Làm thế nào để chọn phần mềm CRM?

Quản lý quan hệ khách hàng trong kinh doanh là một nhiệm vụ khó khăn nhưng nó mang lại lợi ích rất to lớn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay đã có phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hỗ trợ các doanh nghiệp làm nhiệm vụ đó tốt hơn .

Khi danh sách liên lạc của bạn đã phát triển nhanh hơn Rolodex của bạn và bạn bắt đầu quên chi tiết quan trọng là khách hàng, phần mềm nó cũng có thể là thời gian để thực hiện quản lý khách hàng (CRM) vào hoạt động kinh doanh của bạn. Từ phần mềm quản lý liên lạc cơ bản để theo dõi và quản lý bán hàng retweets trên Twitter, CRM cung cấp nhiều cấp độ của tổ chức để làm sâu sắc thêm mối quan hệ khách hàng, không chỉ có kết quả trong việc tăng doanh số bán hàng mà còn mang lại dịch vụ khách hàng tốt hơn. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn xác định nhu cầu quan hệ khách hàng của mình, từ đó bạn sẽ lên kế hoạch lựa chọn phần mềm CRM nào là hợp lý nhất.

Tại sao nên đầu tư vào một CRM?

Thuật ngữ CRM mô tả các phương pháp, phần mềm, và khả năng thiết kế Internet của các doanh nghiệp giúp quản lý quan hệ khách hàng trong một cách có tổ chức. Trong khi CRMs có truyền thống được xem như là một cách tự động để theo dõi và duy trì dữ liệu liên lạc của khách hàng, CRMs ngày nay thông minh hơn, nhanh hơn, và làm nổi bật các công nghệ máy tính up-to-date nhất hiện có. Từ đó, phần mềm CRM có thể là công cụ mà bạn sử dụng để thiết lập mục tiêu và biện pháp bán hàng, tạo ra, cung cấp và theo dõi các chiến dịch tiếp thị e-mail lên thông qua và bao gồm cả giao tiếp với các tài khoản truyền thông xã hội của bạn. Tầm quan trọng CRMs ‘trên thị trường cũng đã phát triển. Bởi có tất cả mọi người -Bán hàng, tiếp thị và dịch vụ- khách hàng trên cùng một trang các công ty trở nên hiệu quả hơn (và hy vọng mang lại lợi nhuận nhiều hơn) bằng cách kết hợp nhu cầu khách hàng với các dịch vụ của công ty.

Theo Sean Whiteley, phó chủ tịch tiếp thị sản phẩm cho Salesforce.com, một nhà cung cấp phần mềm CRM tại San Francisco, California cho biết “Là một doanh nghiệp nhỏ, thường bạn có những người làm việc trên tất cả những thứ trên. Nhưng hệ thống CRM trở thành phiên bản duy nhất có thể giúp bạn làm điều đó: Bạn biết khách hàng của bạn là ai, những gì các sản phẩm và dịch vụ mà họ mua từ bạn, và những gì các sản phẩm và dịch vụ mà họ có thể quan tâm trong thời gian tới “.

Ngoài ra, nếu chủ doanh nghiệp nhỏ thường xuyên gửi e-mail cá nhân và khách hàng bằng tay, hoặc họ không có ý tưởng về tình trạng của từng khách hàng trong mạng lưới kinh doanh, thì đó là một dấu hiệu họ sẽ cần một hệ thống CRM.

Về cơ bản, cho biết Barton Goldenberg, Giám đốc điều hành của ISM, một công ty tư vấn chiến lược CRM Bethesda, Maryland, CRMs offer “chức năng kinh doanh trong tầm tay của bạn mà sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên tiền tuyến.”

