đồng thời tiếp thu ý kiến của các nhân viên bán hàng: họ là những người trực tiếp giao dịch với khách hàng nhiều hơn bất kỳ ai trong công ty bạn.

7. Hành động theo phương châm: quan tâm, mau lẹ và có năng lực giải quyết vấn đề cho khách hàng. Các khách hàng luôn mong muốn được đối xử với tư cách cá nhân và xưng hô bằng tên riêng.

Những “cụm từ” sẽ khiến khách hàng cảm thấy hạnh phúc

Những nguyên tắc cơ bản trong dịch vụ khách hàng đã rất rõ ràng và bây giờ là lúc bạn biến những nguyên tắc đó vào hành động trong mọi công việc nào bạn làm và mọi lời lẽ nào bạn nói. Luôn có một số “từ ngữ kỳ diệu” mà khách hàng luôn muốn nghe từ phía bạn.

8. “Tôi có thể giúp gì cho quý vị?”: Khách hàng mong muốn có cơ hội để giải thích một cách rõ ràng chi tiết về những gì họ cần. Với câu hỏi mở này, bạn bắt đầu đối thoại với khách hàng theo hướng tích cực (bạn đang “giúp đỡ”, chứ không phải “bán hàng”) và tỏ ra bạn đã sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện.

9. “Tôi có thể giải quyết vấn đề đó”: Phần lớn khách hàng, đặc biệt là các khách hàng B2B, luôn tìm kiếm để mua các giải pháp kinh doanh. Họ rất cảm kích trước những câu trả lời trực tiếp theo dạng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được.

10. “Tôi không biết, nhưng tôi sẽ tìm ra”: Khi đối mặt với một vấn đề khó khăn đòi hỏi phải kiểm tra cẩn thận, hãy dũng cảm thừa nhận rằng bạn không biết cách giải quyết. Việc trả lời câu hỏi trong khi bạn không biết chắc chắn thực tế như thế nào có thể mau chóng huỷ hoại niềm tin mà khách hàng đã dành cho bạn. Những khách hàng thông minh có thể thử thách bạn bằng một câu hỏi mà họ biết bạn không thể trả lời và sau đó điềm tĩnh ngồi xuống trong khi bạn lúng túng tìm cách đối phó. Một câu trả lời thành thật sẽ gia tăng mức độ tín nhiệm của bạn.

11. “Tôi sẽ nhận trách nhiệm”: Điều này chứng tỏ với khách hàng rằng bạn nhận ra trách nhiệm của mình là đảm bảo kết quả hoàn hảo nhất cho mỗi giao dịch mua sắm với khách hàng. Hãy quả quyết với khách hàng rằng bạn biết rõ họ mong đợi điều gì và sẽ đưa ra sản phẩm/dịch vụ phù hợp với mức giá phải chăng mà không kèm theo bất cứ phụ phí hay vấn đề phát sinh nào.

12. “”Tôi sẽ luôn cập nhập cho quý vị những thông tin mới nhất”: Ngay cả khi sản phẩm/dịch vụ của bạn được cung cấp theo phương thức “trả tiền ngay và lấy hàng”(cash-and-carry), cũng sẽ có rất nhiều sự kiện và thông tin khác nhau về bạn mà khách hàng muốn biết. Hãy đảm bảo với các khách hàng rằng họ sẽ được chỉ dẫn và cập nhật những sự kiện và thông tin mới nhất. Thời gian và số lượng thông tin càng nhiều bao nhiêu, bạn càng có được sự tin tưởng của khách hàng bấy nhiêu, bởi vì khách hàng ngày nay luôn mong muốn được thông báo về mọi chi tiết và sự kiện, cho dù đó là những tin tức tốt hay xấu.

13. “Tôi sẽ giao hàng đúng hẹn”: Việc giao hàng đã thoả thuận với khách hàng sẽ là một lời hứa mà bạn phải thực hiện đúng.

14. “Thứ hai có nghĩa là Thứ hai”: Nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ nào kiên định thực hiện đúng theo điều này sẽ trở nên nổi bật hơn và được các khách hàng nhớ mãi.

15. “Sẽ đúng là những gì mà quý vị đã đặt hàng”: Sản phẩm/dịch vụ bạn giao cho khách hàng sẽ không phải là cái gì đó “tương tự như”, và cũng sẽ không phải “tốt hơn”, những gì khách hàng đã đặt hàng. Sản phẩm/dịch vụ giao cho khách hàng cần chính xác như những gì họ đã đặt hàng. Thậm chí cả khi bạn tin rằng một sản phẩm thay thế nào đó có thể thích hợp nhất với mối quan tâm của khách hàng, bạn cũng đừng quyết định đưa cho khách hàng sản phẩm đó. Khách hàng của bạn có thể không biết và có quyền khiếu nại về tất cả những thay đổi của sản phẩm/dịch vụ họ đã mua sắm.

