HIGHLIGHT TÍNH NĂNG HAY TRONG PHIÊN BẢN PHẦN MỀM CRM PRO 2015 (PHẦN 2)

Những tính năng hay trong phiên bản phần mềm CRM Pro 2015

Ở bài viết trước OnlineCRM đã giới thiệu đến quý khách hàng 10 tính năng nổi bật của CRM Pro 2015. Trong bài viết tuần này OnlineCRM sễ tiếp tục giới thiệu 10 tính năng hay tiếp theo.

11. Opportunity Integrate with Lead

- Opportunity Integrate with Lead là chức năng tích hợp việc quản lý thông tin cơ hội bán hàng (Opportunity) trên cùng 1 màn hình thông tin khác hàng tiềm năng (Lead).

Trước đây người dùng phải ghi nhận cơ hội bán hàng riêng, thông tin khách hàng tiềm năng riêng. Việc này không thuận tiện với người dùng và gây mất thời gian cho nhân viên sales. Chức năng tích hợp khắc phục nhược điểm này, cho phép nhân viên kinh doanh ghi nhận đồng thời cả thông tin cơ hội bán hàng và khách hàng tiềm năng trên cùng một màn hình. Nếu cơ hội bán hàng thành công thì thông tin khách hàng tiềm năng sẽ chuyển đổi thành thông tin khách hàng chính thức, thông tin cơ hội bán hàng của Lead sẽ được chuyển thành Cơ hội bán hàng chính thức một cách TỰ ĐỘNG mà không cần thao tác bằng tay như trước đây. Chức năng mới này tiết kiệm thời gian, giúp người dùng thuận tiện khi thao tác nhưng đồng thời vẫn bảo toàn tất cả chức năng mặc định của CRM và không ảnh hưởng tới vấn đề thống kê dữ liệu của CRM.

First Opportunities

 12. Auto Convert Lead

- Auto Convert Lead là chức năng tự động convert thông tin khách hàng tiềm năng qua khách hàng chính thức (Account và Contact) khi cơ hội bán hàng gắn với Lead có trạng thái là Close Won (deal thành công)

Auto Convert Lead

Auto convert Lead Edit

Auto Convert Lead

Auto Convert Lead

 13.Subpanel Filter

- Subpanel Filter là chức năng cho phép tìm kiếm thông tin trên màn hình subpanel. Các subpanel với hàng ngàn dòng dữ liệu giờ đây đã được kiểm soát dễ dàng thông qua chức năng filter (tìm kiếm)

Subpanel Filter

14. Subpanel Remove All

- Subpanel Remove All là chức năng hỗ trợ gỡ bỏ tất cả các dòng dữ liệu quan hệ trên subpanel, điều mà với các phiên bản trước đây không làm được hoặc chỉ có thể thực hiện thủ công bằng tay.

Subpanel remove all

15. Home Page Template Management

- Home Page Template Management là chức năng cho phép tạo mẫu màn hình trang chủ cho người dùng. Chức năng này ra đời giúp quản trị hệ thống thống nhất giao diện trang chủ cho từng đối tượng người dùng.

Homepage template

Homepage Template

Homepage Template

Homepage template

16. Global Search Plus

- Global Search Plug là chức năng hỗ trợ tìm kiếm toàn cục theo nhiều tiêu chí bao gồm: tên + số điện thoại + mã số thuế + email. Mặc định Global Search của SugarCRM chỉ hỗ trợ tìm kiếm theo tên nhưng hiện nay người dùng có thể tìm theo tên hoặc số điện thoại hoặc email, đồng thời kết quả được highlight giúp người dùng dễ đánh giá kết quả tìm kiếm.

Global Search

Global Search

17. Import Excel (support .xls)

- Import là chức năng mặc định của SugarCRM tuy nhiên chức năng gốc chỉ hỗ trợ import từ file .csv hoặc .txt. Cải tiến ở phiên bản mới là hỗ trợ import dữ liệu hàng loạt trực tiếp từ file Excel gốc (.xls, xlsx) mà không cần phải chuyển đổi sang định dạng .csv hay .txt

Import Excel

Cải tiến này giúp người dùng đơn giản hóa các bước khi import dữ liệu hàng loạt trên SugarCRM.

18. Check Valid Email

- Check Valid Email là chức năng hỗ trợ chức năng kiểm tra email hợp lệ (valid) hàng loạt. Chức năng rất hữu ích cho bộ phận marketing vì giúp giảm tỷ lệ email gởi đi bị vào spam box.

Check valid email

Check valid email

19. User Template

- User Template là chức năng mới, hỗ trợ tạo mẫu người dùng – tức là user đại diện cho một nhóm đối tượng người dùng (ví dụ như Quản lý, Marketing, Sales, Accounting…) Chức năng này giúp cho người quản trị hệ thống có thể tạo nhanh hàng loạt người dùng có các cấu hình hệ thống giống nhau (ví dụ như cấu hình định dạng tiền tệ, định dạng ngày tháng, cảnh báo, nhắc nhở…) thay vì mỗi người dùng phải vào config cấc thông số hệ thống cho bản thân họ.

- Hỗ trợ cập nhật hàng loạt 1 User Template cho một danh sách user được chọn.

User Template

Tạo nhanh một User từ User Template:

User Template

Apply Role, Team và Profile của User Template cho nhiều User:

User Template

Phần cuối sẽ được ra mắt vào thời gian sớm nhất, quý khách theo dõi tại đây nhé!

