7 Lời Khuyên Để Áp Dụng Hệ thống CRM Thành Công

Trong một bài viết trước đây, tôi đã chia sẻ một số lời khuyên giúp bạn sắp xếp lại ngày làm việc một cách hiệu quả – 8 Cách Phần Mềm CRM Có Thể Giúp Bạn Cắt Giảm Chi Phí Kinh Doanh. Những chia sẻ đó dành cho các cá nhân, trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ những lời khuyên dành cho các doanh nghiệp.

Dù bạn có nhờ đến sự giúp đỡ của các công ty cung cấp giải pháp CRM hay không thì bạn vẫn nên có một sự chuẩn bị kĩ càng hơn cho những thử thách mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình triển khai CRM:

• CRM sẽ cần đến những nguồn lực nào?
• Bạn cần có những thay đổi gì trong công ty?
• Những mục tiêu/lợi ích bạn muốn đạt được từ hệ thống CRM là gì?
• Bạn muốn lưu trữ dữ liệu trên đám mây hay trên máy chủ?

Customer Relationship Management

Khi bạn áp dụng một hệ thống CRM mới, điều này đồng nghĩa với việc cả công ty cần phải cùng sử dụng hệ thống này. Do vậy rất cần đến sự kết hợp giữa những văn bản hướng dẫn chính thức với sự tham gia của từng cá nhân trong công ty. Vai trò của một người quản lí dự án là rất quan trọng, và lời khuyên để thành công là việc giao tiếp nội bộ hiệu quả. CRM không chỉ là công nghệ, nó còn là chiến lược và triết lí kinh doanh. Dưới đây là 7 lời khuyên cần phải xem xét khi bắt đầu sử dụng hệ thống CRM:

1. Phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc:

Bất cứ dự án nào liên quan đến tất cả các phòng ban của một công ty đều cần đến sự hỗ trợ của ban giám đốc, nhưng để thực sự hiệu quả và xây dựng được uy tín, những người lãnh đạo công ty đóng vai trò rất quan trọng. Giám đốc điều hành là người điều chỉnh văn hóa doanh nghiệp và các luồng ý kiến trong công ty; và việc ban quản trị công ty đang sử dụng hệ thống mới sẽ tạo hiệu ứng tốt cho toàn bộ công ty. Chính vì vậy, hãy để các quản lí cấp cao tham gia dự án triển khai CRM.

2. Lựa chọn người quản lí dự án giỏi:

Khi bạn bắt đầu triển khai hệ thống CRM, người quan trọng nhất là người quản lí tổng thể và xúc tiến tiến độ dự án. Người quản lí dự án nên phát triển dự án theo từng bước để đạt được mục tiêu tổng thể. Người này không nhất định phải là người đang giữ chức vụ quản lí trong công ty. Một nhân viên nhiệt tình, có đam mê và cẩn trọng sẽ là ứng viên sáng giá cho vị trí này.

3. Chọn ra những Siêu người dùng (Super-user):

Siêu người dùng không chịu trách nhiệm như một người quản lí dự án. Người này là một nhân viên trong công ty được phân công trở thành Super-user của hệ thống mới. Anh/cô ấy đơn giản chỉ yêu thích CRM và muốn học hỏi mọi thứ về hệ thống mới. Khi những nhân viên trong công ty của bạn gặp vấn đề với việc sử dụng CRM hay cần giúp đỡ, Siêu người dùng sẽ xuất hiện với vai trò là người giải quyết được tất cả mọi vấn đề liên quan. Super-user cũng thường giữ liên lạc với công ty cung cấp giải pháp CRM, và sẽ là người đầu tiên nhận những thông tin cải tiến hay biết về những phiên bản CRM sắp được triển khai.

4. Ra mắt một cách mạnh mẽ:

Đối với những nhân viên kinh doanh bất động sản, là “Địa điểm” là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tương tự như vậy đối với những người quản lí CRM động lực nên la yếu tố hàng đầu cho việc triển khai. Hãy xem CRM như một sản phẩm bạn cần phải tiếp thị trong nội bộ doanh nghiệp. Vai trò của truyền thông nội bộ thường không được chú trọng, nhưng khi triển khai hệ thống CRM mới, khách hàng của bạn chính là các nhân viên trong công ty. Một số gợi ý: đặt một tiêu đề hấp dẫn trên mạng nội bộ của công ty; treo một Poster; in những chiếc áo thun đặc biệt, hay có thể là một buổi tiệc đánh dấu sự khởi đầu mới. Không cần phải quá tốn kém, nhưng hãy làm điều gì đó mới mẻ để báo cho nhân viên của bạn biết rằng hệ thống CRM đã sẵn sàng cho mọi người trong công ty sử dụng và tạo hứng khởi cho họ.

