Phần mềm CRM cho quản lý dự án (CRM eTimeSheets)

Các vấn đề trong việc quản lý dự án

- Một công ty trong 1 thời điểm thường có rất nhiều dự án. Vậy làm sao bạn có thể kiểm soát được:

Tình hình dự án của mình đang đến giai đoạn nào,
Chi phí và nhân sự tham gia dự án ra sao,
Lãi lỗ của 1 dự án ngay tại 1 thời điểm bất kỳ,
1 nhân viên có thể thực hiện được bao nhiêu dự án trong 1 khoảng thời gian…v.v…

- Khi có một yêu cầu báo cáo về dự án được đặt ra, làm sao để bạn có được những thông tin nhanh nhất và chính xác nhất để báo cáo của cấp trên.
- Làm sao kiểm soát được hoạt động của nhân sự tham gia dự án?
- Làm sao để biết được tổng thời gian nhân sự đó đã tham gia 1 dự án hoặc nhiều dự án.
- Làm sao biết được tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên trong tháng, năm.
- Các báo cáo, thống kê tự động?
- Với việc nghỉ phép:

Ở cấp độ nhân viên: nếu bạn không có mặt trong công ty liệu bạn có thể xin nghỉ phép với 1 qui trình nghỉ phép chặc chẽ không? Hay bạn phải làm thủ công như viết email, nhắn tin hoặc gọi điện cho cấp trên của mình theo 1 qui trình thủ công (viết đơn, trình duyệt, chờ đợi sự chấp nhận của cấp trên…)
Ở cấp độ quản lý: Nếu bạn là người thường xuyên ra ngoài gặp khách hàng, đối tác,….Việc duyệt ngày nghỉ phép cho nhân viên của bạn cũng là cả 1 vấn đề khi bạn không có mặt ở văn phòng.

Giải pháp duyệt ngày phép online này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó tức thời và nhất quán mọi lúc mọi nơi chỉ cần bạn truy cập được internet.

Đi từ các vấn đề thực tiễn, chúng tôi đã xây dựng và cho ra đời sản phẩm SugarCRM-eTimeSheet, chúng tôi tin rằng sản phẩm sẽ giúp quí vị giải quyết được các vấn đề khó khăn đã nêu trên.

Các tính năng chính của sản phẩm

1/ Quản lý dự án (Projects):
- Quản lý thông tin chi tiết của dự án: Mã dự án, tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trưởng dự án, khách hàng, tình trạng, ghi chú.
- Quản lý nhân viên tham gia dự án.
- Quản lý chi tiết công việc thực hiện của dự án (Project Tasks) đó.
- Quản lý thời gian thực hiện dự án dự kiến và thực tế của từng nhóm tham gia dự án.
- Quản lý chi phí phát sinh(chi phí tiếp khách, chi phí công tác,…) dự kiến và thực tế.
- Quản lý lý hóa đơn dự kiến và thực tế (quản lý chi tiết từng lần thanh toán của khách hàng).

2/ Quản lý nghỉ phép online của nhân viên:
- Nhân viên có thể tự vào đăng ký ngày nghỉ phép cho riêng mình.
- Cấp quản lý được phép duyệt ngày nghỉ của nhân viên mình (chấp nhận hoặc không chấp nhận).
- Phân hệ nghỉ phép có mối liên hệ chặt chẽ với phân hệ TimeSheet: khi ngày nghỉ phép được duyệt thì tự động chương trình sẽ chuyển sang phân hệ timesheet với nhận dạng bằng màu sắc giúp nhân viên có cái nhìn trực quan và chính xác về ngày nghỉ của mình.Ở cấp quản lý bạn có thể dễ dàng biết được tổng quan về số ngày nghỉ của toàn bộ nhân viên trong công ty hoặc của từng người cụ thể.

3/ Quản lý khách hàng & người liên hệ (Account & Contact):
- Thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch với khách hàng (khách hàng này có bao nhiêu dự án)
- Quản lý người liên hệ bên khách hàng: gởi thiệp chúc mừng khi tới ngày sinh nhật của người liên hệ bên khách hàng.
- Cảnh báo tự động: cảnh báo các công ty đã lâu không liên hệ.