Mặc dù có rất nhiều lý do để đầu tư vào một phần mềm quản lý CRM, có những trở ngại tiềm năng để sử dụng thành công. Một trong những yếu tố quan trọng nhất trên đường đến thành công là cách sử dụng phần mềm CRM của nhân viên. Goldenberg nói “Năm mươi phần trăm của sáng kiến này là con người”. Trước khi thực hiện một CRM phải có sự sẵn sàng và cam kết của công ty phải được cấu trúc bán hàng, tiếp thị và cách tiếp cận dịch vụ khách hàng của bạn.

Trong số những trở ngại, thách thức lớn khác để sử dụng thành công CRM là chi phí. Goldenberg nói nó có thể có giá từ $ 500 đến $ 2000 mỗi người dùng mỗi năm để thực hiện một CRM. “Các CEO cần phải hiểu chi phí của CRM vượt xa cấp phép đơn giản, thay vì nó bao gồm các giấy phép, đào tạo, và bất cứ điều gì quá trình kinh doanh thay đổi mà họ cần phải thực hiện”.

Theo Michael Krigsman, Giám đốc điều hành của công ty tư vấn kinh doanh, Asuret ở Brookline, Massachusetts, lựa chọn đúng các phần mềm CRM có nghĩa là, “Bạn cần phải nhận được một gói đó là phù hợp với kích thước của công ty bạn. Ở cấp độ cơ bản nhất mà bạn có đơn giản quản lý liên lạc. Sau đó, bạn có quản lý liên lạc với một cơ sở dữ liệu được chia sẻ. Bạn có thể có theo dõi doanh số bán hàng hoặc theo dõi cơ hội hoặc các chức năng dịch vụ quản lý khách hàng. Phù hợp với khả năng của các phần mềm với những mục tiêu kinh doanh của bạn. ”
James Wong, Giám đốc điều hành của nhà cung cấp phần mềm CRM, Avidian tại Redmond, Washington, đồng ý với việc tập trung vào các mục tiêu kinh doanh. “Nếu bạn là người mới đến CRM, nó sẽ mang lại ý nghĩa để nói rằng mục tiêu hàng đầu của bạn là gì và sau đó cố gắng để xây dựng CRM xung quanh mục tiêu đó.”

Điều đầu tiên để quyết định là bao nhiêu phần mềm, nếu có ở tất cả, bạn có muốn lưu trữ trên máy chủ trên doanh nghiệp của bạn, Krigsman nói. Ví dụ, phần mềm quản lý du lịch và phần mềm quản lý bán hàng của Avidian được tích hợp trực tiếp với Microsoft Outlook. . Có hai phiên bản doanh nghiệp nhỏ: một là cho phép bạn đăng nhập vào tải phần mềm về và bắt đầu tăng cường các mối quan hệ khách hàng ngay lập tức (Internet-based). Cách khác, Prophet 5 Personal Edition là một gói phần mềm được cài đặt trên các máy tính cá nhân. Wong nói “Không phải tất cả các doanh nghiệp nhỏ đã sẵn sàng để đưa mọi thứ trực tuyến,”, thêm vào đó thì nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ lo lắng về việc vi phạm an ninh hơn.

Tuy nhiên, Brent Leary người đồng sáng lập của trụ sở tại Atlanta CRM Essentials, cho thấy rằng SMBs có gì phải sợ, ông nói rằng “Một vài năm trước đây vấn đề an ninh dữ liệu chắc chắn là nhiều hơn một chủ đề hơn bây giờ. Nếu các công ty như Cisco sẵn sàng để đưa thông tin của họ trong các đám mây sau đó doanh nghiệp nhỏ nên cảm thấy khá an toàn là tốt. Các công ty Internet chi hàng triệu. Nếu không, họ sẽ chi hàng ngàn đô la để đặt mọi thứ ở nơi như hệ thống dự phòng để bảo vệ dữ liệu của bạn “.

