GIẢI PHÁP CRM – TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÀO TẠO

GIẢI PHÁP CRM – TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÀO TẠO

Hãy tưởng tượng bạn mua 1 chiếc xe hơi trước khi có bằng lái, sau đó bạn ngồi phía sau vô lăng và cố tìm ra cách để bạn và chiếc xe về nhà. Chắc chắn bạn sẽ thất bại với ý tưởng đó, mua xe trước khi học lái xe và mang nó về nhà. Không chỉ vậy, bạn có thể sẽ gặp tai nạn vì tông vào xe của người khác, hoặc 1 bức tường, hoặc người đi đường với mật độ dày đặc như ở Việt Nam. Sẽ là 1 tổn thất lớn đối với bạn. Vấn đề là làm cách nào để học lái xe trước khi mua xe. Bạn có tiền nhưng chưa hẳn bạn đã làm chủ được mọi thứ.

Điều này tương tự với việc học hay điều hành một hệ thống. Bạn cần được đào tạo một cách bài bản trước khi được “thả tự do” trên một thiết bị, hệ thống tốn kém, những máy móc tinh vi, hoặc các chương trình phần mềm phức tạp và tốn tiền. Không có sự khác nhau khi ta nói đến ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM), chẳng hạn như phân hệ CRM của phần mềm ERP của Oracle hay SAP, phần mềm vtiger CRM, SugarCRM hay các hệ thống khác sẽ là không đủ nếu chỉ việc bỏ ra một vài tiếng đồng hồ với một người nào đó hiểu tường tận về hệ thống và giải pháp CRM.

Giải pháp phần mềm CRM – Tầm quan trọng của đào tạo

Nhân viên của bạn cần phải được đào tạo dựa vào nhu cầu và cũng như nghiệp vụ chăm sóc và quản lý khách hàng. Dĩ nhiên, sẽ có một chuẩn chung ở một chừng mực nào đó, nhưng chắc rằng nhân viên của bạn cần phải được đào tạo để đáp ứng được yêu cầu từ phía công ty và từ phía hệ thống.

Có thể điều này có nghĩa họ sẽ không được đào tạo 1 vài tính năng của hệ thống CRM. Lý do chính là do công ty của bạn không yêu cầu sử cho module nào đó của hệ thống CRM, và dĩ nhiên việc đào tạo cho họ hiểu rõ và sử dụng các module đó là không thực sự cần thiết và là một sự lãng phí thời gian từ phía họ và phía công ty cung cấp giải pháp CRM.

Bạn sẽ có được một giải pháp CRM phù hợp với công ty của mình khi bạn đã có trong tay một kế hoạch thích hợp để triển khai giải pháp CRM. Đại loại là bạn cần phải có những câu hỏi để nội bộ công ty tham gia trả lời và làm rõ các vấn đề trước khi định nghĩa và tạo ra chiến lược CRM để áp dụng phần mềm CRM và giải pháp của nó vào mô hình hoạt động của công ty. Những câu hỏi này có thể liên quan đến lý do như sản phẩm của công ty, đối tượng khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các nỗ lực tiếp thị hiện hành có mang lại hiệu quả…

Bước tiếp theo để đảm bảo một phần việc đào tạo sử dụng phần mềm quản lý là tìm một công ty tư vấn CRM tốt. Họ sẽ phân tích cẩn thận các nhu cầu của công ty bạn, họ cũng sẽ dự kiến và phát hiện ra các quy trình liên quan đến doanh số bán hàng và hoạt động tiếp thị của công ty bạn.

Bất kỳ một công ty tư vấn CRM tốt nào cũng phải làm rõ các yêu cầu của doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó họ sẽ lập ra các kế hoạch, chiến lược cũng như tùy chỉnh lại phần mềm nhằm đạt được kết quả tốt trong quá trình đào tạo giải pháp phần mềm CRM cho doanh nghiệp. Một khi nhà cung cấp giải pháp, phần mềm CRM được trang bị các thông tin chuẩn xác và phù hợp thì họ có thể đưa ra một chương trình đào tạo cũng như tùy chỉnh sản phần phần mềm CRM sao cho phù hợp với doanh nghiệp như đã trình bày ở trên.