4/ Quản lý TimeSheet của nhân viên:
- Nhân viên cập nhật thời gian thực hiện dự án mình tham gia mỗi ngày.
- Sau khi cập nhật dữ liệu thành công hệ thống sẽ tự động chuyển đổi màu của ngày đã được cập nhật.
- Hệ thống tự động cảnh báo và không cho nhân viên cập nhật thời gian thực hiện dự án lớn hơn ngày làm hiện tại.

5/ Báo cáo, thống kê về:
- Thông kê thời gian dự kiến (estimation) của từng dự án.
- Thống kê thời gian làm thực tế của từng người tham gia dự án.
- Báo cáo chi tiết độ chênh lệch giữa thời gian dự kiến (estimation) và thời gian thực tế làm dự án của mỗi nhân viên.
- Báo doanh thu và lời lỗ của 1 dự án hoặc nhiều dự án trong 1 khoảng thời gian nào đó.
- Báo cáo chi tiết quá trình thanh toán của từng dự án trong 1 khoảng thời gian bất kỳ.
- Báo cáo chi tiết từng ngày về thời gian thực hiên trong tháng (theo nhân viên, theo dự án).

6/ Các tính năng tiện ích:
- Toàn bộ báo cáo đều Export to Word (giảm thiểu công việc mang tính chất “paper work”)
- Tìm toàn cục (Global Search): tìm nhanh nhiều đối tượng Account, Contact, Projects.- Ngoài ra, phần mềm còn nhiều tính năng tiện ích khác như lịch làm việc, tài liệu chia sẻ chung,….
- Hệ thống truy vấn dữ liệu động:

Bạn có thể kết hợp nhiều tiêu chí search khác nhau để cho ra các mẫu biểu tức thời, đáp ứng yêu cầu của cấp trên.
Các biểu mẫu này bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh số cột xuất hiện cho phù hợp với đặc thù của mình.
Bạn có thể lưu các tiêu chí này cho lần sau nếu như công việc trích lọc này lặp đi lặp lại thường xuyên.
Đặc biệt hơn nữa bạn hoàn toàn có thể kết xuất kết quả truy vấn này ra excel.

Tại sao bạn nên chọn “SugarCRM-eTimesheet” của chúng tôi?

- Chạy online. Truy cập bất kì đâu, bất cứ khi nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài khả năng chạy online, phần mềm vẫn có thể cài đặt để chạy trong nội bộ công ty (offline).

- Chuẩn hóa mang tính toàn cầu: Sugar được nghiên cứu, phát triển và ra đời tại Mỹ – nơi có hàng kinh tế phát triển hàng đầu thế giới và là thị trường đã ứng dụng sản phẩm CRM trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ rất lâu vì thế bản thân Sugar khi ra đời đã mang tính chuẩn hóa rất cao. Ngày nay, với đặc tính tùy biến linh động, đa dạng ngôn ngữ, chi phí thấp và độ ổn định cao đã giúp Sugar ngày càng có một cộng đồng người dùng đông đảo trên phần lớn các quốc gia.

- Tăng hiệu quả làm việc: ghi nhận các tác vụ, công việc của nhân viên, có chức năng cảnh báo khi tác vụ sắp hết hạn.

- Khả năng tùy biến, mở rộng linh hoạt theo mô hình, quy trình nghiệp vụ công ty. Phần mềm chúng tôi đặc biệt có thế mạnh trong khía cạnh linh hoạt, mở rộng, thu nhỏ phần mềm theo mô hình công ty. Tùy theo nhu cầu khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp phần mềm phù hợp nhất.

- Phân quyền dữ liệu chặt chẽ và theo mô hình của công ty.
- Chạy trên mọi nền tảng hệ điều hành (HĐH).
- Và còn nhiều tiện ích khác nữa…

Giao diện tham khảo