Nhưng có lợi thế để đặt các phần mềm trên máy chủ của riêng bạn. Theo Giám đốc Maximizer Software Marketing, Bob Neudecker, “Nhà ở dữ liệu trên máy chủ của bạn (được gọi là” tiền đề “) cho phép bạn kiểm soát dữ liệu của bạn, cung cấp mức độ bảo mật cao nhất, và cho phép tùy biến nhất và tích hợp với khác ứng dụng kinh doanh, nhưng nó đòi hỏi nguồn lực CNTT để thiết lập và quản lý. Phần mềm như một dịch vụ (gọi là “SaaS” hoặc một “tổ chức” lễ) cung cấp kiểm soát ít hơn dữ liệu của bạn, bảo mật thấp hơn (trong một số trường hợp) và ít tuỳ biến và hội nhập, nhưng đòi hỏi sự tham gia IT ít hơn để thiết lập và duy trì. “

Để tăng thêm tính năng và lợi ích của điện toán đám mây, mà làm cho tải về ứng dụng, mua phần mềm quản lý CRM và cài đặt phần cứng không cần thiết, Zoho cung cấp các môđun quản lý liên lạc trên đỉnh của các chương trình như tự động hóa lực lượng bán hàng và quản lý hàng tồn kho. Tương tự như vậy, Salesforce.com cung cấp điện toán đám mây cho một loạt các module phù hợp với lĩnh vực kinh doanh khác nhau và quy mô kinh doanh. Không giới hạn các máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, Salesforce.com cũng có sẵn cho điện thoại thông minh.
Goldenberg chỉ ra rằng có ba khu vực để xem xét khi cân nhắc những ưu và khuyết điểm của một phần mềm CRM:
Nền tảng

• Làm thế nào nhiều sự linh hoạt là có trong các phần mềm / sản phẩm vì vậy công ty có thể tạo ra quy trình của riêng mình?
• Làm thế nào là nó dễ dàng để cấu hình các phần mềm hay để bắt đầu với các giải pháp (Internet-based) theo yêu cầu?
• Làm thế nào là nó dễ dàng để tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác vào phần mềm hoặc việc yêu cầu giải pháp?
• Làm thế nào khả năng mở rộng là phần mềm hoặc giải pháp theo yêu cầu?
• Nó sẽ cung cấp những gì bạn cần nó để cung cấp về hiệu suất?
• Nó sẽ cung cấp cổng thông tin hoặc các màn hình kết thúc trước để giúp bạn và đồng nghiệp của bạn để cộng tác với nhau?

Làm thế nào là nó dễ dàng để thực hiện CRM

• Bạn đang tìm kiếm trên tiền đề (phần mềm đặt trên máy tính của bạn)?
• Bạn đang tìm kiếm theo yêu cầu / SAS / điện toán đám mây (các giải pháp dựa trên Internet)?
• Khách hàng mỏng hoặc dày: Bạn sẽ có các phần mềm trên máy tính của bạn khi bạn đi du lịch hay bạn cần phải quay số bằng cách sử dụng một trình duyệt?
• Có bao nhiêu di động nào bạn muốn? Nó có thể được thực hiện trên một máy tính xách tay hoặc nó có thể được thực hiện bằng cách sử dụng điện thoại di động?

Sức mạnh và yếu của việc bán hàng

• Làm thế nào lâu đã được công ty xung quanh? Điều gì làm tài chính của họ như thế nào, nếu họ có sẵn?
• Ở đâu có họ đi về lực đẩy thẳng đứng của họ -Không họ chỉ chuyên trong một khu vực?
• Họ đang sử dụng nền tảng điện toán để đảm bảo rằng nó tương thích với hệ thống của bạn?
• Chuyên môn miền của họ về lĩnh vực kinh doanh cụ thể của bạn là gì?
• Những dịch vụ chuyên nghiệp để họ cung cấp để giúp bạn có được và chạy?
• Những quan hệ đối tác để họ có với các công ty như Microsoft Outlook để làm việc với CRM của bạn?

Đặt những câu hỏi của mình và nhà cung cấp phần mềm quản lý CRM sẽ giúp xác định những công nghệ phù hợp nhất với công ty của bạn.