Việc này vô cùng quan trong trong giai đoạn thu thập thông tin, để đảm bảo rằng mọi thứ được đảm bảo chạy đúng, và trùng khớp dữ liệu từ phía doanh nghiệp và giải pháp CRM. Cho dù phần mềm CRM hoàn toàn có thể tùy chỉnh để phù hợp với dữ liệu khách hàng ngay tức thời, nhưng cũng cần phải làm rõ mọi thông tin. Sự phối hợp là điều không thể thiếu trong quá trình triển khai giải pháp và phần mềm quản lý khách hàng. Sẽ có một lợi thế rất lớn sau khi giai đoạn thu thập thông tin và xử lý thông tin hoàn tất. Nó cho phép chúng tôi đào tạo nhân viên của bạn trên một dữ liệu thực, và một môi trường phần mềm CRM thực sự, sẽ dễ dàng hơn cho việc tiếp nhận thông tin với những dữ liệu khách hàng đã có từ trước đó. Mọi thứ sẽ giống như việc ôn tập lại bài cũ.

Nhân viên tham gia đào tạo sử dụng phần mềm CRM sẽ chỉ sử dụng 4 tiếng làm việc/1 ngày của mình để truyền đạt và hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM bao gồm các ứng dụng dựa trên nền tảng WEB hay FORM thay vì phải đào tạo cả ngày. Điều này là hợp lý vì chúng tôi cũng nghiên cứu và hiểu được chiều sâu của giải pháp và sự chú ý của nhân viên công ty. Việc đào tào sẽ khó khăn nếu kéo dài 3 hoặc 4 tiếng đồng hồ, sự chú ý và tập trung sẽ tỉ lệ nghịch với độ dài thời gian trong 1 buổi tư vấn đào tạo. Một đơn vị triển khai CRM tốt là một đơn vị hiểu việc truyền đạt ngắn gọn, dễ hiểu, lôi cuốn sẽ làm cho thông tin trở nên có giá trị và được giữ lại theo cách này.

Bất kỳ công ty tư vấn giải pháp có kinh nghiệm nào khi tiến hành đào tạo, họ sẽ biết cách, và cẩn thận quan sát tất cả các nhân viên trong khi họ đang được đào tạo, và do đó có thể cung cấp cho bạn những lời khuyên giá trị như cần thiết để tiếp tục đào tạo nữa hay không, nhằm giảm thiểu chi phí đào tạo cho doanh nghiệp bạn.

5 lợi ích mà Phần mềm CRM mang lại cho Doanh nghiệp

Ở các nước phát triển, gần như 100% doanh nghiệp sử dụng phần mềm CRM. Còn tại Việt Nam, nếu bạn là Giám đốc hay chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn đang băn khoăn trước khi ra quyết định có đầu tư vào một phần mềm CRM hay không thì đây có thể là vài lời khuyên hữu ích giúp các ông chủ sớm có câu trả lời.

Lợi ích của CRM

1) Một vốn bốn lời

 Chi phí đầu tư cho phần mềm CRM là rất hợp lý ở thời điểm hiện tại.

Việc ứng dụng phần mềm có hai kết quả, thứ nhất nâng cao năng suất lao động, thứ hai là mang lại lợi nhuận nhưng không đầu tư thì chắc chắn sẽ không thu được gì. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải chuyện không có khả năng đầu tư mà là họ chưa ý thức được giá trị của đầu tư mang lại và giá trị của sở hữu trí tuệ mà họ cần phải đầu tư vào như là phần mềm. Nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa ý thức được khi đầu tư vào phần mềm họ nhận được cái gì.

Ví dụ đơn giản là với nhà sản xuất nếu bảo họ đầu tư một cái máy, tăng gấp đôi năng suất đầu ra của họ thì họ đầu tư dễ dàng nhưng nếu bảo họ đầu tư vào một phần mềm để giúp cho họ nâng doanh số bán hàng thì vì họ quen việc tính toán với cái máy nhưng với phần mềm để nhìn ra được kết quả thì ko phải ai cũng làm được.

 Vậy làm thế nào để tính toán được giá trị mang lại từ việc đầu tư vào hệ thống phần mềm CRM ? Bốn yếu tố cơ bản tiếp theo chính là “bốn cái lời” mà Doanh nghiệp có được.

2) Không ai tắm hai lần trên một dòng sông

Không thay đổi thì không thể phát triển bắt kịp với xu thế của thị trường và xã hội, đổi mới trong quản lí doanh nghiệp chính là giúp doanh nghiệp tồn tại vững bền.

Vậy khi áp dụng CRM thì doanh nghiệp sẽ thay đổi được gì?

Phần mềm CRM phục vụ cho nhiều cách khác nhau, không chỉ theo quy trình nghiệp vụ sẵn có mà còn đồng thời là có thể cho phép công ty và doanh nghiệp thay đổi cách ứng xử, cách làm việc và cách tương tác với khách hàng. Trong nhiều trường hợp không chỉ thay đổi công ty mà thay đổi thói quen làm việc của nhân viên và đây là một cái cách rất hữu hiệu để thay đổi thói quen làm việc của nhân viên, giúp cho nhân viên có được năng suất cao hơn, rõ ràng có thể coi đây là một bước chuyển đổi.