Câu chuyện CRM & bài học kinh nghiệm triển khai CRM

Cách đây trên một năm tại công ty A&M một công ty chuyên kinh doanh hàng điện tử - điện lạnh tại Mỹ, John một lãnh đạo cao cấp đã quyết định triển khai ứng dụng CRM tại doanh nghiệp của mình.

Tại sao lại là CRM mà không phải là một phần mềm khác?

Đầu năm 2006, John tiếp nhận vị trí CEO tại A&M. Ông cảm thấy mình không thể nào điều hành nổi công việc bán hàng tại A&M nếu không dùng phần mềm CRM bởi:

Đội trưởng các nhóm bán hàng của ông phải mất một ngày trời mới tổng hợp được dữ liệu báo cáo bán hàng của họ để nộp lên ông vào cuối tuần do các dữ liệu về khách hàng vẫn được lưu phân tán trong các File Excel do mỗi nhân viên bán hàng quản lý.

Nội dung báo cáo về các cơ hội bán hàng lại không rõ ràng và rất mù mờ chung chung như kiểu: Rất khả quan, có khả năng ký kết hợp đồng sớm… Mà không hề có một bằng chứng hoặc một hoạt động giao dịch của nhân viên bán hàng với khách hàng được ghi lại để chứng tỏ điều đó.

Nhân viên của ông phải mất hàng tuần để tập hợp dữ liệu về khách hàng trong mỗi chiến dịch Marketing. Sau mỗi chiến dịch bán hàng họ phải mất từ 1 đến 2 tháng để trả lời các câu hỏi của ông chẳng hạn như: Có bao nhiêu khách hàng tiềm năng được gửi thư? Bao nhiêu người phản hồi? Bao nhiêu cơ hội bán hàng được hình thành trong chiến dịch này? Bao nhiêu cơ hội chiến thắng? Ai là người bán hàng giỏi nhất sau mỗi chiến dịch? v.v...

Một vài người bạn của ông cũng dùng sản phẩm của A&M đưa ra một vài lời phàn nàn ông thấy rất đúng và họ cũng khẳng định đã gửi phản hồi tới phòng có trách nhiệm. Nhưng trong các báo cáo của phòng này lại không thấy có những phản hồi loại đấy. Như vậy rõ ràng có những phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bi “lãng quên” trong quá trình quản lý. Ông đã quyết định những ứng dụng CRM là rất cần thiết để giải quyết những vấn đề đang tồn tại đó trong doanh nghiệp của mình. Sau đây là tâm sự của John khi triển khai phần mềm CRM trong A&M.

Đâu là những khó khăn John gặp phải?

Đầu tiên, chúng tôi gặp phải rất nhiều khó khăn. Những thông tin doanh nghiệp có được quản lý rải rác ở nhiều nơi, một phần cũng vì chúng tôi từng là một công ty lớn, trước khi co hẹp lại và bán đi một số. Chúng tôi vẫn duy trì hệ thống quản lý cũ đồng thời với việc thêm mới thông tin vào cơ sở dữ liệu. Điều này dẫn đến tình trạng rất khó quản lý. Và ý tưởng về việc tập trung toàn bộ thông tin dữ liệu này để quản lý tại một nơi đã ra đời.

Việc thực hiện ứng dụng CRM của công ty A&M diễn ra như thế nào?

Chúng tôi bắt đầu triển khai ứng dụng CRM. Với nhân viên tư vấn và hỗ trợ khách hàng, việc triển khai rất dễ dàng. Với nhân viên kinh doanh, tôi làm cho họ hiểu giá trị của CRM. Sau đó chúng tôi đưa ra một loạt các quy định hành chính mang tính bắt buộc về việc nhân viên kinh doanh phải tuân thủ việc nhập dữ liệu vào phần mềm CRM hàng ngày. Chúng tôi tiến hành thu thập dữ liệu từ nhiều nơi khác nhau vào phần mềm. Chúng tôi hoàn tất công việc với hơn 26.000 tổ chức.

Những phần thưởng xứng đáng

Lợi ích lớn nhất có được chính là chúng tôi có nguồn thông tin chính xác, thống nhất, và cập nhật về tất cả các khách hàng của mình, bao gồm cả dữ liệu từ đối tác mà trước đây thường không rõ ràng do hệ thống kênh hai chiều. Chúng tôi cũng có thể thực hiện việc theo dõi và quản lý những thay đổi về sản phẩm. Đồng thời, tôi có thể theo dõi công việc giao dịch của các nhân viên bán hàng, có thể xem báo cáo của từng người, từng nhóm, hay của cả công ty.

Những bài học kinh nghiệm từ việc ứng dụng CRM:

- Phải có một người lãnh đạo. Người hiểu mọi vấn đề khó khăn, nhận thức được lợi ích và hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng CRM trong toàn doanh nghiệp.

- Phải có những quy định chặt chẽ cũng như tính kỷ luật đối với những nhân viên bán hàng, các cơ hội bán hàng, các phản hồi, các giao dịch…vào cơ sở dữ liệu.

- Chấp nhận tốn thời gian. Triển khai CRM có thể mất tới hàng tháng, hàng năm chứ không phải hằng tuần hay một vài ngày. Để ứng dụng CRM được thực hiện thành công, nhà quản lý và cộng sự cần dành thời gian và tâm huyến cho việc thực hiện đó.

- Hợp nhất hóa và đơn giản hóa. Hãy tập trung dữ liệu của doanh nghiệp về một nơi, sau đó phân tích dữ liệu để khai thác tốt nguồn dữ liệu này.

Lược dịch và biên soạn lại từ crmVietnam.com