Và nhớ đừng ngủ quên trên chiến thắng. Đây sẽ là lúc để bạn thực hiện một vài “cuộc vận động hành lang”. Bạn có thể đi khắp công ty và hỏi nhân viên họ cảm nhận như thế nào về CRM và đề nghị họ chia sẻ về cách mà CRM đã giúp họ làm việc tốt hơn.

5. Đưa ra những hướng dẫn nội bộ:

Một hệ thống CRM chỉ có giá trị khi liên tục được cập nhật dữ liệu. Do đó, việc thiết lập những hướng dẫn chung là vô cùng cần thiết. Nhân viên của bạn cần biết cách làm thế nào để đưa dữ liệu mới vào hệ thống hay những bước cần làm để nhập vào thông tin của một đơn hàng đã hoàn chỉnh. Cụ thể, nếu các nhân viên bán hàng Trine, Steven và Marie đều nhập thông tin bán hàng của họ vào hệ thống CRM, nhưng Michael lại không làm điều này thì người quản lý sẽ rất khó khăn để có một thống kê chính xác với doanh số bán hàng. Các hướng dẫn trên nên được ghi lại bằng văn bản hoặc xuất bản trên mạng nội bộ.

6. Chú trọng công tác huấn luyện và đào tạo:

Không có ai giống nhau cả. Một số người ngay lập tức thử nghiệm và sử dụng hệ thống CRM, một số khác sẽ hoài nghi tác dụng thật sự của hệ thống mới này. Quản lý dự án cần phải có chiến lược để làm việc với cả hai nhóm người sử dụng. Bạn có thể đặt hàng các công ty cung cấp giải pháp CRM đào tạo cho nhân viên mình, hoặc sử dụng các Siêu người dùng để đào tạo lại cho nhân viên của mình. Bạn cũng nên đưa một bản hướng dẫn sử dụng CRM vào chương trình đào tạo nhân viên mới. Nhân viên mới sẽ được định hình và đi đúng hướng bạn mong muốn.

7. Đưa ra các chiến lược phù hợp:

CRM, như đã đề cập ở phần trước, không chỉ là công nghệ mà còn là một triết lí kinh doanh. Khi bạn triển khai CRM trên toàn công ty, hãy cân nhắc đến những thói quen làm việc mà nhân viên của bạn sẽ cần phải thay đổi để phù hợp với mô hình mới. Đây là một thách thức lớn, đòi hỏi bạn cần vạch ra những chiến lược tỉ mỉ để đối phó với thái độ tiêu cực từ nhân viên.

Trên thực tế, dù trong vòng mười năm qua có rất nhiều bài viết về CRM đã làm rõ quan điểm: CRM không phải chỉ là một công cụ bán hàng,  nhiều người vẫn nghĩ như vậy. Bạn có thể gặp thái độ như “Tôi không có nhu cầu dùng CRM vì tôi làm trong lĩnh vực tài chính tài chính” hoặc “Tôi sẽ dễ dàng tự tìm thấy tất cả các email của tôi được lưu trong Outlook mà không cần trợ giúp từ CRM”

Hãy luôn sẵn sàng! Tôi có thể cung cấp cho bạn rất nhiều lý do để triển khai một hệ thống CRM, nhưng theo quan điểm của tôi, lí do đầu tiên là: Hệ thống CRM đảm bảo tất cả các tài liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu chung thuộc sở hữu của công ty.

Kết luận:
Yếu điểm của tất cả các hệ thống IT là sự không thân thiện với người sử dụng. Công nghệ là nhân tố quan trọng, nhưng thiết kế và sự thân thiện với người dùng cũng quan trọng không kém để đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẽ yêu thích hệ thống CRM mới, và từ đó bạn mới có thể chứng kiến kết quả từ việc đầu tư mới của mình.