Tuy nhiên, thói quen của nhân viên và nhiều nhân viên không muốn thay đổi và thay đổi không phải chuyện dễ, vì vậy người đứng đầu kiên quyết là rất quan trọng.

3) Khách hàng tiềm năng nhất chính là khách hàng hiện tại

Hay nói cách khác là Giữ chân khách hàng cũ bằng phần mềm CRM.

– Chi phí bán hàng và chi phí phục vụ khách hàng cũ cũng thấp hơn nhiều so với một khách hàng mới. Phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự thoả mãn và trung thành của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp “mải mê” tìm khách hàng mới, thậm chí đầu tư, duy trì với chi phí lớn cho các chiến dịch quảng cáo để tìm nguồn khách hàng mới mà quên mất khâu giữ chân, chăm sóc khách hàng hiện có. Những khách hàng trung thành thường xuyên mua hàng sẽ ít chú ý đến giá cả hơn, dễ phục vụ hơn. Những khách hàng hài lòng với doanh nghiệp sẽ phổ biến, khen ngợi doanh nghiệp với nhiều người khác, qua đó giúp doanh nghiệp có thêm những khách hàng mới.

 –  Mỗi cá nhân thường có nguồn database khách hàng riêng, ít chia sẻ. CEO chỉ cần quan tâm đến doanh số bán hàng. Do vậy, việc quan tâm khách hàng sau bán hàng thường được ít quan tâm vì đơn giản là các nhân viênSale cũng thường thay đổi chỗ làm. Mặt khác, các doanh nghiệp Việt Nam hầu như không có bộ phận R&D, do vậy cũng không có khái niệm lấy nhu cầu khách hàng để làm định hướng sản xuất kinh doanh các sản phẩm của mình.

4) Người dẫn đường thông thái:

Lựa chọn giải pháp mới trong quản trị doanh nghiệp liệu có phải một canh bạc?

Với CRM thì câu trả lời chắc chắn là: không có canh bạc nào cho sự cải tiến quá trình làm việc và quản lí khách hàng. Bởi CRM là giải pháp không mới trên thế giới nhưng ở Việt Nam còn vấp phải nhiều rào cản, sự e dè của các chủ doanh nghiệp như:

–  Lo lắng về bảo mật

–  Thay đổi cách làm việc truyền thống

–  Đòi hỏi quá nhiều ở CRM

–  Thậm chí có những người còn có câu hỏi: CRM là gì?

…

Tất cả những lí do và câu hỏi trên đều chỉ là biện minh cho sự trì trệ, bảo thủ, không dám thích nghi với cái mới.

5) Cú dứt điểm ngoạn mục:

     Chốt hợp đồng khi đã chín muồi.

Trong quá trình tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bạn có làm tốt cỡ nào đi chăng nữa mà không ra được “cú dứt điểm ăn bàn” hay nói thẳng ra là không thuyết phục được khách hàng đặt bút kí vào hợp đồng mua hàng thì mọi cố gắng, nỗ lực đều công cốc.

Phần mềm CRM sẽ giúp bạn làm tốt khâu này bằng công cụ theo dõi Cơ hội, Hợp đồng hiệu quả. Nó sẽ giúp bạn luôn cập nhật tình hình từng hợp đồng hàng ngày, đang ở trong giai đoạn nào, đơn hàng nào có cơ hội dứt điểm, tiếp xúc khách hàng đến đâu… Hay nói cách khác, CRM sẽ giúp nhân viên bán hàng biết được khi nào cần phải ra đòn quyết định biến cơ hội bán hàng thành hợp đồng giấy trắng mực đen.

Sưu tầm

HIGHLIGHT TÍNH NĂNG HAY TRONG PHIÊN BẢN PHẦN MỀM CRM PRO 2015 (PHẦN 3)

Tính năng hay trong phiên bản phần mềm CRM Pro 2015

Ở 2 bài viết trước OnlineCRM đã giới thiệu 1 số tính năng hay của phần mềm CRM Pro 2015. Hôm nay, OnlineCRM sẽ tiếp tục gửi đến quý khách hàng những tính năng hay của phần mềm CRM pro 2015 dưới đây:

20. Users Data Transfer

– User Data Transfer là chức năng hỗ trợ việc di dời dữ liệu hàng loạt từ người dùng này sang người dùng khác trong trường hợp nhân viên nghỉ việc hoặc thuyên chuyển công tác.

