Triển khai CRM: tự phát triển hay thuê ngoài? (Phần 2)

Doanh nghiệp triển khai CRM nếu không được thực hiện đúng thì sẽ là một sự lãng phí ngân sách. Trước tiên, nó đòi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của công ty và phải có số liệu rõ ràng để đo lường các chức năng kinh doanh ​​và lợi ích dự kiến.

Các ưu và khuyết điểm của việc dùng nguồn lực nội bộ để tự triển khai CRM

Để xác định có nên tự triển khai CRM hay không, hãy suy nghĩ và trả lời các câu hỏi sau:

1. Đội ngũ triển khai dự án của bạn có kiến thức về kỹ thuật, công nghệ, am hiểu quy trình kinh doanh và kỹ năng quản lý dự án hay không?
2. Đội ngũ triển khai dự án có đủ thời gian để làm việc cùng nhau hay không?
3. Họ có đủ uy tín để người khác trong công ty phải nghe theo giải pháp của họ đề xuất?
4. Đội ngũ lập trình viên của bạn có đủ trình độ cho các tùy chỉnh phức tạp?
5. Họ có bảo đảm các giải pháp do mình triển khai đã thông qua người sử dụng đầu cuối và hỗ trợ liên tục cho nhân viên trong quá trình sử dụng sau này?

Nếu bạn có câu trả lời tích cực cho tất cả các câu hỏi trên, tức là bạn có đủ khả năng để tự triển khai CRM.

Các ưu điểm chính để triển khai 1 phần mềm CRM nội bộ sẽ là:

1. Tối ưu hóa các nguồn lực phát triển của doanh nghiệp
2. Bạn đang có đội ngũ nhân viên được hội tụ đủ điều kiện trong việc tìm hiểu các quy trình kinh doanh và yêu cầu của bạn bởi vì họ tiếp xúc với chúng mỗi ngày
3. Bạn sẽ có được một tập hợp các chuyên gia CRM trong công ty

Mặt khác, việc triển khai một phần mềm CRM phức tạp có thể sẽ tiêu tốn thời gian và nguồn lực nhiều hơn so với  ước tính ban đầu của bạn.
Giả sử  bạn đang triển khai CRM với vai trò là một ứng dụng trung tâm của công ty. Lúc này bạn cần suy nghĩ tới việc tích hợp CRM với các ứng dụng khác như thế nào? Tích hợp phần mềm CRM với các ứng dụng khác hoặc tùy biến  CRM rộng rãi không phải là giải pháp cho những công ty  không có quyết tâm. Bất kỳ quá trình triển khai CRM nào đều tốn thời gian hơn so với ước tính hoặc nếu thiếu kế hoạch hợp lý sẽ dẫn đến chi phí cao hơn và áp dụng chậm hơn.

Các ưu và khuyết điểm khi thuê nguồn lực bên ngoài để triển khai CRM

Khi thời gian và nguồn lực của bạn có hạn thì việc thuê nhà cung cấp phần mềm CRM chuyên nghiệp là một lựa chọn tốt bởi vì việc truyền tải yêu cầu của bạn và cấu hình chúng một cách chính xác vào CRM thì đòi hỏi phải có kinh nghiệm.

Các ưu điểm khi thuê nguồn lực bên ngoài để triển khai phần mềm CRM bao gồm:

1. Có kinh nghiệm điều phối để hướng dẫn thu thập yêu cầu và giải quyết các tranh chấp nội bộ
2. Đội ngũ quản lý dự án có kinh nghiệm để giao tiếp với các nhà cung cấp ứng dụng CRM liên quan đến nhu cầu kinh doanh và các quy trình kinh doanh
3. Kinh nghiệm tùy biến và cấu hình CRM cụ thể cho từng lĩnh vực
4. Trải nghiệm quy trình phát triển CRM tốt nhất, từ thu thâp, đánh giá nhu cầu ban đầu cho đến thực hiện, đào tạo và hỗ trợ sử dụng

Những nhược điểm khi thuê nguồn lực bên ngoài triển khai phần mềm CRM bao gồm:

1. Thứ nhất, các nhà cung cấp dịch vụ là những người có thể không am hiểu hết quy trình kinh doanh nội bộ và cơ cấu tổ chức của bạn. Điều này sẽ có thể làm thất bại nỗ lực thực hiện CRM của bạn từ đầu.
2. Thứ hai, mặc dù nhà cung cấp dịch vụ CRM có thể đã thành công ở giải pháp CRM khác tuy nhiên có thể họ sẽ thất bại trong giải pháp CRM cụ thể mà bạn lựa chon. Điều này sẽ dẫn tới hiệu quả triển khai thấp hơn mong đợi. Tất cả các ứng dụng CRM không được tạo ra giống nhau và mang lại hiệu quả như nhau.

