PHẦN MỀM CRM – NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT

1. TỔNG QUAN

Là một doanh nghiệp trong cộng đồng hàng trăm ngàn doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi hiểu rằng quá trình phát triển của mình chính là quá trình truyền tải và gia tăng giá trị cũng như sự hài lòng cho khách hàng. Để làm được việc này, chúng tôi sử dụng phần mềm CRM – sản phẩm do chính chúng tôi xây dựng và không ngừng cải tiến để đáp ứng tốt hơn những biến động không ngừng của thị trường, khoa học quản trị và công nghệ thông tin.

Chúng tôi là đề cao tính khoa học, quy trình hóa và đơn giản hóa để phần mềm CRM trở thành công cụ tồn tại đồng nhất với hệ thống bán hàng của doanh nghiệp. Khoa học quản trị kết hợp với công cụ tự động hóa chắc chắn sẽ giúp nâng cao năng xuất và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Triết lý thiết kế của chúng tôi là “Kiểm soát trong tự do” và mục tiêu chúng tôi hướng tới là giúp nhà quản trị thực sự tự do cho các chiến lược phát triển doanh nghiệp chứ không phải mất thời gian với công tác quản trị hằng ngày.

2. TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG CRM

• Số hóa cơ sở dữ liệu khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng thống nhất, có tổ chức, dễ dàng phân loại và tìm kiếm. Tập trung thống nhất các nguồn dữ liệu khách hàng hiện tại của toàn doanh nghiệp.
• Tái sử dụng nguồn dữ liệu khách hàng khi cần phát triển thị trường cho các sản phẩm mới.
• Tự động hóa, đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kinh doanh trong các công việc hàng ngày
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nhờ tự động hóa các công việc chăm sóc.
• Phân loại, tổ chức dữ liệu khách hàng một cách khoa học, chuyên nghiệp.
• Thống kê, phân tích tình hình khách hàng, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
• Đơn giản hóa quá trình marketing (bao gồm cả email marketing, sms marketing và marketing truyền thống) bằng việc tái sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng đã xây dựng với các công cụ tích hợp sẵn trên phần mềm.
• Đơn giản hóa công tác quản lý nội bộ, giảm thời gian báo cáo giữa các bộ phận.
• Xây dựng môi trường làm việc online, chuyên nghiệp, kiểm soát tại mọi nơi, mọi lúc trên internet.

3. LỢI ÍCH CÁC BỘ PHẬN

Đối với nhà quản lý:

• Theo dõi được toàn bộ tình hình kinh doanh của công ty thông qua những con số trực quan như cơ hội, doanh số, công nợ, chi phí, hiệu quả bán hàng, … Các thông tin được xây dựng theo chỉ số KPI và hiển thị dạng biểu đồ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và trực quan.
• Hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định kinh doanh nhờ các con số chính xác về tình hình bán hàng, khách hàng và thị trường.
• Theo dõi và đánh giá được hiệu quả của cán bộ kinh doanh, mức độ hoàn thành doanh số và công việc được giao, đưa ra các hỗ trợ kịp thời để thúc đẩy quá trình kinh doanh của nhân viên.
• Số hóa toàn bộ dữ liệu khách hàng, thuận tiện cho việc khai thác, lưu trữ qua các năm và tra cứu/so sánh khi cần thiết.

Đối với nhân viên kinh doanh:

• Đơn giản hóa, tự động hóa công việc kinh doanh hàng ngày, loại bỏ giấy tờ và các báo cáo thủ công nhờ đó có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc chính của mình.
• Đánh giá được hiệu quả kinh doanh của bản thân, dự tính mức thu nhập, khả năng hoàn thành doanh số, rèn luyện khả năng làm việc có kế hoạch.

Đối với Doanh nghiệp:

• Nâng cao tối đa chất lượng dịch vụ khách hàng nhờ việc kiểm soát thường xuyên các hoạt động giao tiếp với khách hàng, ghi nhận và xử lý các phản hồi của khách hàng, …
• Xây dựng môi trường làm việc online, chuyên nghiệp, kiểm soát tại mọi nơi, mọi lúc trên internet hoặc qua thiết bị di động.
• Bảo mật dữ liệu khách hàng, hợp đồng bằng việc mã hóa toàn bộ các thông tin nhạy cảm.
• Lợi ích lớn nhất: Đạt được sự thỏa mãn của khách hàng từ đó hoàn thành mục tiêu TĂNG DOANH THU – GIẢM CHI PHÍ !
• CRM số hóa toàn bộ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp theo các quy trình được thiết lập khoa học, giúp doanh nghiệp xây dựng tri thức về khách hàng và thị trường! Phần mềm CRM là công cụ Tất Cả Trong Một với đầy đủ các vũ khí của người kinh doanh trong nền kinh tế tri thức: Email – SMS – Mobile/ Internet – Làm việc cộng tác

4. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT

Hướng đến khách hàng: Phần mềm CRM cung cấp cái nhìn toàn diện về mỗi khách hàng, qua đó có thể phân loại khách hàng thành nhóm với các tiêu chí khác nhau, định ra các chính sách riêng đối với từng nhóm khách hàng đó. Với phần mềm CRM bạn có thể biết được một khách hàng đã mua hàng của mình từ bao giờ, đã dành bao nhiêu tiền để mua hàng hóa của bạn, họ có thỏa mãn với sản phẩm và dịch vụ của bạn không, họ có mong muốn và nhu cầu gì thêm nữa không, … CRM sẽ thiết lập các kênh giao tiếp với khách hàng như email, gọi điện, nhắc nhở những dịp kỷ niệm của khách hàng cũng như cung cấp công cụ để bạn kiểm soát quá trình thực thi của bộ phận kinh doanh, từ đó khách hàng của bạn sẽ luôn được chăm sóc tốt nhất, thỏa mãn tốt nhất.

Tự động hóa các quy trình kinh doanh: CRM không chỉ là việc ghi chép thông tin về khách hàng mà còn đóng vai trò là văn phòng kinh doanh trực tuyến của bạn. Với các tính năng của một hệ thống làm việc cộng tác, CRM giúp nhanh chóng tổ chức phòng kinh doanh trực tuyến, tạo các nhóm bán hàng với sự phân công công việc và kiểm soát tối đa tới từng nhóm, từng nhân viên kinh doanh ngay trên hệ thống.

Tính năng đa dạng: CRM cung cấp cho bạn các tính năng đa dạng từ việc quản lý nội bộ như tổ chức bộ phận kinh doanh, sản phẩm, nhà cung cấp, … đến việc quản lý chi tiết thông tin về khách hàng, hợp đồng, sản phẩm, đối tác, ước tính doanh thu/chi phí, thống kê kết quả kinh doanh…

Đơn giản hóa tối đa: phần mềm CRM được thiết kế theo hướng đơn giản hóa tối đa, ứng dụng các công nghệ mới nhất để công nghệ thông tin thực sự là công cụ hữu ích chứ không phải là gánh nặng cho doanh nghiệp hay gia tăng sự phụ thuộc vào công nghệ của doanh nghiệp. Thời gian của bạn hãy dành tối đa cho khách hàng của bạn – đó là tiêu chí thiết kế của CRM.

Chuyên nghiệp: việc ứng dụng phần mềm CRM vào công tác quản lý sẽ khẳng định và nâng cao hơn nữa môi trường làm việc chuyên nghiệp của mỗi doanh nghiệp, từ đó góp phần nâng cao uy tín và vị thế của công ty trước khách hàng và chính các nhân viên của mình.

Triển khai linh hoạt: CRM là ứng dụng dạng web-based do vậy bạn có thể cài đặt trên môi trường internet để truy cập ở mọi nơi, mọi lúc. CRM cũng có thể cài đặt trong mạng nội bộ của doanh nghiệp để đạt được tốc độ truy cập tối đa.

SỬ DỤNG CRM HIỆU QUẢ NHƯ JOHN LEWIS

CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) đang trở thành một công cụ được các giám đốc marketing (CMO) trên thế giới ưa chuộng để thực hiện các chiến lược tiếp thị với mục tiêu để khách hàng làm trung tâm.

Một lần nữa quy tắc 80/20 lại chính xác khi những báo cáo thống kê đã chỉ ra rằng, 20% lượng khách hàng cũ sẽ mang lại tới 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, các chuyên gia marketing tại các thương hiệu nổi tiếng toàn đang quan tâm đến việc duy trì lượng khách hàng trung thành thay vì theo đuổi mục đích thu hút thêm nhiều người tiêu dùng.

Để thực hiện được điều này, các CMO quyết định đầu tư nhiều hơn vào công cụ CRM (Customer relationship management) nhằm quản lý các thông tin khách hàng gắn bó với hãng một cách hiệu quả, đồng thời đưa phương thức trở thành một xu thế mới trong các chiến lược quảng bá của các nhãn hàng.

CRM là một khái niệm không mấy xa lạ với những người trong ngành marketing, đây được coi là phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Do các thống kê cho thấy trung bình chi phí tìm kiếm và thu hút khách hàng nhiều hơn gấp 6 lần so với việc duy trì khách hàng, cộng thêm việc một khách hàng không thoả mãn sẽ chia sẻ sự khó chịu của họ cho từ 8 đến 10 người khác khiến các nhãn hàng giờ đây không còn quá quan tâm đến việc mở rộng phân khúc hay thị trường khách hàng mới. Thay vào đó, họ lên các kế hoạch nhằm giữ chân các khách hàng trung thành càng lâu càng tốt.