10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm CRM mang lại cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì việc hoàn thiện hệ thống dịch vụ chăm sóc khách hàng, tăng tiện ích và sự hài lòng của khách hàng là công việc quan trọng. Đây chính là chìa khoá để thu hút những khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, tăng cường sức cạnh tranh, hạn chế tình trạng khách hàng ồ ạt bỏ đi. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại nhiều doanh nghiệp, việc ứng dụng phần mềm CRM vào trong công việc quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng vẫn chưa được quan tâm và đầu tư vì họ chưa thấy được 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm CRM.  Chính vì vậy nên dẫn đến những bất cập trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số những thực trạng và bất cập trong các doanh nghiệp hiện nay:

• Dữ liệu về thông tin khách hàng thường được lưu trữ chủ yếu trên giấy tờ, Excel hoặc Word.
• Việc sử dụng, tra cứu, tham khảo các số liệu gặp khó khăn.
• Tăng chi phí khi lưu trữ hồ sơ bằng văn bản: chi phí giấy tờ, chi phí in ấn…..
• Số liệu lưu trữ bằng Word, Excel có độ an toàn không cao, rất dễ có khả năng mất thông tin và bị hỏng do virus máy tính.
• Việc tạo lập, đưa ra các báo cáo đột xuất hoặc báo cáo phân tích tổng hợp khó thực hiện và tốn nhiều thời gian, nhân lực.
• Việc chia sẻ thông tin chưa nhanh chóng và hiệu quả.
• Khó khăn trong việc sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện công việc
• Không duy trì tính liên tục trong kinh doanh khi có sự thay đổi về nhân sự

CRM đã ra đời nhằm giải quyết các vấn đề bất cập và khó khăn trên. CRM là một công cụ mang tính công nghệ cao. CRM không đơn thuần chỉ là sự ghi nhận thông tin khách hàng mà còn là một hệ thống tổng thể giúp các nhà quản trị theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên dưới đây chúng tôi liệt kê 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm CRM mang lại cho 1 doanh nghiệp đã được OnlineCRM chọn lọc và đúc kết từ kinh nghiệm sau hơn 5 năm tư vấn và triển khai phần mềm CRM cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ.

Đối với khách hàng

1. CRM cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi sẵn sàng chăm sóc khách hàng với những dịch vụ tốt nhất được đưa ra dựa trên sở thích cũng như mong muốn của khách hàng. Góp phần thúc đẩy mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp. Khách hàng cũ của bạn cảm thấy những gì liên quan đến yêu cầu và mục đích của họ được bạn quan tâm một cách nghiêm túc như: Ngày sinh, Sở thích, Nhu cầu…

Đối với doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin về khách hàng của họ, những thông tin này luôn là những thông tin cần thiết để một doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích và từ đó tìm ra cơ hội kinh doanh với khách hàng.

3. CRM giúp doanh nghiệp giữ khách và lòng trung thành của khách hàng được nâng cao.

4. CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai.

5. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRM là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất.

6. Giảm chi phí – Tăng lợi nhuận. Giảm thiểu các phần mềm ứng dụng khác chồng chéo và không thống nhất, gây khó khăn trong việc sử dụng và và tốn chi phí đầu tư

Đối với nhà quản lý

7. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRM là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất. Giúp doanh nghiệp so sánh tình hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đoán tương lai. Doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Thiết lập, quản lý và theo dõi tất cả các thông tin về chiến dịch sao cho hiệu quả nhất.

Ở một cấp độ cao hơn của CRM, CRM còn hỗ  trợ nhà quản lý ra quyết định bằng các báo cáo phân tích, thống kê (tổng hợp và chi tiết của mình) liên quan tới các đối tượng khách hàng, doanh số, hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Đối với nhân viên kinh doanh

8. CRM còn là một môi trường làm việc hết sức lý tưởng, CRM tạo ra một trường làm việc hết sức tập trung và chia sẻ tốt thông tin dựa trên dữ liệu về khách hàng đã được lưu trữ.

9. CRM cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên quản lý và nắm rõ thông tin của từng khách hàng tiềm năng và khách hàng để có thể liên hệ và chăm sóc kịp thời tạo uy tín cho khách hàng và giữ chân khách hàng lâu dài.

10. Giảm nhầm lẫn – Tăng hiệu quả. Giảm giờ làm – tăng hạnh phúc. CRM giúp bố trí, sắp xếp lên lịch làm việc để tránh trùng lặp thời gian. CRM cho phép quản lý và theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong công ty, giúp đặt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu và bạn đã thực hiện chưa hay đã quên mất…

Trên đây OnlineCRM đã đề cập đến 10 lợi ích thiết thực nhất của phần mềm CRM mang lại cho doanh nghiệp, nếu bạn có thêm lợi ích thiết thực nào của phần mềm CRM cho doanh nghiệp. Hãy cho chúng tôi, cty OnlineCRM biết bằng cách để lại bình luận tại đây nhé!!!