8 CÁCH PHẦN MỀM CRM GIÚP BẠN CẮT GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH

Có phải bạn vẫn ghi chú bằng bút chì lên các tài liệu được in ra? Và có phải bạn vẫn đang tiếp tục in ấn và xếp chồng các xấp tài liệu?

Phần mềm CRM có thể giúp bạn số hóa công việc và cắt giảm chi phí cho văn phòng của mình. Dù đã sử dụng mạng xã hội cho công việc kinh doanh trực tuyến, chúng tôi vẫn đang lãng phí rất nhiều giấy. Theo một nghiên cứu gần đây, 58% các văn phòng ở Châu Âu thích trữ giấy để sử dụng hơn là lưu dữ liệu trong một hệ thống kĩ thuật số, và 2% trong tổng số các doanh nghiệp không có bất kì thiết bị công nghệ nào để lưu trữ những thông tin liên hệ với khách hàng.

Làm cách nào các doanh nghiệp có thể tạo ra được những dịch vụ vượt trội và những khách hàng trung thành khi mà phải dành thời gian và tiền bạc để quản lí giấy tờ? Việc quản lí dữ liệu số giúp bạn:

• Cải thiện quy trình kinh doanh thông qua việc truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn.
• Đưa ra những quyết định tốt hơn qua việc truy cập thông tin cần thiết nhanh và chính xác.
• Cung cấp dịch vụ tốt hơn vì những thông tin liên quan có thể được cập nhật dễ dàng.
• Nhân viên của bạn sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin.
• Chi phí kinh doanh giảm xuống, khả năng cung cấp những phản ứng chính xác, đúng lúc và minh bạch tăng lên.
• Tiết kiệm chi phí từ việc sử dụng, lưu trữ, thu hồi và xử lí những hồ sơ giấy.

Tất cả mọi sự thay đổi đều bắt nguồn từ một con người, và tôi muốn chia sẻ 8 lời khuyên để bạn có thể quản lí công việc hằng ngày một cách hiệu quả hơn thông qua công nghệ.

Tôi thích bàn làm việc của mình gọn gàng và một ngày làm việc có kế hoạch. Tôi đã mất nhiều năm để nhận ra rằng điều này sẽ giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Tôi cũng hạn chế gây căng thẳng cho nhân viên để giúp làm giảm áp lực công việc. Trong suốt nhiều năm, tôi đã nghĩ mình có một hệ thống hoạt động khá tốt chỉ dựa trên việc quản lí giấy tờ. Năm 2008, tôi bắt đầu xây dựng hệ thống CRM và điều này đã thay đổi cuộc đời tôi mãi mãi. Hệ thống này giúp tôi lên kế hoạch quản lí ngày làm việc của mình một cách hiệu quả.

1. Lên kế hoạch trước các công việc và hoạt động của bạn:

Khi bạn có quá nhiều việc để làm, bạn không thể làm tất cả chỉ trong một lần. Với CRM, bạn có thể ngồi trước Nhật kí làm việc và lên kế hoạch cho các công việc khác nhau vào bất kì lúc nào. Bạn cũng có thể phân thứ tự ưu tiên cho từng công việc và giữ một vài chỗ trống cho những trường hợp khẩn cấp hay những công việc đột xuất.

2. Nhập vào tất cả mọi thứ:

Nhật kí công việc chỉ là một công cụ tốt nếu được sử dụng một cách hiệu quả và được cập nhật liên tục. Hãy nhập vào Nhật kí công việc mọi thứ, từ việc đặt hoa cho sinh nhật một đồng nghiệp đến cuộc họp quản lí. Điều này không chỉ giúp ích cho bạn, mà nó còn cung cấp cho các đồng nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan về công việc trong 1 ngày hoặc 1 tuần. Hãy nhớ giữ những công việc mang tính chất riêng tư chỉ hiển thị cho một mình bạn.