16. “Mọi việc sẽ được hoàn tất”: Hãy đảm bảo với khách hàng rằng họ sẽ không phải chờ đợi để được giải quyết các vấn đề của mình.

17. “Tôi rất cảm kích sự quan tâm của quý vị”: Điều này có ý nghĩa lớn hơn nhiều so với đơn giản chỉ nói “Cảm ơn vì đã mua hàng”. Một sự cảm kích chân thành nên kèm theo đó là những cuộc gọi điện thoại hay thư từ sau khi việc mua sắm đã thực hiện xong để bạn đảm bảo rằng mọi việc đều ổn thoả, khách hàng được thoả mãn và nhấn mạnh cho khách hàng biết bất kỳ vấn đề nào phát sinh đều sẽ được bạn giải quyết chu đáo và nhanh chóng.

Bỏ qua bất kỳ bước nào trong số các bước trên đều tạo ra một ấn tượng rằng bạn chỉ quan tâm tới khách hàng cho đến khi giao dịch mua sắm được hoàn tất. Điều này sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác họ bị lừa dối và bị lợi dụng, từ đó công ty của bạn sẽ mang một hình ảnh không mấy tốt đẹp trong tâm trí khách hàng. “Tiếng dữ đồn xa”, có thể những ấn tượng xấu đó còn lan sang cả những người quen biết của các khách hàng này qua lời kể của họ. Do đó, việc biểu lộ một thái độ chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng sẽ dẫn bạn tới những lời giới thiệu tốt đẹp và những lần mua sắm tiếp theo trong tương lai.

Đừng bao giờ để khách hàng quên bạn

Một công cụ quan trọng giúp bạn có được những lần mua sắm tiếp theo từ một khách hàng đó là luôn theo sát họ ngay cả sau khi họ đã mua hàng. Công việc hậu mãi nên bắt đầu ngay lập tức sau khi kết thúc giao dịch mua sắm. Bạn gọi điện cho khách hàng để nói lời cảm ơn vì đã mua sản phẩm dịch vụ của bạn và tìm hiểu xem liệu khách hàng có hài lòng với sản phẩm dịch vụ hay không. Không dừng lại ở đó, còn có một số cách thức theo sát hiệu quả khác giúp bạn đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ bạn đang cung cấp luôn ở trong tâm trí khách hàng:

18. Để khách hàng biết được những gì bạn đang làm cho họ: Việc này có thể được thực hiện thông qua các dạng thư từ và bản tin gửi tới các khách hàng hiện tại hay các cuộc điện thoại. Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào đi nữa, thì điều quan trọng là bạn vẫn cần nhanh chóng chỉ rõ cho khách hàng thấy tính ưu việt trong sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp. Nếu bạn không đề cập tới tất cả những gì bạn đang làm cho khách hàng, họ có thể sẽ không chú ý tới. Bạn cũng không thể quá tự cao khi nói chuyện với khách hàng về tất cả những công việc bạn đã làm để thoả mãn khách hàng, mà chỉ gọi điện thoại và để khách hàng biết họ không phải lo lắng vì bạn đã lo xong hết các thủ tục giấy tờ, gọi điện cho luật sư, kiểm tra lại việc vận chuyển… để khách hàng yên tâm hơn.

19. Thường xuyên gửi thiệp hay thư từ viết tay mang tính chất cá nhân tới các khách hàng cũ: “Tôi đang ngồi bên bàn làm việc và tên của quý vị bỗng hiện lên trong đầu. Quý vị có phải đang có quãng thời gian thú vị bay lượn trên bầu trời? Hãy cho chúng tôi biết liệu quý vị có cần một bộ hành lý mới hay không? Tôi có thể ghé qua thăm quý vị với một mẫu sản phẩm mới nhất”. Hay nếu bạn ngẫu nhiên gặp mặt một khách hàng cũ tại một sự kiện nào đấy, bạn hãy lập tức gửi tới họ tấm thiệp với nội dung: “Thật tuyệt vời khi được gặp lại quý vị tại … Tôi sẽ sớm gọi điện cho quý vị nhân dịp năm mới để chúng ta lên lịch cho một bữa ăn trưa thân mật nhé”.

20. Thể hiện những giao tiếp mang tính chất cá nhân: Voice mail và e-mail luôn là những công cụ giao tiếp dễ dàng, trong khi các giao tiếp mang tính chất cá nhân thường xuyên không được chú ý tới. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tiếp cận một khách hàng nào đó (người đang có vấn đề cần giải quyết bằng sự tiếp xúc cá nhân), hãy để lại lời nhắn qua voice-mail rằng bạn muốn nói chuyện trực tiếp với họ, hoặc bạn có thể ghé qua văn phòng làm việc của họ vào một thời gian nào đó thuận tiện cho cả hai bên.