Một trong những thương hiệu lớn trên thế giới rất coi trọng đầu tư CRM là John Lewis – chuỗi cửa hàng bán lẻ nổi tiếng của Anh. Theo Chris Bates, giám đốc marketing tại John Lewis, CRM đã được phát triển như một chiến lược quan trọng của hãng trong nhiều năm, và hiện đang được áp dụng ngày càng nhiều.

Điển hình, khi John Lewis khai trương cửa hàng của mình ở Stratford vào năm 2011, nhãn hàng không quảng cáo quá rầm rộ mà chủ yếu cung cấp thông tin qua các kênh liên lạc với các khách hàng thân thiết.

Đặc biệt, khi ra mắt một chi nhánh tại Birmingham trong năm nay, chiến dịch mang tên “John Lewis của tôi” đã được triển khai bởi các thành viên đầu tiên tham gia chương trình khách hàng trung thành của thương hiệu này.

Các khách hàng tham gia cảm thấy mình được trân trọng khi luôn được nhớ tới trong bất cứ sự kiện trọng đại nào của John Lewis, nhờ vào khả năng quản lý dữ liệu khách hàng của họ. Giờ đây, sự lan tỏa tích cực hoặc tiêu cực giữa các người tiêu dùng với nhau còn mang nhiều sức ảnh hưởng hơn những quảng cáo thông thường.

Ông Bates cũng tuyên bố rằng chương trình “John Lewis của tôi” sắp tới sẽ trở thành một ứng dụng thực sự bên cạnh các tính năng cho phép mua sắm tại hãng bán lẻ này. Động thái này cho thấy John Lewis muốn quan tâm nhiều hơn đến những phản hồi, đánh giá hay theo dõi các hành vi thói quen của khách hàng một cách tốt hơn.

Tương tự như vậy, Marks & Spencer gần đây tuyên bố họ đang có “một cái nhìn mới về lòng trung thành”, đồng thời thành lập một câu lạc bộ mang tên ‘Sparks’ trong tháng 9 vừa qua, bao gồm những khách hàng trung thành nhất của họ.

Các thành viên sẽ tương tác và trao đổi thông tin cũng như ý kiến về sản phẩm với nhau, đồng thời cũng để lại các nhận xét trên các diễn đàn mua sắm. M&S đánh giá chiến lược này thậm chí còn hiệu quả hơn những đợt giảm giá chung chung theo mùa vụ của hãng.

Các chiến dịch dành cho khách hàng trung thành như vậy đòi hỏi khả năng quản lý dữ liệu và quan hệ khách hàng một cách vô cùng chuyên nghiệp, điều mà giới marketing đánh giá cao nhất ở thương hiệu John Lewis. Hầu hết họ đều cho rằng, hãng bán lẻ này có một hệ thống CRM đáng ghen tỵ.

John Lewis sở hữu một hệ thống CRM hoạt động đa kênh, không chỉ hỗ trợ khách hàng mua sắm hay ghi nhận các phản hồi, mà còn tận dụng nó để cho ra đời các dòng sản phẩm.

Các sản phẩm được cải tiến dựa trên đánh giá nhận xét của người tiêu dùng, khi chuẩn bị ra mắt, một lần nữa chính những khách hàng này sẽ kiểm nghiệm để cân nhắc xem chúng có xứng đáng được tung ra và bày bán hay không.

Có thể nói rằng, với thị trường bão hòa như hiện nay khi các phương thức quảng cáo thông thường ngày càng trở nên nhàm chán và sáo rỗng. CRM với mục tiêu đưa khách hàng làm trung tâm, khiến họ cảm thấy bản thân quan trọng sẽ mang lại những kết quả khả quan hơn cho các thương hiệu.

Tổng quan về tình hình sử dụng CRM của các doanh nghiệp Việt Nam

Mỗi cá nhân thường có nguồn database khách hàng riêng, ít chia sẻ. CEO chỉ cần quan tâm đến doanh số bán hàng. Do vậy, việc quan tâm khách hàng sau bán hàng thường được ít quan tâm vì đơn giản là các nhân viên Sale cũng thường thay đổi chỗ làm. Mặt khác, các doanh nghiệp Việt Nam hầu như không có bộ phận R&D, do vậy cũng không có khái niệm lấy nhu cầu khách hàng để làm định hướng sản xuất kinh doanh các sản phẩm của mình. Thông thường mỗi nhân viên marketing hoặc sale luôn có một vùng “an toàn” hay “bí mật” của mình, ít khi chia sẻ, đấy là trở ngại lớn nhất khi áp dụng CRM. Các nhân viên cảm thấy phải gò bó do phải thường xuyên cập nhật dữ liệu thông tin mà không mang lại lợi ích cụ thể thiết thực trước mắt cho mình, nên thường chống đối hay tham gia chiếu lệ. Phần lớn các CEO hiện nay thiếu quan tâm về công cụ CRM.

Các bạn quan tâm có thể tìm hiểu chi tiết bài viết này theo link bên dưới:

Tổng quan tình hình sử dụng phần mềm CRM tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn Theo Sugarcrmvietnam.com