Vậy phương án nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Triển khai CRM thành công đòi hỏi một sự pha trộn thích hợp của công nghệ, phương pháp và kiến ​​thức. Tuy nhiên việc lựa chọn nhân viên có sẵn hay thuê ngoài để triển khai crm là điều cần phải cân nhắc đối với mỗi doanh nghiệp đang có kế hoạch triển khai CRM.

Bạn nên chọn thuê nguồn lực bên ngoài triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp bạn để có 1 chuyên gia tư vấn chất lượng. Trong quá trình lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ, nên yêu cầu tài liệu tham khảo khách hàng hiện tại cũng như chi tiết về các thành viên tham gia dự án trong tương lai (nếu có). Điều bắt buộc là họ phải có kinh nghiệm phù hợp với tổ chức của bạn và làm việc liên tục với các nhân viên của bạn để nắm vững yêu cầu và nghiệp vụ kinh doanh. Cũng như với các ứng dụng khác, tất cả phần mềm CRM không được tạo ra giống nhau và không mang lại hiểu quả như nhau. Bạn nên nắm rõ điểm này để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ CRM phù hợp với mình.

Tham khảo các bài viết liên quan khác:

Chọn 1 phần mềm cho doanh nghiệp, khó hay dễ?

Tích hợp SugarCRM vs Facebook
11 bước để lập kế hoạch triển khai CRM
CEO và CRM

Một số lợi ích và tính năng của riêng SugarCRM

Chọn 1 phần mềm CRM cho doanh nghiệp, khó hay dễ?

Làm thế nào để chọn 1 phần mềm CRM cho doanh nghiệp của bạn?

Quản lý quan hệ khách hàng là 1 công việc cực kì khó khăn trong kinh doanh nhưng nếu thực hiện đúng, thì nó sẽ là 1 công việc bổ ích. Hãy tưởng tượng xem làm thế nào bạn có thể quản lý 100 khách hàng trong 1 ngày, biết được những gì họ mua, làm thế nào để biết được họ đang làm gì với công ty bạn và khách hàng có thích sản phẩm và dịch vụ của bạn hay không?

Bạn không phải lo lắng, vì may mắn thay đã có 1 phần mềm kinh doanh có thể làm được tất cả những việc trên. Nếu danh sách khách hàng của bạn đang gia tăng nhanh chóng và bạn bắt đầu quên đi những khách hàng quan trọng. Thì đây chính là lúc bạn cần đầu tư vào một phần mềm CRM cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) quản lý danh sách khách hàng của bạn, theo dõi hoạt động của khách hàng, quản lý bán hàng hoặc hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội của công ty, và các công cụ khác để giúp làm khăng khít hơn mối quan hệ của công ty bạn với khách hàng.

Tại sao nên đầu tư vào một phần mềm CRM?

CRM là một công cụ tự động để theo dõi và duy trì dữ liệu liên lạc của khách hàng, nó nhanh hơn, thông minh hơn, và có tổ chức hơn một phương pháp CRM truyền thống và sử dụng các công nghệ up-to-date tốt nhất. Công cụ CRM có thể giúp bạn thiết lập các mục tiêu, các chiến dịch tiếp thị email, theo dõi khách hàng mua, và tận dụng các phương tiện truyền thông xã hội và tất cả điều này sẽ được thể hiện trong một báo cáo toàn diện.

Bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn đều có thể tận dụng lợi thế của CRM vì phần mềm CRM được đồng bộ hóa với toàn bộ tổ chức để  tiến hành chia sẻ, hợp tác, và ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn rất nhiều so với trước đây.