21. Nhớ rõ những dịp đặc biệt: Đều đặn gửi đến khách hàng những tấm thiệp mừng sinh nhật, thiệp mừng nhân ngày lễ kỷ niệm … Những món quà nhỏ luôn là công cụ gây cảm tình với khách hàng một cách hiệu quả. Bạn sẽ không phải chi phí quá nhiều để thể hiện sự quan tâm của bạn tới khách hàng, mà chỉ cần phát huy óc sáng tạo của mình cùng với một món quà nhỏ hay tấm thiệp mừng xinh xắn cũng đủ để thắt chặt mối quan hệ giữa bạn với khách hàng trong một tương lai lâu dài.

22. Cung cấp cho khách hàng các thông tin hữu ích: Nếu bạn đọc được một bài báo hay, một cuốn sách mới, hay nghe về một tổ chức mà khách hàng có thể quan tâm tới, hãy mau chóng viết một lá thư hoặc gọi điện thoại để thông báo cho khách hàng biết.

23. Quan tâm tới các cuộc gọi điện thoại sau khi mua hàng như một cơ hội phát triển mối quan hệ kinh doanh giữa bạn và khách hàng. Khi bạn nói chuyện hay ghé thăm các khách hàng cũ, bạn sẽ luôn có được những lời giới thiệu tốt đẹp tới bạn bè, người thân của họ, điều sẽ giúp bạn có được những khách hàng mới.

Với tất cả những gì mà các khách hàng hiện tại có thể làm cho bạn, không có lý do gì để bạn không thường xuyên liên lạc với họ. Hãy sử dụng những thông tin mà bạn có được về khách hàng, và đưa ra nhiều ý tưởng mới khác nhau có thể giúp bạn phát triển các mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Giao tiếp với những khách hàng không hài hòng

Các cuộc nghiên cứu cho thấy phần lớn các khách hàng không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ không bao giờ đến ngay và nói với bạn rằng họ thực sự không thoả mãn, mà họ chỉ ra đi một cách lặng lẽ, sau đó nói với những người quen biết của họ rằng không nên mua sắm sản phẩm/dịch vụ của bạn. Vì thế, khi có một khách hàng phàn nàn, bạn đừng coi đó là một sự phiền toái và hãy coi đó là một “cơ hội vàng” để thay đổi suy nghĩ của khách hàng về bạn, đồng thời giữ chân họ ở lại lâu dài với công ty bạn.

Thậm chí cả những sản phẩm/dịch vụ tốt nhất vẫn đôi khi nhận được những lời phàn nàn. Dưới đây là các cách thức để bạn đương đầu với những lời chê trách hay kêu ca từ phía khách hàng:

24. Cứ để khách hàng trút hết những bực bội của họ.

25. Không bao giờ được tranh cãi với khách hàng.

26. Đừng bao giờ nói với khách hàng rằng “Thật ra quý vị chẳng có vấn đề gì cả”. Đó là những từ ngữ không thích hợp chút nào.

27. Trình bày quan điểm của bạn theo cách lịch sự nhất mà bạn có thể.

28. Nhận trách nhiệm giải quyết vấn đề và đừng đưa ra nhiều lý do để biện minh. Việc một nhân viên bị ốm hay lỗi do nhà cung cấp không phải là mối quan tâm của khách hàng.

29. Mau chóng hành động để giải quyết vướng mắc cho khách hàng, đưa ra một giải pháp và sau đó thực hiện đúng những gì đã cam kết. Bạn chỉ nên trì hoãn thực hiện nếu việc này khiến tình hình càng trở nên tồi tệ hơn.

30. Tăng thêm quyền hạn cho các nhân viên bán hàng để họ có thể linh động giải quyết các phàn nàn của khách hàng. Trong chừng mực nào đó, nhân viên bán hàng được phép vi phạm đôi chút các quy định của công ty để khiến khách hàng vừa lòng. Nếu bạn cảm thấy việc này không thích hợp, thì bất kể lúc nào bạn hay các nhà quản lý có thẩm quyền khác đều phải sẵn sàn giúp đỡ nhân viên bán hàng giải quyết các khúc mắc cho khách hàng.
Với những cách thức trên, không sớm thì muộn, bạn sẽ thu phục được nhân tâm mọi khách hàng. Họ sẽ ưa chuộng và thường xuyên sử dụng sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp. Không những thế, ngày một nhiều khách hàng mới sẽ biết đến tiếng tăm của công ty bạn nhờ những lời giới thiệu về bạn của các khách hàng mà bạn đã thu phục được nhân tâm.