Users data transfer

21. Login As

– Login As là chức năng hỗ trợ admin login thử nghiệm với user bất kì mà không cần phải biết mật khẩu. (chức năng này thường dùng để admin kiểm tra quyền đăng nhập của user đã đúng như cấu hình hay chưa hoặc dùng để trợ giúp người dùng kiểm tra 1 vấn đề bất kì bằng tài khoản của chính họ)

– Chỉ Admin mới có quyền sử dụng chức năng này.

Login As

Login as

22. Notification

– Hỗ trợ cảnh báo:

+ Task/ Call/ Meeting chưa hoàn thành,

+ New Task/meeting/Call mới được assign

+ Cảnh báo gần đến ngày sinh nhật khách hàng

Số lượng Notification

Màn hình cảnh báo gần đến ngày sinh nhật

Màn hình cảnh báo Task/Call/Metting được assigned

Màn hình cảnh báo Call/Task/Metting chưa hoàn thành

23. Facebook Theme

– Lấy cảm hứng từ Facebook – MXH nổi tiếng nhất thế giới hiện nay, OnlineCRM tích hợp bộ theme mới cho SugarCRM có tên là Facebook Theme. Người dùng có thể chọn lựa mẫu theme này cho mình trong màn hình Profile:

Facebook theme

24. Default Email Templates

– Phiên bản mới mặc định một số mẫu email template để khách hàng có thể sử dụng ngay

  24.1 Email chúc mừng sinh nhật khách hàng

Chúc mừng sinh nhật khách hàng

24.2 Email chúc mừng & thông báo lịch nghỉ lễ 30/04 & 01/05

Chúc mừng và thông báo nghỉ lễ

24.3 Email chúc mừng nữ khách hàng ngày 20/10

Chúc mừng 20/10

24.4 Email chúc mừng giáng sinh & Tết dương lịch

Chúc mừng giáng sinh và năm mới

24.5 Chúc mừng ngày 08/03

Chúc mừng 8/3

24.6 Email cám ơn & chúc Tết Nguyên Đán khách hàng

Chúc mừng tết nguyên đán

24.6 Email chúc mừng ngày 02/09

Chào mừng 2/9

 25. Advanced Reports

25. 1 Danh sách các khách hàng mới đến từ nguồn giới thiệu (bởi kh cũ)

Danh sách khách hàng do khách hàng cũ giới thiệu

25.2 Danh sách khách hàng chưa cập nhật email

Danh sách khách hàng chưa cập nhật email

25.3 Danh sách khách hàng chưa cập nhật ngày sinh (còn thiếu ngày sinh)

25.4 Danh sách khách hàng chưa cập nhật đầy đủ địa chỉ

Danh sách khách hàng chưa cập nhật địa chỉ

25.5 Danh sách khách hàng chưa cập nhật điện thoại

Danh sách khách hàng chưa cập nhật số điện thoại

25.6 Thống kê lịch sử đăng nhập của người dùng

Thông kê lịch sử đăng nhập của người dùng

25.7 Thống kê hoạt động của người dùng

Thông kê hoạt động của người dùng

25.8 Top 10 khách hàng có doanh thu cao nhất

Top 10 khách hàng có doanh thu cao nhất

25.9 Top 10 nhân viên có doanh số cao nhất

Top 10 nhân viên có doanh số cao nhất

OnlineCRM đã chia sẽ đến quý khách hàng những tính năng hay trong phần mềm CRM Pro 2015 của bản beta 1. OnlineCRM sẽ cập nhật  sớm nhất những tính hay mới trong bản beta2. Mời quý khách hàng cùng đón xem.

HIGHLIGHT TÍNH NĂNG HAY TRONG PHIÊN BẢN PHẦN MỀM CRM PRO 2015 (PHẦN 2)

Những tính năng hay trong phiên bản phần mềm CRM Pro 2015

Ở bài viết trước OnlineCRM đã giới thiệu đến quý khách hàng 10 tính năng nổi bật của CRM Pro 2015. Trong bài viết tuần này OnlineCRM sễ tiếp tục giới thiệu 10 tính năng hay tiếp theo.

11. Opportunity Integrate with Lead

- Opportunity Integrate with Lead là chức năng tích hợp việc quản lý thông tin cơ hội bán hàng (Opportunity) trên cùng 1 màn hình thông tin khác hàng tiềm năng (Lead).