3. Tránh sử dụng nút “Print”

Thực sự bạn cần in ra những gì? Tất nhiên câu trả lời có thể phụ thuộc về vai trò mà bạn đang nắm giữ. Nhưng hầu hết chúng ta không cần quá nhiều giấy. Bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tài liệu, công việc và thư từ trong một thư mục dự án trong CRM.

4. Chia sẻ điện tử:

Kết hợp CRM và một vài công cụ khác để chia sẻ dữ liệu và email, như vậy tất cả thông tin của bạn đã được lưu trữ ở một nơi có thể dễ dàng theo dõi. Thêm vào đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, ví dụ như thời gian gửi email cho các thành viên trong nhóm, và làm giảm nguy cơ một thông điệp quan trọng có thể bị thất lạc giữa hàng trăm những email khác. Nếu bạn cũng làm việc trong ngành đồ họa giống tôi, hãy yêu cầu các đối tác và đồng nghiệp của mình sử dụng cùng một hệ thống.

5. Sử dụng các Template (mẫu văn bản) điện tử:

Nhiều doanh nghiệp tốn nhiều thời gian để làm các Template cá nhân cho việc chào hàng, các mẫu quảng cáo, những lời mời công việc… Do đó nếu bạn làm một thư viện các Template điện tử có sẵn cho công ty mình, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc. Mỗi nhân viên có thể tập trung vào công việc ban đầu của họ và không phải mất thời gian “phát minh” các mẫu email mới. Một lợi ích khác là bạn có thể đảm bảo được tính thống nhất cách sử dụng ngôn từ trong các mẫu văn bản/email gửi ra ngoài để phù hợp với định hướng công ty.

6. Báo Cáo:

Bạn đã cảm thấy mệt mỏi với việc ngồi hàng giờ làm việc với những file Excel chưa? Thời buổi này tất cả mọi người đều phải làm việc với 110% hiệu suất, sau đó phải chứng minh kết quả làm việc của mình cho ban giám đốc. Để làm được điều này bạn cần phải lấy dữ liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ, doanh số theo tháng/quý hoặc tỷ lệ mở thư Emarketing. Với CRM, bạn có thể biết được doanh số của mình và tất cả thông tin cần thiết đều nằm trong hệ thống.

7. Thông tin khách hàng tiềm năng:

Bạn đã bao giờ sử dụng bộ máy tìm kiếm để tìm thông tin liên lạc của một công ty hoặc truy cập một trang web để tìm một cá nhân đã liên hệ? Khi doanh nghiệp không có một danh bạ hoặc một cơ sở dữ liệu nhân viên, bạn sẽ rất khó khăn để tìm thấy những thông tin chính xác. Có phải bạn nghĩ rằng tất cả các địa chỉ liên lạc quan trọng đều đã được lưu trên điện thoại di động? Hãy nhập mọi dữ liệu về công ty và các liên hệ cá nhân vào một hệ thống tập trung và bạn sẽ được hưởng lợi từ nó. Trong một hệ thống CRM, bạn có thể tìm kiếm tất cả mọi thông tin. Ví dụ như bạn có một địa chỉ email, bạn có thể tìm thấy email đó trong hệ thống và ngược lại, nếu bạn cần địa email của một khách hàng đã liên hệ, bạn cũng có thể tìm kiếm trong hệ thống. Mọi thông tin đều ở cùng một nơi.

8. Danh sách gửi thư

Có phải bạn đang mua danh sách khách hàng tiềm năng từ các nhà cung cấp bên ngoài không? Tôi khuyên bạn nên bắt đầu tự mình xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng để về lâu dài bạn có thể sở hữu một hệ thống khách hàng có nhu cầu rẻ hơn, hiệu quả hơn, chất lượng hơn. Thêm nút “Đăng ký” và những câu kêu gọi hành động (call-to-action) trên trang web của bạn, có được những người đăng kí thông qua blog hoặc các kênh truyền thông xã hội, hoặc thu thập email tại các sự kiện cộng đồng. Và tất nhiên bạn sẽ thêm các địa chỉ liên lạc cá nhân này vào cơ sở dữ liệu CRM để sau này bạn có thể lựa chọn một danh sách phù hợp để gửi thư trực tiếp.

Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bạn có giảm đáng kể từ khi triển khai hệ thống CRM không? Hoặc bạn đã đạt được những lợi ích gì khác? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận phía dưới.

Tác giả: Camilla Graue/SuperOffice

7 LÝ DO CHỌN PHẦN MỀM CRM – PRO 2015

1. Sản phẩm thuần Việt nhưng chất lượng Mỹ:  CRM – Pro 2015  là sản phẩm được phát triển từ một công ty phần mềm mang tên SugarCRM tại Mỹ. OnlineCRM đã tự nghiên cứu và phát triển CRM – Pro 2015  dựa trên mã nguồn mở của SugarCRM. OnlineCRM  nghiên cứu và tùy chỉnh phần mềm dựa theo quản trị mối quan hệ khách hàng, văn hóa kinh doanh của người Việt, kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình tư vấn ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp và học hỏi kế thừa ưu điểm của các giải pháp CRM nước ngoài.

2. Chúng tôi chuyên sâu: ở OnlineCRM, tất cả mọi nguồn lực đều được tập trung để tạo nên một giải pháp hoàn chỉnh về quản trị mối quan hệ khách hàng, và do đó, chúng tôi tin tưởng rằng sẽ đem đến cho các khách hàng của mình không chỉ là công cụ quản trị tốt nhất, sự chăm sóc tốt nhất mà còn là niềm tin sẽ đồng hành cùng sự phát triển không ngừng của Quý khách hàng.

Phần mềm CRM Pro 2015

3. Không chỉ là phần mềm: chúng tôi cùng mỗi khách hàng chia sẻ các kinh nghiệm về quản lý, cùng xây dựng các phương án tối ưu nhất về con người, quy trình và chính sách để việc áp dụng công cụ lao động mới sẽ đảm bảo đem lại hiệu quả cao nhất. Chúng tôi là những nhà tư vấn !

4. Giải pháp trọn gói: chúng tôi cung cấp công cụ để bạn sử dụng, máy chủ để bạn lưu trữ dữ liệu, email để bạn gửi, sms để bạn chỉ cần một click. Chúng tôi cung cấp mọi thứ cần thiết để bạn chỉ cần bắt đầu sử dụng và khai thác các lợi ích của phần mềm. Chúng tôi cũng cung cấp tùy chọn để bạn không bị phụ thuộc vào chúng tôi trong bất cứ trường hợp nào !

5. Đơn giản và tin cậy: cái đơn giản nhất là cái khó nhất ! Nhưng nó là cái chúng tôi muốn làm, đã làm và sẽ tiếp tục làm. Đồng thời, các quy trình quản lý khoa học và cái tâm của những người làm nghề sẽ giúpCRM – Pro 2015  đảm bảo về chất lượng, đem lại sự tin cậy cho người sử dụng.

6. Tính năng đa dạng: Phần mềm CRM – Pro 2015  do OnlineCRM phát triển được xây dựng theo lý thuyết do chính những chuyên gia của OnlineCRM đang không ngừng nghiên cứu và hoàn thiện. CRM – Pro 2015  sẽ là sự hợp nhất mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong một sản phẩm công nghệ.

7. Sự khác biệt: CRM – Pro 2015 có sự học hỏi kế thừa từ  giải pháp SugarCRM của Mỹ tuy nhiên cách tiếp cận là hoàn toàn mới dựa trên cơ sở văn hóa kinh doanh của Việt Nam. Chúng tôi khẳng định: CRM – Pro 2015 khác biệt với tất cả các giải pháp CRM ở Việt Nam cũng như trên thế giới.

OnlineCRM