Ví dụ, nếu bạn muốn theo dõi các thông tin khách hàng, hợp đồng, hóa đơn, vvv… thì phần mềm CRM rất hữu ích bởi vì tất cả những thông tin bạn cần đang được lưu trữ ở một nơi duy nhất và sẵn sàng bất cứ khi nào.

Ngoài ra, CRM có thể gửi một email riêng tư tới các loại khách hàng khác nhau. Điều này là không thể nếu không có một phần mềm CRM.

CRM cung cấp rất nhiều chức năng và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc cho nhân viên. Có rất nhiều cách mà một phần mềm CRM có thể giúp doanh nghiệp của bạn nhưng lý do quan trọng nhất bạn cần CRM là nó giúp bạn quản lý khách hàng tốt hơn, chi phí ít hơn, và lợi nhuận lớn hơn.

Làm thế nào để chọn 1 phần mềm CRM cho doanh nghiệp của bạn?

Khi lựa chọn một phần mềm CRM cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải có được một gói CRM mà nó phải phù hợp với qui mô công ty bạn. CRM cơ bản nhất cho phép bạn quản lý các danh sách khách hàng trong một cơ sở dữ liệu được chia sẻ. CRM nâng cao có theo dõi bán hàng hoặc dịch vụ theo dõi cơ hội nó cho phép bạn nhắm đến những khách hàng quan tâm tới sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Khả năng của phần mềm phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Điều đầu tiên bạn phải suy nghĩ là về vấn đề server được dùng để cài đặt CRM. Bạn muốn thuê đơn vị CRM thực hiện việc cung ứng và quản lý server cho bạn luôn hay tự bạn quản lý. Server bạn sẽ mua hay thuê? Việc bạn mua và tự quản lý server sẽ cho bạn quyền kiểm soát dữ liệu và cung cấp mức độ bảo mật cao nhất và tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác nhưng phương pháp này đòi hỏi phải có nguồn lực CNTT để thiết lập và quản lý server.

1. Chọn một phần mềm CRM có thể sử dụng

Làm thế nào bạn có thể triển khai phần mềm CRM trong doanh nghiệp của bạn nếu bạn không biết làm thế nào để sử dụng nó? Hãy chú ý xem làm thế nào bạn có thể dễ dàng qua lại các tác vụ khác nhau và làm sao để dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Nếu nhân viên của bạn không thể điều hướng thông qua phần mềm dễ dàng, có thể bạn đã sử dụng CRM sai.

CRM sẽ hấp dẫn hơn khi tập trung vào tính năng thay vì giao diện người dùng tuyệt vời, nhưng tính năng này sẽ không có hiệu quả nếu nhân viên không thể sử dụng chúng.

2. Chọn một CRM với tích hợp tuyệt vời

Một phần mềm CRM được tích hợp với hóa đơn, kế toán, help desk, tiếp thị, vvv… ở cùng một nơi. Hãy xem xét các giải pháp tích hợp trước khi bạn quyết định mua.

3. Chọn một CRM phù hợp với quy trình của bạn

Trước tiên hãy sắp xếp quy trình công việc nội bộ của bạn rồi sau đó tìm một phần mềm CRM phù hợp với quy trình đó. Sẽ lãng phí thời gian nếu bạn đã mua một phần mềm nhưng bạn không biết phải làm gì với nó theo quy trình của mình.

4. Chọn một phần mềm CRM hỗ trợ tốt

Không phải lúc nào cũng hy vọng rằng CRM của bạn sẽ không có bất kỳ vấn đề gì. Nếu có đến một thời điểm nào đó nó sẽ xảy ra, ai sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó. Nhà cung cấp cần có sự hỗ trợ CRM cho doanh nghiệp nhỏ. Kiểm tra nguồn lực hỗ trợ của họ và xem họ có nhanh chóng trả lời, có diễn đàn cho người sử dụng, và có bài viết giúp đỡ hay không?. Nếu có, vấn đề có thể dễ dàng được giải quyết bất cứ khi nào phát sinh.

Lựa chọn một phần mềm CRM là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng sẽ có một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp bạn. Thực hiện theo những lời khuyên này là bạn sẽ có phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian không lâu.

Tham khảo các bài viết liên quan khác:

11 bước lập kế hoạch triển khai CRM

Ceo và CRM

Một số vấn đề triển khai CRM

Hiện trạng và mục tiêu triển khai CRM