Trước đây người dùng phải ghi nhận cơ hội bán hàng riêng, thông tin khách hàng tiềm năng riêng. Việc này không thuận tiện với người dùng và gây mất thời gian cho nhân viên sales. Chức năng tích hợp khắc phục nhược điểm này, cho phép nhân viên kinh doanh ghi nhận đồng thời cả thông tin cơ hội bán hàng và khách hàng tiềm năng trên cùng một màn hình. Nếu cơ hội bán hàng thành công thì thông tin khách hàng tiềm năng sẽ chuyển đổi thành thông tin khách hàng chính thức, thông tin cơ hội bán hàng của Lead sẽ được chuyển thành Cơ hội bán hàng chính thức một cách TỰ ĐỘNG mà không cần thao tác bằng tay như trước đây. Chức năng mới này tiết kiệm thời gian, giúp người dùng thuận tiện khi thao tác nhưng đồng thời vẫn bảo toàn tất cả chức năng mặc định của CRM và không ảnh hưởng tới vấn đề thống kê dữ liệu của CRM.

First Opportunities

 12. Auto Convert Lead

- Auto Convert Lead là chức năng tự động convert thông tin khách hàng tiềm năng qua khách hàng chính thức (Account và Contact) khi cơ hội bán hàng gắn với Lead có trạng thái là Close Won (deal thành công)

Auto Convert Lead

Auto convert Lead Edit

Auto Convert Lead

Auto Convert Lead

 13.Subpanel Filter

- Subpanel Filter là chức năng cho phép tìm kiếm thông tin trên màn hình subpanel. Các subpanel với hàng ngàn dòng dữ liệu giờ đây đã được kiểm soát dễ dàng thông qua chức năng filter (tìm kiếm)

Subpanel Filter

14. Subpanel Remove All

- Subpanel Remove All là chức năng hỗ trợ gỡ bỏ tất cả các dòng dữ liệu quan hệ trên subpanel, điều mà với các phiên bản trước đây không làm được hoặc chỉ có thể thực hiện thủ công bằng tay.

Subpanel remove all

15. Home Page Template Management

- Home Page Template Management là chức năng cho phép tạo mẫu màn hình trang chủ cho người dùng. Chức năng này ra đời giúp quản trị hệ thống thống nhất giao diện trang chủ cho từng đối tượng người dùng.

Homepage template

Homepage Template

Homepage Template

Homepage template

16. Global Search Plus

- Global Search Plug là chức năng hỗ trợ tìm kiếm toàn cục theo nhiều tiêu chí bao gồm: tên + số điện thoại + mã số thuế + email. Mặc định Global Search của SugarCRM chỉ hỗ trợ tìm kiếm theo tên nhưng hiện nay người dùng có thể tìm theo tên hoặc số điện thoại hoặc email, đồng thời kết quả được highlight giúp người dùng dễ đánh giá kết quả tìm kiếm.

Global Search

Global Search

17. Import Excel (support .xls)

- Import là chức năng mặc định của SugarCRM tuy nhiên chức năng gốc chỉ hỗ trợ import từ file .csv hoặc .txt. Cải tiến ở phiên bản mới là hỗ trợ import dữ liệu hàng loạt trực tiếp từ file Excel gốc (.xls, xlsx) mà không cần phải chuyển đổi sang định dạng .csv hay .txt

Import Excel

Cải tiến này giúp người dùng đơn giản hóa các bước khi import dữ liệu hàng loạt trên SugarCRM.

18. Check Valid Email

- Check Valid Email là chức năng hỗ trợ chức năng kiểm tra email hợp lệ (valid) hàng loạt. Chức năng rất hữu ích cho bộ phận marketing vì giúp giảm tỷ lệ email gởi đi bị vào spam box.

Check valid email

Check valid email

19. User Template

- User Template là chức năng mới, hỗ trợ tạo mẫu người dùng – tức là user đại diện cho một nhóm đối tượng người dùng (ví dụ như Quản lý, Marketing, Sales, Accounting…) Chức năng này giúp cho người quản trị hệ thống có thể tạo nhanh hàng loạt người dùng có các cấu hình hệ thống giống nhau (ví dụ như cấu hình định dạng tiền tệ, định dạng ngày tháng, cảnh báo, nhắc nhở…) thay vì mỗi người dùng phải vào config cấc thông số hệ thống cho bản thân họ.

- Hỗ trợ cập nhật hàng loạt 1 User Template cho một danh sách user được chọn.

User Template

Tạo nhanh một User từ User Template:

User Template

Apply Role, Team và Profile của User Template cho nhiều User:

User Template

Phần cuối sẽ được ra mắt vào thời gian sớm nhất, quý khách theo dõi tại đây nhé!